Читать книгу Делопроизводство: конспект лекций - Ульяна Ринатовна Лукьянчук - Страница 3

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Главный принцип функционирования делопроизводства заключается в том, что записи информации производятся на различных носителях по установленным правилам.

Вопросы выдвижения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-методическая база включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты на документацию;

3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (далее – ГСДОУ);

5) указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Основу гражданского законодательства РФ составляет Гражданский кодекс РФ. Первая и вторая части Гражданского кодекса РФ определяют правовое положение участников гражданского оборота, основания, возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулируют договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее – УСД).

В основе УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В данный момент существует восемь УСД:

– унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– унифицированная система внешнеторговой документации;

– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– унифицированная система отчетно-статистической документации;

– унифицированная система банковской документации;

– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– унифицированная система документации по труду;

– унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[1] ГОСТ Р 6.30 – 2003 был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива взамен ГОСТ Р 6.30 – 97 и принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Положения ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД).

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы являются важными средствами информационного обеспечения.

Все классификаторы делятся на три группы:

1) классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)[2];

– Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)[3];

– Общероссийский классификатор пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)[4];

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[5] и др.;

3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)[6];

– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)[7];

– Общероссийский классификатор валют (ОКВ)[8] и др.

Общероссийский классификатор управленческой документации[9](далее – ОКУД) содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов;

3) контроль за составом документов и исключением дублирования информации, применяемой в сфере управления;

4) сокращение количества применяемых форм;

5) упорядочение информационных потоков;

6) исключение из обращения неунифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Например:

Код в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Каждая позиция состоит из двух блоков:

– блока идентификации;

– блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код строится следующим образом:

ХХ ХХ ХХХ Х

Первые цифры обозначают класс форм, следующие две – подкласс форм, следующие три цифры – регистрационный номер; последняя цифра – контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки:

– первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

– третий и четвертый знаки (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

– пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри класса;

– восьмой знак – контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд РФ – 09010046 читается таким образом:

09 – унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

01 – документация по учету и распределению средств;

004 – расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд РФ;

6 – контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие отраслевое значение.

Государственные стандарты устанавливаются в целях обеспечения:

1) обороноспособности и мобилизационной готовности страны;

2) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

3) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

4) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и т.д.;

5) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития техники и технологии;

6) экономии всех видов ресурсов. Все государственные стандарты нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации.