Читать книгу Профессиональный путь: от выгорания к самореализации. Сборник - Валерия Волкова - Страница 13

Теперь мы рассмотрим, как грамотно планировать и распределять свое время. Это даст нам определенность и поможет поддерживать баланс работа-отдых, что крайне необходимо для избегания хронического стресса и выгорания.

Вот несколько самых простых советов:

1. Планируйте свой рабочий и обычный день полностью. От начала до конца. С определенностью к нам приходят спокойствие и уверенность.

Мы любим все контролировать, и когда что-то выходит из-под нашего контроля, мы ощущаем стресс. Чем меньше в нашей жизни непредсказуемости, тем спокойнее мы будем себя чувствовать.

Планируйте год, месяц, неделю. Задайте вектор и поставьте себе приоритетные задачи. Они, конечно, могут меняться, но все-таки должны быть. Нам нужно хотя бы знать, в какую сторону идти. Свернуть мы сможем всегда.

А вот день нужно планировать как можно подробнее. Заранее составьте планы на всю неделю по дням, кроме пятницы. Ее оставьте для расчистки завала из невыполненных задач, которые обязательно останутся.

2. Располагайте дела по степени важности. Если возникла нерешенная задача, старайтесь покончить с ней сразу или спланируйте время, когда вы будете ее решать. Чем меньше нерешенных задач в вашей жизни, тем меньше стресса.

3. И не пытайтесь справиться со всем самостоятельно. Делегирование – наше все. Не бойтесь просить помощи у коллег. Вы не сможете решить все задачи, даже если будете работать 24 часа в сутки. А вот довести себя до нервного срыва сможете легко.

4. Планируйте не только в бумажном ежедневнике, но и в электронных календарях. Это освобождает голову. Вы записали, поставили уведомление (желательно за сутки и еще за пару часов) и можете об этом не думать.

Время от времени избавляйтесь от балласта – от тех дел, которые вы переносите изо дня в день, из года в год, но никак не можете собраться и сделать. Незаконченные дела отнимают много энергии. Сделайте уже, наконец, то, что давно откладывали или вычеркните из планов навсегда.

5. Ставьте дедлайны. Хоть и говорят, что они добавляют стресса в нашу жизнь, но без них еще хуже. Попытки перенести сроки и повышенные требования к результату – вот что вызывает стресс, а не сам дедлайн.

Временные пределы добавят упорядоченности в вашу жизнь, а это уменьшает стресс и помогает строить другие планы.

6. В рабочее время работайте, в нерабочее – отдыхайте. На разговоры, личные дела, кофе и перекусы есть перерывы. Остальное время должно быть для решения задач.

Укладывайтесь в свои рабочие часы. Руководство современных компаний настороженно относится к сотрудникам, которые постоянно задерживаются в конце дня. Они видят в них не усердных работников, а тех, кто не умеет правильно распределять время.

В нерабочие часы полностью освободите себя от работы, не отвечайте на деловые письма и не берите задачи на выходные. Дедлайны ставьте разумно, чтобы не работать по ночам.

7. Подробнее поговорим про перерывы. Когда какой-то процесс идет туго, стоит сделать паузу и покинуть рабочее место. Хорошо бы прогуляться или пробежаться, если есть возможность. Главное, отвлечься.

И такое, казалось бы, пустое времяпровождение дает большой эффект. Вы могли бы сидеть дальше и выжимать из себя результат по капелькам, но вместо этогона вас может вылиться целая волна продуктивности и идей. Если вы всего лишь сделаете паузу и наполните свой источник. Только делая полезные перерывы, вы уже сможете отодвинуть выгорание в долгий ящик.

Старайтесь больше двигаться в течение дня. Это улучшает самочувствие и помогает справляться со стрессом. Ученые доказали, что при активности тревожность проходит быстрее.

Для борьбы со стрессом отлично подходят растяжка и пилатес. Такая активность улучшает кровоток в мышцах, расслабляет тело и разум.

8. Пользуйтесь принципом Парето, чтобы определять самые важные задачи и приносить максимум результата. По этому принципу 20% усилий дают 80% результата. Остальные 80% усилий только 20% результата.

Задание. Составьте список ваших дел и выделите из него 20% главных задач. И только после их выполнения, приступайте к выполнению остальных 80%.

9. Посмотрите, что поглощает ваше время и энергию, и как это можно устранить:

– Ожидание, непродуктивные события и технические неполадки сливают наше время в трубу. Не тратить время напрасно вам помогут списки дел, которые вы можете сделать за 15-30 минут, и тем самым заполнить какие-то ожидания. Пусть у вас всегда будет такой дежурный список задач.

– Эмоциональные состояния, такие как «страх белого листа», перфекционизм, тревожность и синдром откладывания. Про перфекционизм и тревожность мы уже говорили. А с синдромами белого листа и откладывания помогут справиться несколько методик тайм-менеджмента, которые наверняка вы знаете, но не всегда используете.

Традиционный метод – каждое утро съедать по одной лягушке. Возьмите за привычку утром делать по одному небольшому неприятному делу, которое вы все время откладываете. Решайте вечером, какую лягушку вы съедите утром.

Еще популярен и эффективен метод швейцарского сыра, по которому лично я всегда пишу книги. Когда вы приступаете к задаче постепенно, выполняете разные куски дела, и так создаете дырочки в сыре. Если вы не знаете с чего начать, не начинайте с самого начала, а делайте то, что можете сейчас, хоть самый конец.

Задачу ведь можно выполнить по частям и в каком угодно порядке. И потом постепенно из этих дырочек образуется целый сыр.

Метод слоновьего стейка. Если задача кажется вам огромной и неподъемной, разделите ее на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за один день.

Отлично помогает сконцентрироваться на приоритетном деле и быстрее приступить к его выполнению метод помидора. Он полюбился многим людям и давно зарекомендовал себя, особенно когда нужно приступить к какой-то сложной или скучной задаче.

1) Составьте список задач.

2) Установите таймер на 20-25 минут (можно даже купить такой таймер в виде помидора) и приступайте к первой задаче.

3) Работайте над ней, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера.

4) Сделайте короткий перерыв – 5 минут.

5) После каждого четвертого помидора делайте длинный перерыв 15-30 минут. Так рекомендуется «съедать» по 8-9 помидоров в день.

Этот метод очень любят использовать домохозяйки во время генеральной уборки или расхламления. Также он отлично подходит для решения творческих задач и даже для крупных проектов, состоящих из нескольких мелких вопросов.

– Неспособность сказать «нет» и другие трудности коммуникаций. Научитесь отказывать конструктивно.

Не говорите просто «нет», если вам сложно это сделать. Сначала присоединитесь, т. е. признайте важность просьбы и свое желание помочь. Даже поблагодарите за то, что человек выразил доверие и обратился именно к вам.

Далее озвучьте причину, почему вы сейчас не можете помочь – заняты, выполняете срочное дело и так далее.

После этого откажите и предложите какое-то альтернативное решение для просящего человека: найти информацию в интернете, посмотреть в инструкции, книге или дождаться, когда у вас появится время.

– Прерывающие события: звонки, уведомления, сообщения, письма, люди и животные рядом. Наладьте режим коммуникаций и собственную самодисциплину.

Отключайте уведомления, когда решаете важные задачи. Попросите окружающих вас людей не беспокоить, пока вы работаете. Не отвлекайтесь сами на проверку почты и чатов.

Если вы работаете дома, выделите отдельную комнату для работы и попросите домашних не заходить в ваше рабочее время. Можно даже повесить объявление на дверь с напоминанием, что вы сейчас находитесь на работе.

– Хаос, который порождают неэффективное хранение информации и материалов, плохое планирование или вообще его отсутствие, неподготовленность к встрече или совещанию, не реалистичная оценка трудозатрат и своих возможностей.

Здесь важно понять, что лучше потратить час на организацию своего труда или подготовку к встрече, который сэкономит вам в дальнейшем намного больше времени. Для эффективной деятельности порядок просто необходим.

Задание. Отметьте по чек-листу основные пункты для эффективного тайм-менеджмента:

– поглотители времени регулярно анализируются и устраняются;

– все задачи в списках, все события – в календарях, ничего не держим в голове;

– есть система целей и приоритетов;

– порядок на рабочем месте, вся информация хранится эффективно;

– регулярно делаются перерывы.