Читать книгу Делопроизводство: конспект лекций - Ульяна Ринатовна Лукьянчук - Страница 7

Организационно-правовые документы

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, учреждений, фирм, – организация системы и процессов управления.

Система организационно-правовой документации предусматривает:

– создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

– регистрацию организации;

– установление ее структуры;

– определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕС);

– регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

– формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

– регламентацию деятельности аппарата управления;

– лицензирование деятельности в необходимых случаях;

– установление режима работы и системы охраны;

– организацию труда работников и оценку труда работников;

– реорганизацию организации;

– ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положения об организации, о структурных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства); штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работника; правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом: вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директором и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Организационно-правовые документы не ограничены сроком действия, т.е. относятся к бессрочным; они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности, организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотр зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях – распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо действует на основании устава, утвержденного учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством РФ.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации. Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок. Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы должны быть представлены учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для организаций конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа. Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации.

Положение об учреждении (организации) – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В первую очередь это органы власти и управления.

Текст положения об организации содержит разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно разделить на следующие: о структурных подразделениях; о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.); о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата номер документа, место составления, заголовок к тексту, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет:

– статус этого органа;

– порядок планирования работы и подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

– порядок внесения материалов на рассмотрение;

– порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

– ведение протокола заседания;

– оформление решений;

– порядок доведения решений до исполнителей;

– материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: Инструкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Документы инструктивного характера могут также называться правилами и положениями.