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Projektmanagement für Dummies

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DIE DREI WICHTIGSTEN RESSOURCEN

Damit Ihr Projekt wie geschmiert läuft, achten Sie darauf, dass diese drei wichtigen Ressourcen in Ordnung sind.

 Menschen:die, die entscheiden, welche Ergebnisse das Projekt liefern solldie, die die Projektarbeit erledigen und die Ergebnisse erzielendie, die an dem Projekt interessiert sind

 Abläufe:Projektplanung, Organisation und SteuerungPlanung und Budgetierung im Gesamtunternehmenbewilligte MittelLeistungsbeurteilungen

 Informationssysteme:Zeiterfassung: Umfang, in dem jeder einzelne Mitarbeiter an den einzelnen Projektaktivitäten mitarbeitetAufzeichnungen über die Finanzen: Budgets, Zusagen und Ausgaben für jede ProjektaktivitätAufzeichnungen zur Überwachung des Zeitplans: die tatsächlichen Anfangs- und Endtermine aller Aktivitäten und die tatsächlichen Termine, an denen Meilensteine erreicht wurden

DAS PROJEKT MIT KLAREN ZIELVORGABEN FÜHREN

Kurze, klare Aussagen darüber, welche Ergebnisse Ihr Projekt liefern soll, erhöhen die Chance, dass Sie sie auch wirklich erzielen. Beachten Sie folgende Punkte und stellen Sie so sicher, dass die Projektziele glasklar sind.

 Konzentrieren Sie sich auf die Produkte, nicht auf die Aktivitäten. Beschreiben Sie die Ergebnisse, die erzielt werden sollen, und nicht die Arbeit, die dafür erforderlich ist.

 Machen Sie jedes Ziel SMART. Jedes Ziel sollte spezifisch, messbar, aggressiv, realistisch und terminiert beschrieben werden.

 Benutzen Sie möglichst keine Fachausdrücke. Benutzen Sie lieber eine allgemein verständliche Sprache als eine komplizierte Fachsprache.

 Alle Ziele sollten kontrollierbar sein. Helfen Sie den Menschen zu erkennen, wie sie direkt Einfluss darauf nehmen können, ob ein Ziel erreicht wird.

 Holen Sie sich schriftliche Bestätigungen ein. Sorgen Sie dafür, dass diejenigen, die Ihre Ergebnisse beurteilen, und diejenigen, die sie erzielen sollen, sich auf die ursprünglichen Projektziele einigen und auch auf mögliche Änderungen, die im Laufe der Zeit eingearbeitet werden.

DREI VORAUSSETZUNGEN FÜR ERFOLGREICHES PROJEKTMANAGEMENT

Unabhängig davon, welche Art von Projekt Sie managen, ob es eine Einzelmaßnahme ist oder ob es in eine Gesamtstrategie gehört, sind folgende drei Faktoren für den Erfolg wichtig:

 Informationen: genaue und rechtzeitige Beschreibungen derPläne: was Sie wann und zu welchem Preis erreichen möchtenRisiken: die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Aktivitäten, die nicht wie geplant verlaufenLeistung: eine laufende Bewertung des Fortschritts, der erzielten Resultate, der aufgetretenen Probleme und Korrekturmaßnahmen

 Kommunikation: diese Informationen an die Teammitglieder und andere Projektbeteiligte weitergeben

 Verpflichtung: die Entschlossenheit der Einzelnen, des gesamten Teams und des gesamten Unternehmens, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen

EINSATZBEREITSCHAFT ERZEUGEN UND AUFRECHTERHALTEN

Sie können Ihr Projekt nicht allein durchführen; Sie brauchen Teammitglieder, die erfolgreich zusammenarbeiten, um das Gesamtergebnis zu erzielen. Diese Tipps können Ihnen helfen, Ihr Team auf Kurs zu bringen und es dort zu halten:

 Bitten Sie darum, dass sich die Teammitglieder dem Projekterfolg verschreiben, und demonstrieren Sie Ihr eigenes Engagement.

 Machen Sie deutlich, wie das Projekt einerseits dem Unternehmen und andererseits den einzelnen Teammitgliedern nützt.

 Binden Sie die Teammitglieder ein, wenn Sie die Ziele formulieren, Verantwortlichkeiten übertragen, Zeitvorgaben erarbeiten und das Risikomanagement planen.

 Helfen Sie den Menschen, daran zu glauben, dass die geplante Arbeit möglich ist und dass ihre Leistung die gewünschten Ergebnisse erzielen kann.

 Kümmern Sie sich umgehend und offen um auftretende Probleme, Bedenken und Fragen.

 Geben Sie Ihren Teammitgliedern und den anderen Projektbeteiligten regelmäßiges, ehrliches Feedback hinsichtlich einzelner Aktivitäten und des gesamten Projekterfolgs.

 Erkennen und belohnen Sie den Beitrag Einzelner.

POTENZIELLE STOLPERFALLEN FRÜHZEITIG ERKENNEN

Ihr Projekt ist dann erfolgreich, wenn Sie die gewünschten Ergebnisse in der vorgegebenen Zeit mit dem vorgegebenen Budget erzielen. Wenn ein Projekt einmal nicht erfolgreich ist, dann sind immer wieder die gleichen Gründe daran schuld. Wenn Sie diese Situationen kennen und antizipieren, verhindern Sie, dass sie das Projekt sabotieren. Vermeiden Sie folgende Situationen, die zum Scheitern eines Projekts führen können:

 Nicht alle wichtigen Projektbeteiligten einbinden: Sie versäumen es, alle Personen zu identifizieren, die Einfluss auf den Erfolg haben könnten, oder binden diese nicht rechtzeitig und effektiv ein.

 Vage Zielvorgaben: Es fehlen detaillierte Leistungsvorgaben, an denen man erkennen kann, ob man die gewünschten Ergebnisse erzielt hat.

 Vage oder nicht vorhandene Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Es wurde nicht klar festgelegt, wie die Einzelnen zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erledigen sollen.

 Unvollständige oder ungenaue Zeitpläne und Ressourcenbedarfe: Es fehlen wichtige Aktivitäten; die Zeitschätzung für einzelne Aufgaben ist unrealistisch; Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten wurden nicht berücksichtigt; benötigte Fähigkeiten wurden nicht identifiziert; Arbeitsstunden wurden nicht detailliert genug geschätzt.

  Die wichtigsten Annahmen wurden nicht identifiziert oder nicht genügend kommuniziert: Sie erkennen nicht, dass die Informationen, die Sie für korrekt halten, es möglicherweise nicht sind; Sie gehen davon aus, dass andere Ihre Annahmen kennen und Sie sie ihnen nicht explizit mitteilen müssen.

 Schlüsselinformationen werden nicht schriftlich festgehalten: Wichtige Informationen und Vereinbarungen werden mündlich kommuniziert, aber nicht schriftlich bestätigt.

 Ungenaue und verspätete Überwachung des Fortschritts: Sie versäumen es, Personalaufwand und Ausgaben oder die Anfangs- und Endtermine für bestimmte Aktivitäten zu erfassen; Sie geben diese Informationen nicht rechtzeitig an die Teammitglieder weiter.

 Teammitglieder nicht für ihre Arbeit verantwortlich machen: Es gibt weder Belohnungen für die Erfüllung von Verpflichtungen noch Sanktionen für die Nichteinhaltung.

 Risiken und Unsicherheiten werden nicht antizipiert und eingeplant: Mögliche Probleme werden nicht identifiziert; es werden keine Alternativpläne für vorhersehbare Probleme entwickelt; Informationen über unerwartete Ereignisse werden nicht rechtzeitig weitergeleitet.

 Schlechte Kommunikation im Team: Absichtlich oder unabsichtlich werden wichtige Informationen nicht oder zu spät an alle Teammitglieder weitergegeben.

 Schlechte Teamführung: Die Projektvision wird nicht deutlich genug formuliert; Sie versäumen es, das notwendige Engagement zur Erreichung der Projektergebnisse bei den Teammitgliedern hervorzurufen; Sie schaffen es nicht, ständig alle Teammitglieder zu motivieren.

 Inkonsequente Führung auf oberster Unternehmensebene: Es wird nicht sichergestellt, dass einem Projekt zugeordnete Mitarbeiter dort auch bleiben; Zeit- und Ressourcenkonflikte werden nicht gelöst; die Projektplanung und -steuerung wird mit ungeeigneten Systemen und Abläufen durchgeführt.

 Die Teammitglieder setzen sich nicht engagiert genug für den Projekterfolg ein: Keiner fühlt sich dafür verantwortlich, die in den Plänen gemachten Versprechungen auch einzuhalten.