Читать книгу Новый тайм-менеджмент. Собрание сочинений. Книга 6 - Владимир Токарев - Страница 14

ПРИЛОЖЕНИЯ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

Тренажер по учету времени

Мы выдвигаем карточку учета дневную, – месячная карточка, данная на одном листке, сразу открывает возможность неточных отметок времени. Один листок, сам по себе не требующий перемены на каждый день, может в самом начале подорвать самый режим учета.

А. Гастев

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

На рисунке еще раз представлен фрагмент карточки учета времени, в отличие от карточки Гастева, рассчитанной только на рабочее время.

Рис. 7. Фрагмент карточки учета времени Гастева.

Нецелесообразно вести учет времени сразу круглосуточно, для начала достаточно рабочего дня. Постепенно процедура заполнения карточек станет интересной, но и тогда не следует спешить. Лишь когда ведение карточек учета времени станет для вас потребностью, можно приступать к круглосуточному учету. Все, кто пытался вести сразу круглосуточный учет, утомлялись уже на первой неделе.

НАБЛЮДЕНИЕ

На каждый день заводится новая карточка.

Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа «код» не заполняется. В графе «Вид деятельности» фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени – 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

АНАЛИЗ

В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 – 4 кодам. Оптимальное их число – 15—20. Например:

После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.

На рисунке представлен фрагмент анализа времени по карточкам Гастева. Слева в вертикальном столбце написаны коды видов деятельности9.

Горизонтальная линия дает масштаб времени. В качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

По истечении первой недели наблюдений за своим временем попробуйте сделать некоторые выводы. Для этого слева от кода в третьем вертикальном столбце отметьте время, которое занял каждый вид деятельности за неделю. Второй вертикальный столбец предназначен для планирования.

Рисунок 8. Фрагмент анализа расходов времени

При заполнении карточек во вторую неделю (и в последующие, если вы захотите продолжить наблюдение за собой) в графе «Код» карточек учета следует сразу отмечать код вида деятельности, а карточки заполнять не каждый час, а по выполнении какого-либо вида работ. Постоянная работа с карточками учета создает настрой на время.

Начиная со второй недели анализ карточек учета ведите ежедневно, для чего, прежде чем вы начнете заполнять новую карточку, перенесите результаты учета с предыдущей карточки в график анализа. Это позволит ускорить процедуру анализа в конце исследуемого периода времени (недели, месяца, года) и сделает учет интересным.

СИНТЕЗ

Во втором столбце таблицы анализа запланируйте в часах все виды деятельности на следующий период (неделя, месяц) с учетом результатов предыдущего периода. Запланировав на какую-либо работу, которой уделялось мало времени, большее количество часов, вы должны предусмотреть соответствующее сокращение часов других видов деятельности.

При планировании на месяц виды дел можно разделить на категории. Например, творческая работа – 1-я категория, техническая работа – 2-я категория, домашняя работа – 3-я категория.

Если вам понравится учитывать время, то в конце 1 года учета времени по форме месячных планов и на их основе легко и удобно проводить анализ и планирование на следующий год. А. Любищев, пользуясь более детальной системой учета времени, составлял также и пятилетние планы. И хотя само планирование, учет и анализ времени также занимают определенное время, даже при той сложной системе, которой пользовался Любищев, вся эта процедура занимала всего около 1% времени. А кто считал, сколько времени у нас утекает впустую?

Выполните учет и анализ своего рабочего времени за 1-у неделю по предложенной методике. На основе результатов анализа времени за 1-у неделю запланируйте расходы своего времени на вторую неделю и попытайтесь выполнить этот план. Проконтролируйте выполнение плана на вторую неделю с помощью карточек Гастева.

Выполните учет и анализ своего рабочего времени за 1-у неделю по предложенной методике. На основе результатов анализа времени за 1-у неделю запланируйте расходы своего времени на вторую неделю и попытайтесь выполнить этот план. Проконтролируйте выполнение плана на вторую неделю с помощью карточек Гастева.

Ниже представлена карточка учета времени для того, чтобы ее можно было скопировать (используя скриншот) и распечатать в большем количестве.

Рис. 9. Карточка учета времени для копирования.

Результатом упражнения является: умение пользоваться научным методом. При желании – карточки Гастева полезно применить в течение от месяца до года и выполнить анализ результатов учета своего рабочего времени.