Читать книгу La semana laboral de 4 horas - Timothy Ferriss - Страница 16

«La perfección no es no tener más que añadir, sino nada que eliminar.»

ANTOINE DE SAINT-EXUPÉRY, pionero del vuelo postal internacional y autor de El Principito

«Es vano hacer con más lo que se puede hacer con menos.»

GUILLERMO DE OCKHAM (1300-1350), pensador al que se atribuye la «navaja de Ockham»

Sólo dos palabras sobre administración del tiempo: olvídate de ella.

En el más estricto de los sentidos, no deberías tratar de meter más cosas en tu día, intentando llenar cada segundo con una especie de baile de San Vito laboral. Tardé mucho tiempo en darme cuenta de esto. Antes me encantaba evaluar los resultados de lo que hacía por el volumen generado.

Estar ocupado suele ser un pretexto para evitar unas pocas acciones incómodas que son las que de verdad importan. Si quieres convencerte de que estas agobiadísimo, tus opciones son casi ilimitadas: puedes llamar a cientos de potenciales clientes que nunca se interesarán por lo que vendes, organizar tus contactos del Outlook, cruzar la oficina para pedir documentos que no necesitas, o trastabillar con tu BlackBerry unas cuantas horas cuando deberías estar estableciendo prioridades.

De hecho, si quieres ascender en la mayoría de las empresas estadounidenses, y partiendo de que nadie supervisa realmente lo que haces (seamos sinceros), limítate a corretear por la oficina con un móvil junto a la oreja y papeles en la mano. ¡Eso sí que es un empleado ocupado!

Que le asciendan. Desgraciadamente para los NR, comportarte así no te sacará de la oficina ni te pondrá en un avión rumbo a Brasil. Perro malo. Pégate con el periódico y corta el rollo.

Después de todo, hay una opción muchísimo mejor que hará algo más que aumentar tus resultados: los multiplicará varias veces. Puedes creértelo o no, pero no sólo es posible conseguir más haciendo menos; es obligatorio.

Bienvenido al mundo de la eliminación.

Cómo usar la productividad

Ahora que has decidido lo que quieres hacer con tu tiempo, tienes que liberar ese tiempo. El truco, claro está, es hacerlo conservando o aumentando tus ingresos.

La intención de este capítulo, y lo que experimentarás si sigues las instrucciones, es un aumento de tu productividad personal de entre un 100 y un 500%. Los principios son los mismos tanto para empleados como para emprendedores, pero el propósito de esta mayor productividad es completamente distinto.

Primero, el empleado. El empleado aumentará su productividad para desarrollar su capacidad de negociación con vistas a dos objetivos al mismo tiempo: aumentos de sueldo y un acuerdo de teletrabajo.

Recuerda que, como indiqué en el Capítulo 1 de este libro, el proceso general para convertirse en un nuevo rico es el D-E-A-L, en ese orden, pero que los empleados que deseen seguir siéndolo por el momento tienen que aplicar el proceso alternando las vocales: D-E-L-A. La razón tiene que ver con el entorno.

Necesitan liberarse del entorno de la oficina antes de trabajar 10 horas por semana, por ejemplo, porque en dicho entorno se espera de ti que te estés moviendo continuamente desde que entras hasta que sales. Aunque produzcas el doble de resultados que antes, si trabajas una cuarta parte de las horas que tus compañeros, tienes muchas papeletas para recibir una carta de despido. Aunque trabajes 10 horas por semana y produzcas el doble de resultados que la gente que trabaje 40, la exigencia colectiva será: «Trabaja 40 horas por semana y produce 8 veces esos resultados». Esto es el cuento de nunca acabar en el que no quieres entrar. De ahí que primero necesites liberarte.

Si eres asalariado, este capítulo te hará más valioso, de forma que a tu empresa le dolerá más despedirte que concederte un aumento y acceder a un acuerdo de teletrabajo. Ése es tu objetivo. Una vez consigas ese acuerdo, puedes trabajar menos horas sin interferencias burocráticas y usar el tiempo libre resultante para hacer realidad tus onirogramas.

Las metas del emprendedor son menos complejas, pues suele ser generalmente el beneficiario directo del aumento de beneficios. El objetivo es disminuir la cantidad de trabajo que realizas aumentando al mismo tiempo lo que ganas. Esto preparará el terreno para sustituirte con ayuda de la automatización, que a su vez posibilita la liberación.

Antes de emprender ambas sendas, debes definir algunos conceptos.

Ser eficaz frente a ser eficiente

Ser eficaz es hacer cosas que te acerquen a tus metas.

Ser eficiente es llevar a cabo una tarea determinada (independientemente de que sea importante o no) de la manera más económica posible. Ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que el universo funciona por defecto.

Yo consideraría al mejor vendedor a puerta fría eficiente —es decir, refinado y excelente vendiendo libros a puerta sin perder tiempo— pero completamente ineficaz. Vendería más utilizando un medio mejor, como el correo electrónico o los envíos directos.

Lo mismo ocurre con la persona que mira su correo 30 veces al día e inventa un elaborado sistema de reglas de carpetas y técnicas sofisticadas para asegurarse de que cada uno de esos pedos mentales se coloca en su sitio lo más deprisa posible. Yo era especialista en mantener ruedas girando con gran profesionalidad. Es eficientemente perverso, pero absolutamente ineficaz.

Aquí van algunas obviedades que no debes olvidar:

1. Hacer algo intrascendente bien no lo convierte en importante.

2. Exigir mucho tiempo no convierte una tarea en importante.

A partir de este momento, recuerda esto: lo que haces es infinitamente más importante que cómo lo haces. La eficiencia sigue importando, pero es inútil si no la aplicas a lo correcto.

Para averiguar de qué estamos hablando, tenemos que salir al jardín.

Pareto y su jardín: el 80/20 y liberarse de la futilidad

«Lo que puede medirse, puede manejarse.»

PETER DRUCKER, teórico en materia de gestión empresarial, autor de 31 libros y galardonado con la Medalla Presidencial de la Libertad

Hace cuatro años, un economista cambió mi vida para siempre. Es una pena que nunca tuviera la oportunidad de pagarle una cerveza. Mi querido Vilfredo murió hace casi 100 años.

Vilfredo Pareto fue un astuto y controvertido economistasociólogo que vivió entre 1848 y 1923. Ingeniero de formación, empezó su variopinta trayectoria profesional como administrador de minas de carbón, para más tarde suceder a Léon Walras como catedrático de Economía Política en la Universidad de Lausana, Suiza. En su obra fundamental, Cours d’economie politique, aparece una «ley» de distribución de los ingresos, poco estudiada por entonces, que más tarde llevaría su nombre: la «ley de Pareto» o «distribución de Pareto», en la última década también conocida como el «principio del 80/20».

La fórmula matemática que utilizó para demostrar una distribución extremadamente desequilibrada pero predecible de la riqueza en la sociedad —el 80% de la riqueza y los ingresos los producían y estaban en manos del 20% de la población— se aplica también en ámbitos distintos al económico. De hecho, puede encontrarse casi en cualquier parte. El 80% de los guisantes del jardín de Pareto salían del 20% de las vainas que había plantado, por ejemplo.

La ley de Pareto puede resumirse así: el 80% de la producción procede del 20% de los insumos. Otras maneras de formular esto mismo, dependiendo del contexto, pueden ser:

El 80% de las consecuencias se deriva del 20% de las causas.

El 80% de los resultados procede del 20% de los esfuerzos realizados y del tiempo invertido.

El 80% de los beneficios de una empresa proviene del 20% de sus productos y clientes.

El 80% del total de ganancias obtenidas en la Bolsa va a parar al 20% de los inversores y tiene su origen en el 20% de los valores de una cartera individual.

La lista es infinitamente larga y variada, y la proporción suele inclinarse aún más en una dirección: no es extraño encontrar 90/10, 95/5 o 99/1, pero lo mínimo que hay que buscar es 80/20.

Cuando me topé con la obra de Pareto una noche, llevaba matándome a trabajar como un esclavo 15 horas al día, siete días por semana, sintiéndome completamente abrumado y normalmente impotente. Me levantaba antes del amanecer para llamar al Reino Unido, ocuparme de Estados Unidos durante la jornada normal de 9 a 5 y después me quedaba hasta casi las 12 de la noche para telefonear a Japón y Nueva Zelanda. Estaba atrapado en un tren de mercancías desbocado y sin frenos, echando paletadas de carbón en la caldera por falta de algo mejor que hacer. Entre dejar que me diese un ataque o darle una oportunidad a las ideas de Pareto, decidí optar por lo segundo. A la mañana siguiente empecé a diseccionar mi vida personal y profesional mirando a través de dos lentes de aumento:

1. ¿Qué 20% de causas son responsables del 80% de mis problemas e infelicidad?

2. ¿Qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

Durante todo el día puse a un lado todo lo aparentemente urgente y me dediqué a hacer el análisis más revelador e intenso en busca de la verdad que pude, haciéndome estas preguntas con relación a todo, desde mis amigos a mis clientes o la publicidad, pasando por lo que hacía para relajarme. No esperes descubrir que lo estás haciendo todo bien: a menudo, la verdad duele. El propósito es encontrar dónde están tus ineficiencias para eliminarlas y detectar tus fortalezas para multiplicarlas. En las 24 horas siguientes, tomé varias decisiones sencillas pero emocionalmente difíciles que cambiaron mi vida para siempre e hicieron posible la forma de vida de la que ahora disfruto.

La primera decisión que tomé es un ejemplo estupendo de lo rápido y contundente que puede ser el retorno sobre la inversión de esta liposucción analítica: no contacté más con el 95% de mis clientes y despedí al 2%, lo que me dejó con el 3% de los productores de mis ingresos para estudiarlos y conseguir otros similares.

De más de 120 mayoristas, solamente 5 estaban proporcionándome el 95% de mis ingresos. Estaba dedicando el 98% de mi tiempo a perseguir al resto, pues esos 5 hacían pedidos regulares sin ningún tipo de llamadas de seguimiento, persuasión o engatusamiento. En otras palabras, estaba trabajando porque sentía que tenía que hacer algo de 9 a 5. No me había dado cuenta de que trabajar todas las horas que van de 9 a 5 no es el objetivo, sino sencillamente la estructura horaria que la mayoría aplica, sea necesario o no. Había enfermado de gravedad de trabaja por trabaja (T×T), las siglas más detestadas del vocabulario de los NR.

Todos, y quiero decir el 100%, mis problemas y quejas procedían de esta mayoría improductiva, con la excepción de dos clientes grandes, expertos de categoría estratosférica en hacer negocios declarando incendios para que otro los apague. Puse a todos estos clientes improductivos en modo pasivo: si hacían pedidos, genial; que manden un fax. Si no, no iba a perseguirlos: ni llamadas, ni correos electrónicos, nada. Eso me dejó con dos clientes grandes de los que ocuparme, que eran tocapelotas profesionales, pero que en aquel entonces producían más o menos el 10% de la facturación.

Siempre vas a tener algunos de éstos, y es un apuro que ocasiona toda clase de problemas, entre ellos odio a uno mismo y depresión.

Hasta ese momento había aceptado su tiranía, sus insultos, sus peleas de días y sus diatribas como el coste inevitable de hacer negocio.

Haciendo el análisis 80/20 me di cuenta de que estas dos personas eran la fuente de casi toda la infelicidad e ira que sentía a lo largo del día, que normalmente se colaba en mi tiempo libre, desvelado por la noche, flagelándome, pensando lo típico: «Tendría que haberle dicho tres verdades a ese idiota». Al final llegué a una conclusión obvia: la ganancia económica no compensaba las repercusiones en mi autoestima y tranquilidad mental. No necesitaba el dinero por una razón específica; simplemente había dado por sentado que tenía que aguantarlo. El cliente siempre tiene razón, ¿no? Es lo que tiene hacer negocios, ¿no? ¡Qué coño!, no. No para un NR, en cualquier caso. Les despedí con cajas destempladas y lo disfruté. La primera conversación fue así:

Cliente: ¿Qué &#@$ pasa? Pedí dos cajas y han llegado dos días tarde. (Nota: Había enviado el pedido a la persona equivocada a través del medio incorrecto, pese a haberle recordado varias veces cómo hacerlo bien.) Sois el hatajo de idiotas más desorganizados con los que he trabajado. Tengo 20 años de experiencia en este ramo y esto es lo peor.

Cualquier NR (en este caso, yo): Voy a matarte. Ten mucho, mucho miedo.

Ojalá. Lo ensayé un millón de veces en el teatro de mi mente, pero la verdad es que fue más bien algo así: «Siento mucho oírlo. Ya sabe que llevo aguantando sus insultos hace un tiempo y desgraciadamente parece que no vamos a poder seguir trabajando juntos. Le sugiero que reflexione seriamente sobre cuál puede ser la causa de tanta infelicidad y enfado. En cualquier caso, le deseo lo mejor. Si desea hacer un pedido de producto, se lo serviremos encantados, pero sólo si puede comportarse sin blasfemar ni dirigirnos insultos innecesarios. Ya tiene nuestro número de fax. Mucha suerte y que tenga un buen día». [Click.] Hice esto una vez por teléfono y otra por correo electrónico. ¿Qué pasó?

Perdí uno de los clientes pero el otro hizo examen de conciencia y se limitó a enviar pedidos por fax, una vez y otra y otra. Problema resuelto, pérdida de ingresos mínima. En un momento era 10 veces más feliz.

Luego identifiqué los rasgos comunes de mis mejores cinco clientes y conseguí tres o cuatro compradores con el mismo perfil durante la semana siguiente. Recuerda: más clientes no significa automáticamente más entradas. Tener más clientes no es el objetivo y a menudo se traduce en un 90% más que limpiar y abrillantar y un raquítico aumento del 1-3% en lo facturado.

No te equivoques: el objetivo número uno es obtener el máximo de ingresos del mínimo esfuerzo necesario (y esto incluye el mínimo número de clientes). Dupliqué mis fortalezas, en este caso mis productores estrella, y me centré en aumentar el volumen y frecuencia de sus pedidos.

¿Resultado final? Pasé de perseguir y apaciguar a 120 clientes a recibir tranquilamente pedidos grandes de 8, libre de llamadas telefónicas suplicantes o arengas vía correo electrónico. Mis ingresos mensuales pasaron de 30.000 a 60.000 dólares en cuatro semanas y mis horas semanales disminuyeron inmediatamente de más de 80 a aproximadamente 15. Y lo que es más importante, me sentí feliz conmigo mismo, optimista y liberado por primera vez en más de dos años.

Durante las semanas que siguieron, apliqué el principio 80/20 a docenas de áreas, incluidas las siguientes:

1. Publicidad

Descubrí qué publicidad estaba generando el 80% o más de la facturación, extraje qué tenían en común y lo multipliqué, a la vez que eliminé el resto. Mi gasto en publicidad bajó más de un 70% y los ingresos derivados de la venta directa se duplicaron: de 15.000 a 25.000 dólares mensuales en 8 semanas. Se habrían multiplicado por dos inmediatamente si me hubiera anunciado en radio, periódicos o televisión en lugar de en revistas, donde los plazos de entrega son más largos.

2. Afiliados y socios para ventas por internet

Despedí a más de 250 afiliados con bajos resultados o los puse en espera para concentrarme en los dos afiliados que me estaban generando el 90% de mis ganancias. El tiempo que dedicaba a administración pasó de 5-10 horas por semana a 1 hora al mes. Los ingresos producidos por mis socios de venta electrónica aumentaron más de un 50% ese mismo mes.

Párate a pensar y recuerda esto: la mayoría de las cosas que hacemos no cambian nada.

Mantenerse ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acciones indiscriminadas.

Sentirse abrumado suele ser tan improductivo como no hacer nada, y es mucho más desagradable. Ser selectivo —hacer menos— es el camino hacia la productividad. Céntrate en lo poco importante e ignora el resto.

Por supuesto, antes de que puedas separar el trigo de la paja y eliminar actividades en un entorno nuevo (ya sea un nuevo trabajo o un proyecto empresarial), tendrás que esforzarte para descubrir qué es lo que tiene más peso. Tíralo contra la pared para ver qué se queda pegado. Esto forma parte del proceso, aunque no debería llevarte más de un mes o dos.

Es fácil dejarse arrastrar por un aluvión de nimiedades; la clave para no agobiarse es tener siempre presente que carecer de tiempo es realmente carecer de prioridades. Tómate tiempo para detenerte a oler las rosas, o —como en este caso— a contar las vainas.

La ilusión de 9 a 5 y la ley de Parkinson

«Vi un banco que ponía “banca 24 horas”, pero yo no tengo tanto tiempo.»

STEVEN WRIGHT, cómico

Si trabajas por cuenta ajena, dedicar tiempo a hacer chorradas no es, hasta cierto punto, culpa tuya. No suele haber incentivo alguno para aprovechar bien el tiempo, salvo que te paguen a comisión. El mundo se ha puesto de acuerdo para revolver papeles de 9 de la mañana a 5 de la tarde y, dado que estás atrapado en la oficina cumpliendo tu pena en esas horas, estás obligado a inventarte actividades para llenarlas. El tiempo se pierde porque hay demasiado. Es comprensible. Ahora que tu nuevo objetivo es negociar un acuerdo de teletrabajo en lugar de limitarte a cobrar una nómina, es hora de cuestionar el statu quo y volverte eficaz.

Los mejores empleados son los que sacan el máximo partido de sus recursos.

Para el emprendedor, malgastar el tiempo es una cuestión de malos hábitos e imitación. En esta piedra también tropecé yo. La mayoría de los emprendedores fueron en su día empleados, por lo que proceden de la cultura de 9 a 5. Por consiguiente, adoptan el mismo horario, tanto si funcionan a las 9 de la mañana como si no o si necesitan 8 horas para ganar la cantidad de dinero que se han propuesto. Este horario es una convención social y un legado anacrónico de medir resultados empresariales por volumen. ¿Cómo es posible que toda la gente del mundo necesite exactamente 8 horas para hacer su trabajo? Es imposible. El horario de 9 a 5 es arbitrario.

No te hacen falta 8 horas al día para convertirte en millonario con todas las letras; ni para poseer los medios para vivir como tal. Ocho horas por semana suele ser demasiado, aunque no espero que todo el mundo me crea ahora.

Sé que seguramente te sentirás como yo me sentí durante mucho tiempo. El día no tiene suficientes horas.

Pero examinemos un par de cosas en las que probablemente estemos de acuerdo.

Como tenemos 8 horas que llenar, llenamos 8 horas. Si tuviésemos 15, llenaríamos 15. Si tenemos una emergencia y tenemos que salir del trabajo en 2 horas, pero tenemos cosas pendientes, milagrosamente logramos terminar esas tareas en 2 horas.

Esto tiene que ver con una ley de la que Ed Zschau me habló en la primavera de 2000.

Había llegado a clase nervioso e incapaz de concentrarme. En 24 horas debía entregar la tesina final de curso, que valía un 25% de la nota global del semestre. Una de las opciones, por la que yo me había decantado, era entrevistar a los directivos de una empresa de reciente creación y analizar en profundidad su modelo de negocio. Los poderes fácticos de la empresa habían decidido en el último minuto que no podía entrevistar a dos figuras clave ni hablar de ellos por cuestiones de confidencialidad y precauciones pre-OPA.

Mi gozo en un pozo. Me acerqué a Ed al terminar la clase para darle la mala noticia.

—Ed, creo que voy a necesitar que me alargues el plazo para darte la tesina.

Le expliqué la situación y Ed se sonrió antes de contestarme sin un atisbo de preocupación:

—Creo que saldrás de ésta. Los emprendedores son gente que consigue sacar cosas adelante, ¿no?

Veinticuatro horas más tarde, y un minuto antes del final del plazo, mientras su ayudante estaba echando la llave a la oficina, entregué mi tesina final de 30 páginas.

Era sobre otra empresa, que había encontrado, entrevistado y diseccionado en una intensa noche en blanco y suficiente cafeína como para que un equipo de atletismo olímpico entero quedase descalificado. Al final resultó uno de los mejores trabajos que redacté en los cuatro años de carrera y conseguí un sobresaliente.

Antes de irme el día anterior, Ed me había dado un consejo de despedida: la ley de Parkinson.

La ley de Parkinson reza que una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo. Es la magia del fin inminente del plazo. Si te doy 24 horas para terminar un proyecto, el poco tiempo te forzará a concentrarte en la ejecución y no tendrás más remedio que hacer únicamente lo esencial. Nada más. Si te doy una semana para realizar la misma tarea, serán seis días de hacer montañas de un grano de arena. Si te doy dos meses, no lo quiera Dios, se convertirá en un monstruo mental. El producto final confeccionado en el plazo más corto será casi invariablemente de igual o mayor calidad porque tu concentración habrá sido mayor.

Esto nos plantea un fenómeno muy curioso. Existen dos métodos para aumentar la productividad que son iguales entre sí, pero dados la vuelta:

1. Limita tus tareas a las importantes, para trabajar menos tiempo (80/20).

2. Acorta el tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las importantes (ley de Parkinson).

La mejor solución es usarlas juntas. Detecta cuáles son las pocas tareas fundamentales que te generan más ingresos y establece plazos claros y muy cortos para realizarlas.

Si no sabes cuáles son las tareas que van a propulsarte hacia adelante en tu negocio y fijas momentos de inicio y fin inamovibles, lo fútil se convertirá en importante. Incluso aunque sepas qué es lo esencial, sin plazos que te hagan concentrarte, las pequeñeces que te obliguen a hacer (o que te inventes, en el caso del emprendedor) se hincharán hasta consumir tu tiempo, hasta que llegue otra minucia a sustituirlas, haciendo que al final de la jornada no hayas terminado nada. ¿Cómo se explica si no que enviar un paquete por UPS, fijar unas cuantas reuniones y leer el correo electrónico consuma una jornada de 9 a 5 completa? No te sientas mal. Yo me pasé meses saltando de una interrupción a la siguiente, sintiendo que mi negocio me llevaba a mí en lugar de al contrario.

El principio 80/20 y la ley de Parkinson son las dos piedras angulares que recordaremos a lo largo de todo este apartado. Casi toda la información que te llega es inútil y el tiempo se pierde según la cantidad que se tiene del mismo.

Rendirse sin cargar pesados michelines y aumentar el tiempo libre empieza por reducir la ingestión excesiva. En el capítulo siguiente te contaré cuál es el desayuno de los verdaderos campeones: la dieta hipoinformativa.

Una docena de magdalenas y una pregunta

«El gusto por el ajetreo no es diligencia.»

SÉNECA

MOUNTAIN VIEW, CALIFORNIA

«El sábado es mi día libre», espeté al montón de desconocidos que me miraban fijamente, amigos de un amigo. Era verdad. ¿Tú puedes comer All-Bran y pollo todos los días de la semana? Yo tampoco. No seas criticón.

Entre la décima y la duodécima magdalena, me desplomé en el sofá para deleitarme en el subidón de azúcar hasta que el reloj dio la medianoche y me envió de vuelta a mi dieta de domingo a lunes, allá en Adultolandia. Había otro invitado a la fiesta sentado a mi lado en una silla, acariciando una copa de vino, no la duodécima, pero tampoco la primera. Empezamos a hablar.

Como siempre, me costó responder a la pregunta «¿A qué te dedicas?» y, como siempre, la respuesta dejó a alguien preguntándose si yo era un mentiroso patológico o un delincuente.

¿Cómo era posible dedicar tan poco tiempo a ganar dinero?

Una buena pregunta. De hecho, es LA pregunta con mayúsculas.

En casi todos los aspectos, Charney lo tenía todo. Estaba felizmente casado, con un hijo de dos años y otro que llegaría al cabo de tres meses. Se ganaba bien la vida trabajando como vendedor en una empresa de tecnología y, aunque quería ganar 500.000 dólares más al año, como todos, su economía estaba saneada.

También era agudo preguntando. Yo acababa de regresar de otro viaje al extranjero y andaba planeando otra aventura en Japón. Me volvió loca la cabeza durante dos horas con la misma cantinela: ¿cómo es posible dedicar tan poco tiempo a ganar dinero?

—Si te interesa, podemos hacer un experimento contigo. Te contaré cómo —le ofrecí.

Charney dijo que sí. Lo único que no tenía era tiempo.

Un correo electrónico y cinco semanas de práctica más tarde, Charney tenía buenas noticias. Había sacado adelante más cosas en la última semana que en las cuatro anteriores juntas. Lo había hecho tomándose libres los lunes y los viernes y pasando como mínimo 2 horas más al día con su familia. De 40 horas por semana había bajado a 18 produciendo cuatro veces más resultados.

¿Se había recluido en la cima de una montaña practicando kung-fu en secreto?

En absoluto. ¿Sería entonces un nuevo secreto de gestión japonés o mejor software?

Nein. Sólo le pedí que hiciera una cosita muy sencilla con constancia y sin decaer.

Al menos tres veces al día, a horas previamente programadas, tenía que hacerse la siguiente pregunta:

¿Estoy siendo productivo o solamente activo?

Charney captó la esencia de esto, poniéndolo en palabras menos abstractas:

¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante?

Eliminó todas las actividades que utilizaba como distracciones y empezó a centrarse en mostrar resultados en lugar de aparentar dedicación. La dedicación suele ser trabajo sin sentido enmascarado. Sé despiadado. Elimina la grasa. Puedes comerte la magdalena y guardarla.

P y A: PREGUNTAS Y ACCIONES

«Te creas la sensación de estrés porque sientes que tienes que hacerlo. Tienes que hacerlo. Ya no siento esa necesidad.»

OPRAH WINFREY, actriz y presentadora de un programa de entrevistas, El programa de Oprah Winfrey

El secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas; hay dos maneras de llegar a esa situación, que deben ponerse en práctica al mismo tiempo:

1) Escribe una lista de cosas que hacer.

2) Escribe una lista de cosas que no hacer.

Aquí van unos cuantos casos hipotéticos para ayudarnos a empezar:

1. Si tuvieras un ataque al corazón y te vieras obligado a trabajar dos horas al día, ¿qué harías?

No cinco horas, no cuatro, ni tres. Dos horas. No es adonde quiero que llegues, pero es un comienzo. Además, ya puedo oír tu mente murmurando: eso es absurdo. ¡Es imposible!

Lo sé, lo sé. Si te dijera que podrías sobrevivir durante meses, funcionando bastante bien, con cuatro horas de sueño por noche, ¿me creerías? Seguramente no. Sin embargo, millones de madres de recién nacidos lo hacen continuamente. Este ejercicio no es optativo. El médico te ha advertido, tras tu tercera operación a corazón abierto, que si no reduces tus horas de trabajo a dos al día durante los tres primeros meses del postoperatorio, te morirás. ¿Cómo lo harías?

2. Si tuvieras un segundo ataque al corazón y te vieras obligado a trabajar dos horas por semana, ¿qué harías?

3. Si te pusieran una pistola en la sien y tuvieses que dejar de hacer 4⁄5 de las actividades que ocupan tu tiempo, ¿cuáles eliminarías?

Simplificar exige ser despiadado. Si tuvieras que abandonar 4⁄5 de las actividades que consumen tu tiempo —correo electrónico, llamadas telefónicas, conversaciones, papeleo, reuniones, publicidad, clientes, proveedores, productos, servicios, etc.—, ¿qué eliminarías buscando que tus ingresos se redujeran lo mínimo? Si te haces esta pregunta aunque sea una vez al mes, puede mantenerte cuerdo y en el buen camino.

4. ¿Cuáles son las tres actividades que utilizo para llenar el tiempo y sentir que estoy siendo productivo?

Normalmente sirven para retrasar otras más importantes (que suelen resultar incómodas porque conllevan la posibilidad de fracasar o de ser rechazado).

Sé sincero contigo mismo. Todos caemos en esto alguna vez.

¿Cuáles son tus distracciones?

5. ¿Quién es el 20% de la gente responsable del 80% de tu placer y la que te impulsa hacia adelante, y quién el 20% causante del 80% de tus depresiones, enfados y dudas?

Identifica:

• Amigos positivos frente a amigos que te hacen perder el tiempo: ¿Quién te ayuda y quién te hace sufrir? ¿Cómo aumentas el tiempo que pasas con los primeros mientras disminuyes o prescindes del que pasas con los segundos?

• ¿Quiénes me provocan un estrés desproporcionado teniendo en cuenta el tiempo que paso con ellos? ¿Qué ocurrirá si simplemente dejo de relacionarme con esta gente? En este caso, conviene controlar los miedos.

• ¿Cuándo tengo la sensación de que me falta tiempo? ¿De qué obligaciones, ideas y gente puedo prescindir para solucionar este problema?

No hace falta una cifra exacta para darnos cuenta de que pasamos demasiado tiempo con gente que nos contamina con su pesimismo, su pereza y sus pocas expectativas con respecto a ellos mismos y al mundo. A menudo hay que desechar a determinados amigos o alejarse de algunos círculos sociales para vivir la vida que deseas. Eso no significa ser malo; significa ser práctico. La gente dañina no merece nuestro tiempo. Pensar de otra forma es ser masoquista.

La mejor manera de abordar una posible ruptura es sencilla: díselo abiertamente pero con tacto y explícales tus inquietudes. Si se muerden la lengua, tus conclusiones se habrán visto confirmadas. Prescinde de ellos como de una mala costumbre. Si te prometen que van a cambiar, aléjate de ellos durante al menos dos semanas para desarrollar otras influencias positivas y disminuir la dependencia psicológica. El siguiente período de prueba debería tener una duración determinada y basarse en un criterio de aprobado o suspenso.

Si este enfoque te resulta demasiado polémico, niégate simplemente a relacionarte con ellos con educación. Cuando te llamen, di que estás ocupado y ten preparado otro compromiso cuando quieran quedar contigo. Una vez hayas comprobado los cada vez mayores efectos benéficos que supone no relacionarte con esa gente, te resultará más fácil dejar de estar en contacto con ella.

No pienso mentir: es un asco. Duele como quitarse una astilla. Sin embargo, tú eres el promedio de las cinco personas con las que más te relacionas, de modo que no subestimes los efectos de tus amigos pesimistas, poco ambiciosos y desorganizados. Si no hay alguien que te haga ser más fuerte, ellos te convertirán en alguien más débil.

Quítate las astillas y te darás las gracias por ello.

6. Aprende a preguntarte: «Si esto fuera lo único que hiciera hoy, ¿me sentiría satisfecho de lo logrado en este día?».

No llegues nunca a la oficina o te sientes delante del ordenador sin una lista clara de prioridades. Terminarás leyendo correos electrónicos sin conexión alguna y te dejarás la mente hecha un lío para todo el día. Escribe tu lista de cosas que hacer mañana esta noche como máximo. No recomiendo utilizar el Outlook o listas de cosas pendientes informatizadas, porque en ellas se puede añadir un número infinito de puntos. Yo utilizo un folio normal doblado en tres hasta dejarlo en un tamaño de 6 × 10 cm, que cabe perfectamente en el bolsillo y te limita a unos cuantos temas.

No debería haber más de 2 asuntos cruciales para conseguir tus objetivos diarios. Nunca. Si de verdad tienen una gran importancia, es innecesario. Si te bloqueas intentando decidirte entre varios temas que te parecen fundamentales, como nos pasa a todos, examina cada uno por separado y pregúntate: «Si esto es lo único que hago hoy, ¿me sentiré satisfecho de lo logrado en este día?».

Para rebatir lo aparentemente urgente, pregúntate: «¿Qué pasaría si no hiciera esto?» y «¿Vale la pena retrasar lo importante para hacerlo?». Si no has terminado al menos una tarea importante a lo largo del día, no dediques la última hora de trabajo a devolver un DVD para no pagar 5 dólares por retrasarte. Haz la tarea importante y paga la multa de 5 dólares.

7. Pega un post-it en la pantalla del ordenador o programa un recordatorio de Outlook que te pregunte por lo menos tres veces al día: «¿Estoy inventándome cosas que hacer para evitar hacer las importantes?».

También utilizo un software libre de seguimiento de tiempo, llamado RescueTime (www.rescuetime.com) que me avisa cuando me paso del tiempo asignado en ciertos sitios web. Además resume el tiempo invertido en ellos y hace comparativas con las otras semanas.

8. No hagas varias cosas a la vez.

Voy a decirte algo que ya sabes. Intentar cepillarse los dientes, hablar por teléfono y contestar el correo electrónico a la vez no funciona. ¿Comer mientras buscas cosas en internet y charlas por el Messenger? Lo dicho.

Si estableces bien tus prioridades, no tendrás que hacer varias cosas al mismo tiempo. Estás sufriendo de urgencia por saltar de una cosa a otra sin acabar la primera; haces más para sentirte productivo, aunque la verdad es que terminas menos. Otra vez: deberías tener, como máximo, dos tareas u objetivos que cumplir por día. Hazlos uno después de otro, de principio a fin, sin distraerte. Si divides tu atención, sufrirás interrupciones con más frecuencia, te costará concentrarte, obtendrás peores resultados netos y el trabajo te resultará menos gratificante.

9. Aplica la ley de Parkinson a nivel micro y macro.

Ayúdate de la ley de Parkinson para sacar adelante más en menos tiempo. Acorta horarios y plazos para forzarte a concentrarte en hacer algo y evitar retrasarlo.

A nivel macro, semanal y diario, intenta salir de trabajar a las 4 de la tarde y tómate el lunes o el viernes (o ambos) libres. De esta manera te obligarás a priorizar y, posiblemente, a crearte una vida social. Si tienes a tu jefe ojo avizor, hablaremos de los entresijos de cómo huir de la oficina en próximos capítulos.

A nivel micro, en cada tarea, reduce los puntos de tu lista de cosas por hacer y establece plazos imposibles para obligarte a actuar de inmediato y a ignorar las pequeñeces.

Si estás haciendo el trabajo en línea o cerca de un ordenador en línea, http://e.ggtimer.com/ es un temporizador de cuenta atrás conveniente. Teclea justo el límite de tiempo deseado directamente en el campo de dirección URL y pulsa enter. La http:// a menudo puede ser omitida. Por ejemplo:

http://e.ggtimer.com/5minutes (o sólo «e.ggtimer.com/5min» en algunos navegadores)

http://e.ggtimer.com/1hora30minutos30segundos

http://e.ggtimer.com/30 (si pones sólo un número, lo asume como segundos)

RETO ANTICOMODIDAD

Aprende a proponer (2 días)

Deja de pedir opiniones y empieza a proponer soluciones. Empieza con cosas pequeñas. Si alguien va a preguntar, o pregunta: «¿Dónde comemos?», «¿Qué película vemos?», «¿Qué hacemos esta noche?» o cosas por el estilo, NO devuelvas la pelota diciendo: «Bueno, ¿qué quieres tú...?». Propón una solución. Deja el tira y afloja y toma una decisión. Practica esto en tu vida profesional y en la personal. Aquí van algunas frases que ayudan (mis preferidas son la primera y la última):

«¿Puedo hacer una sugerencia?».

«Propongo...»

«Me gustaría proponer...»

«Sugiero que... ¿Qué te parece?»

«Probemos... y, si no nos gusta, probamos otra cosa.»

DISEÑO DE UN ESTILO DE VIDA EN ACCIÓN

Soy músico y compré tu libro porque Derek Sivers lo recomendaba en CD Baby. Apliqué la ley de Pareto y me di cuenta de que el 78% de las descargas de internet procedían de sólo uno de mis CD y que el 55% del total de mis ingresos por esas descargas provenían de tan sólo cinco canciones; así pude ver qué era lo que buscaban mis fans y eso me llevó a incluirlas en mi página web. iTunes vende la canción y CD Baby me ingresa directamente el dinero en mi cuenta. La grabación se efectúa de forma totalmente automática. Desde hace algunos meses, puedo vivir de los ingresos de las descargas. Una vez haya acabado de pagar mis deudas, podría viajar, conseguir nuevos fans en todo el mundo y vivir de mis ciberingresos.

VÍCTOR JOHNSON

En cuanto a «externalizar» tu banco, cualquier empresa que deba recibir cheques debería considerar la opción de una caja de seguridad. Todos los bancos disponen de ellas. Los cheques llegan a un apartado de correos del banco, la entidad los comprueba, los ingresa y, siguiendo tus instrucciones, puede mandarte un archivo con todos los cheques que han sido depositados. Normalmente, esto puede hacerse con Excel o con otro tipo de archivo compatible con cualquier sistema contable, desde Excel a Quicken o SAP. Es muy rentable.

ANÓNIMO