Читать книгу Делопроизводство: конспект лекций - Ульяна Ринатовна Лукьянчук - Страница 4

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаям (например, правила дорожного движения), акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – нескольких или всех отраслей.

Росархив осуществляет общее методическое руководство организацией архивного дела и документационного обеспечения в организациях страны.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ[10].

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочить документооборот в организациях, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения, информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

В соответствии с возложенными задачами в функции службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) входит:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов и информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы архива в соответствии с законодательством РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями по архивному делу;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

13) организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Положения ГСДОУ внедряют в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационного обеспечения управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536[11].