Читать книгу Projektmanagement für Dummies - Stanley E. Portny - Страница 18

Zwei Ausdrücke werden häufig mit dem Begriff »Projekt« verwechselt:

 Ein Prozess ist eine Abfolge einzelner Schritte, in denen eine bestimmte Routine abgearbeitet wird, wie das Beschaffungswesen oder ein Bewilligungsverfahren. Ein Prozess ist keine einmalige Maßnahme mit festgelegten Ergebnissen, sondern er legt fest, wie eine bestimmte Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss, wenn sie ausgeführt wird. Prozesse, wie die Maßnahmen, die getroffen werden sollen, wenn benötigte Materialien beschafft werden müssen, sind häufig Bestandteil von Projekten.

 Ein Programm ist Arbeit, die geleistet wird, um sich einem langfristigen Ziel zu nähern. Ein Programm zur Steigerung des Gesundheitsbewusstseins oder ein Programm zur Steigerung der Mitarbeitermotivation sind Beispiele. Ein Programm erreicht sein Ziel nie ganz (so wird sich beispielsweise die Öffentlichkeit nie aller Gesundheitsrisiken bewusst sein); es werden vielmehr ein oder mehrere Projekte durchgeführt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen, die mit dem Ziel des Programms zusammenhängen (die Durchführung eines Workshops zur Prävention von Rückenschmerzen). In diesem Fall besteht ein Programm aus einer Reihe von Projekten.

Bei kleineren Projekten kann die gesamte Projektlaufzeit wenige Tage umfassen. Bei größeren Projekten kann die Laufzeit mehrere Jahre betragen! Oft ist es sogar so, dass große Projekte in einzelne Phasen unterteilt werden, um sich besser auf die wichtigen Elemente konzentrieren zu können und um die Arbeit besser überwachen und steuern zu können. Jede dieser Phasen wird dann wie ein kleines Projekt behandelt und durchläuft ebenfalls die vier Phasen eines Projekts. Doch egal wie einfach oder komplex ein Projekt ist, die vier Phasen sind immer die gleichen.

In einer perfekten Welt beendet man eine Projektphase, bevor man zur nächsten geht, und wenn man eine Phase beendet hat, kehrt man nicht mehr zu ihr zurück. Doch leider ist die Welt nicht perfekt und um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, muss man häufig flexibel agieren und auf reale Situationen reagieren, wie beispielsweise folgende:

 Sie müssen möglicherweise in zwei (oder mehr) Projektphasen gleichzeitig arbeiten, um einen engen Terminplan einhalten zu können. Wenn Sie bereits mit der nächsten Phase beginnen, obwohl die vorherige noch nicht beendet ist, erhöht sich das Risiko, dass Aufgaben doppelt erledigt werden müssen, was wiederum dazu führen kann, dass Sie Termine nicht einhalten können oder mehr Ressourcen als geplant verbrauchen. Wenn Sie sich für diese Strategie entscheiden, stellen Sie sicher, dass alle die damit verbundenen möglichen Risiken und zusätzlichen Kosten kennen (in Kapitel 9 erfahren Sie, wie man Risiken einschätzt und damit umgeht).

 Manchmal lernt man noch während der Umsetzung. Obwohl Sie Ihr Bestes geben, um die Machbarkeit einzuschätzen und detaillierte Pläne aufzustellen, kann es passieren, dass Sie erkennen, dass Sie das, was Sie dachten, nicht erreichen können. Wenn das passiert, müssen Sie zu einer früheren Projektphase zurückkehren und diese angesichts der neuen Informationen, die Ihnen nun vorliegen, überdenken.

 Manchmal ändern sich die Dinge ganz unerwartet. Ihre erste Einschätzung der Machbarkeit und der zu erzielenden Vorteile sind vernünftig und Ihr Plan ist detailliert und realistisch. Doch bestimmte wichtige Teammitglieder verlassen ohne Ankündigung überraschend das Projekt. Oder eine neue Technologie wird entwickelt und ist geeigneter als die, die Sie eingeplant hatten. Solche Ereignisse zu ignorieren kann den Erfolg Ihres Projekts gefährden und Sie müssen zu früheren Projektphasen zurückkehren, um diese angesichts der neuen Realitäten zu überdenken.