Читать книгу Weniger schlecht Projekte managen - Anne Schüßler - Страница 11

 Einmaligkeit: Machen wir das hier zum ersten und vermutlich einzigen Mal?

 Zeitliche Begrenzung: Haben wir zu einem bestimmten Zeitpunkt damit angefangen, und gibt es einen definierten Endzeitpunkt in der Zukunft, zu dem wir fertig sein werden?

 Ressourcen: Brauchen wir Leute und finanzielle Mittel dafür? Aber auch: Haben wir nur eine bestimmte Anzahl an Menschen und eine bestimmte Menge an Geld zur Verfügung?

 Ziel: Wissen wir, was am Ende dabei rauskommen soll, und können wir das auch (im besten Fall für andere verständlich) definieren?

 Komplexität: Ist das, was wir tun, nicht ganz so einfach? (Beispiel: Schnittchen für ein Meeting beim Caterer bestellen ist kein Projekt, einen Messeauftritt inklusive Schnittchen organisieren aber schon.)

Können Sie alle diese Fragen mit einem eindeutigen »Ja!« beantworten, haben Sie ein Projekt oder zumindest etwas, das ein Projekt sein könnte. Haben Sie mindestens eine Frage mit »Nein!« beantwortet, haben Sie aller Wahrscheinlichkeit nach kein Projekt. Besteht Ihre Antwort auf eine oder mehrere Fragen aus »Weiß nicht!«, müssen Sie sich Ihr potenzielles Projekt noch einmal genauer anschauen. Möglicherweise liegt hier auch der Hase im Pfeffer, und es fehlen nur wenige Schritte, um aus einer etwas konfusen Aufgabenstellung ein formschönes Projekt zu basteln.

Haben Sie zum Beispiel lediglich die Frage nach der zeitlichen Begrenzung mit »Nein!« oder »Weiß nicht!« beantwortet, dann prüfen Sie doch mal, warum Sie keine definierten Start- und Endpunkte haben. Ist es wirklich unmöglich zu sagen, wann Sie fertig sein werden, oder liegt das nur daran, dass sich bislang noch niemand die Mühe gemacht hat, sich darüber Gedanken zu machen? Wenn Letzteres der Fall ist, kann Ihnen dieses Buch helfen. Wir werden später noch erklären, wie man ein Projekt plant und dann sogar relativ verlässlich sagen kann, wann man mit allem fertig sein wird.

Haben Sie hingegen die Frage nach dem Ziel mit »Nein!« oder »Weiß nicht!« beantwortet, dann haben Sie ein ganz anderes Problem, denn Sie wissen ja gar nicht, warum Sie tun, was Sie da gerade tun. Vielleicht wissen Sie es sogar ungefähr und haben eine etwas schwammige Vorstellung davon, was am Ende dabei rauskommen soll, sind aber im ganzen Bürostress noch nicht dazu gekommen, sich das mal genauer zu überlegen. Nehmen Sie sich also die Zeit und überlegen Sie sorgfältig, was Sie da eigentlich tun, warum Sie es tun und wie das Ergebnis dann schlussendlich aussehen soll. Unabhängig davon, ob Sie es nachher wirklich mit einem waschechten Projekt zu tun haben werden, ist es nicht unwahrscheinlich, dass Ihre Arbeit befriedigender ist, wenn Sie das Ziel besser vor Augen haben.

Auf diese Weise können Sie sämtliche mit »Nein!« beantwortete Fragen daraufhin abklopfen, ob man sie vielleicht doch mit »Ja!« beantworten könnte, wenn man sich ein bisschen detaillierter mit dem, was man täglich tut, auseinandersetzt. Kommt dabei am Ende ein Projekt für Sie heraus, umso besser, in jedem Fall wissen Sie aber nachher etwas mehr über Ihre tägliche Arbeit.

Zusammenfassend, kann man ein Projekt also wie folgt definieren:

Ein Projekt ist einmalig, hat einen definierten Start- und einen definierten Endzeitpunkt, benötigt eine gewisse und eingeschränkte Menge an Ressourcen, hat ein definiertes Ziel und ist nicht komplett trivial.

Alles, was nicht alle diese Eigenschaften erfüllt, ist kein Projekt. Es ist vielleicht sinnvoll, das noch mal zu wiederholen: Alles, was nicht alle diese Eigenschaften erfüllt, ist kein Projekt. Wie sich das Tagesgeschäft vom Projekt unterscheidet, wird in Abbildung 2-1 noch mal dargestellt.

Abbildung 2-1: Unterscheidung zwischen Tagesgeschäft und Projekt in den wesentlichen Kriterien

Es ist auch nicht hilfreich, solche Konstrukte »projektartig« zu nennen oder krampfhaft zu versuchen, ein Projekt daraus zu machen. Tun Sie sich den Gefallen und denken Sie hier ausnahmsweise mal schwarz-weiß. Genauso, wie man nicht »ein bisschen schwanger« sein kann, kann etwas nicht »ein bisschen Projekt« sein. Am Ende sind dann alle Beteiligten nur verwirrt und unglücklich, und das kann ja niemand wollen. Es gibt ausreichend viele und gute Wege, Arbeit, die kein Projekt ist, sinnvoll zu organisieren. Der Heilsweg zum Glück führt nicht zwangsläufig über Projekte.

Sie wissen nun hoffentlich, ob Sie tatsächlich ein Projektmanager sind und auch woran Sie ein Projekt erkennen können, wenn es denn vor Ihnen steht. Sollte sich überraschend herausgestellt haben, dass Sie kein Projektmanager sind, hoffen wir, dass Sie trotzdem neugierig genug auf das Thema »Projektmanagement« sind, um weiterzulesen.

Für alle anderen haben wir jetzt vermutlich ungefähr ein Prozent aller drängenden Fragen beantwortet. Nach unserer Erfahrung liegt das Problem des schlechten Projektmanagements oft gar nicht darin, dass an einer Stelle ein konkreter großer Fehler gemacht wurde, sondern darin, dass es an den methodischen Grundlagen hapert, sodass ein solides und erfolgreiches Managen von Projekten erst gar nicht möglich ist. Wir sind also der Auffassung, dass der Weg zum weniger schlechten Projektmanager nicht im geschickten Ausweichen mehr oder weniger bekannter Fallstricke liegt, sondern einfach in der bewussten Anwendung etablierter Projektmanagementmethoden. Und weil wir ja keine Zeit zu verschwenden haben und aus Ihnen schnell ein weniger schlechter Projektmanager werden soll, machen wir jetzt einfach direkt weiter.