Читать книгу Делопроизводство: конспект лекций - Ульяна Ринатовна Лукьянчук - Страница 6

Бланк для письма и общий бланк различаются набором реквизитов.

Герб (реквизит 01 и 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ и в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003)[12].

Герб субъектов РФ помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с названием организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

На гербовых бланках типографским способом или нумерацией проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельном по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

1) при поступлении бланков:

– наименование вида гербового бланка;

– дата поступления;

– номер сопроводительного документа;

– наименование организации – поставщика гербовых бланков;

– количество экземпляров;

– серия и номера гербовых бланков;

2) при выдаче бланков:

– наименование вида гербового бланка;

– количество экземпляров;

– серия и номера гербовых бланков;

– наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

– расписка в получении;

– примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Эмблема (реквизит 03).

На бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

Наименование автора документа (реквизит 06).

В бланке мы находим прежде всего автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководители подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего на бланке указываются только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовый группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательством, нормативными и учредительными документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты РФ, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07).

Так как письмо предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, установленными Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221[13]. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата и округа, почтовый индекс и в конце название страны.

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и его адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09 и 10).

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс – «имя и отчество» документа.

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. – датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа являются несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр – (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2006). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат – 21 июля 2006 г., который применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международными стандартами предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 2006.04.03.

При подготовке документа к подписанию заранее печатаются месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ № 8к или приказ № 21л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/89, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В – 17, Д – 124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 475/284/389.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТ лишь в 1972 г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0528.75 сообщаем…»

Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только затем доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация о том, что писали и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей – ссылка на индекс входящего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами: «Ваш индекс…» Например: Your ref:ICL/RH – Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами: «Наш индекс…» Например: Our ref: EK/R – Наш индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, затем проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле, и ссылки располагаются друг под другом. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

Место составления или издания (реквизит 12).

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа (часто оно напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В со ответствии с требованиями ГОСТа он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает в г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Адресат (реквизит 14).

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «АРВО»

Ул. Свердлова, 32, стр. 5

г. Иваново, 155600

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ОАО «Автострой»

Е.П. Иванову

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться:

– должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

– изданием соответствующего распорядительного документа;

– коллегиальным органом.

Документы, на которые ставятся грифы утверждения:

– акты;

– инструкции;

– нормативы;

– отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.);

– планы;

– положения;

– программы;

– сметы;

– штатные расписания и изменения к ним.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор организации

Подпись А.И. Соколов

12.08.2006

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, которым зафиксировано решение об утверждении: