Читать книгу Кәсіпкерліктегі менеджменттің көпфункционалды үлгілері - Қарлығаш Мұхтарова - Страница 5

Үлгіні құру, басқару сияқты, процесс болып табылады. Процестің негізгі кезеңдері – мақсат пен мүддені таңдау, құру, дәлдікке тексеру, қолдану және үлгіні жаңарту.

Мақсатты қою. Басқарушылық мәселені дұрыс шешуді қамтамасыз ететін үлгіні құрудың бірінші және ең маңызды кезеңі – мақсатты қою. Мәселенің өзі дәл анықталмаса, математика және компьютерді дұрыс қолдану еш пайда бермейді. Шеннон бойынша: «Альберт Эйнштейн мақсатты дұрыс қою оның шешімінен де маңызды деп айтқан. Қабылдарлық және тиімді шешімге келу үшін, мәселенің неден тұратынын білу керек. Бұл тұжырым қаншалықты қарапайым және айқын, бірақ басқару ғылымының тым көп мамандары анық нәрсені елемейді. Жыл сайын миллиондаған доллар қаржыны дұрыс қойылмаған мақсаттардың тереңойлы және елде жоқ шешімін табуға жұмсалады».

Бұрын қорғаныс министрлігінде қызмет атқарған Чарльз Дж. Хитч былай деп айтқан: «Өзімнің жеке тәжірибемнен білетінім – жүйелі сараптама маманы үшін ең қиыны – сараптама техникасы емес. Іс жүзінде, қорғаныс министрлігі бюросында біз қолданатын әдістер қарапайым және заманауи да емес. Тиімді және өнімді сараптаушы мақсатты құру (жобалау) қабілеті».

Басқару мәселенің бар екенін білгенімен, нақты мәселе анықталды деуге болмайды. Басқарушы симптомдарды себептерден ажырата білуі керек.

Мысал ретінде, тапсырыстарын уақытында қанағаттандырмағаны үшін аптекалардан көптеген арыз қабылдайтын фармацевтикалық компанияны қарастырайық. Нақты мәселе, шын мәнінде, тапсырыстың кешігуінде емес. Мәселені зерттеу барысында тапсырыстар фирманың үш өндіруші өнеркәсібіндегі қиындықтардың нәтижесінде кешігетіні анықталды. Бұл материалдар мен қосалқы заттар қажеттілігін сапасыз болжау нәтижесіндегі химиялық реагенттер мен жабдыққа қажетті қосалқы бөлшектердің жетіспеушілігімен байланысты болған.

Үлгіні құру. Дұрыс қойылған мақсаттан кейінгі процесс – үлгіні құру болып табылады. Құрушы (жобалаушы) басқарушыларға олардың алдында тұрған мәселені шешуге көмектесу үшін үлгінің басты мақсатын, шығыс нормативтерін және қандай қажетті ақпаратты алу керектігін анықтап алуы қажет. Егер жоғарыда келтірілген мысалды жалғкастыратын болсақ, онда шығыс ақпараты бізге уақыттын дәл нормативтерін және тапсырысқа тиісті материалдар мен қосалқы бөлшектер туралы мәліметті беру керек.

Басқару ғылымының маманы басты мақсатты қоюға қосымша осы мақсаттың талаптарына жауап беретін және қажетті мәліметті бере алатын үлгіні құру үшін қандай ақпарат қажет екенін анықтап алу керек. Біздің жағдайда, қажетті ақпарат ретінде әрбір реагент үшін керек-жарақтың толық болжамы, өнімнің әр түрінде сатып алынатын материалдардың сипаты, жабдық бөлшектерінің қызмет мерзімі, т.б. мәлімет бола алады. Қажетті ақпарат көптеген ақпарат көздерінде шоғырлануы да мүмкін.

Үлгіні құру барысында ескеруге тиісті басқа факторларға шығындар және адамдардың реакциясы жатады. Мәселені шешуге арналған үлгі мәселенің өзінен қымбат тұратын болса, онда ол ұйымның мақсатына жетуге еш пайдасын тигізбейді. Осылайша, тым күрделі үлгі соңғы тұтынушылармен қауіп ретінде қарастырылып, олармен жоққа шығарылуы мүмкін. Сондықтан, тиімді үлгіні құру үшін басқарушылар мен басқару ғылымының мамандарына бірлесіп жұмыс істеп, әр жақтың қажеттіліктерін ескеру керек. Ғылыми басқарудың мектебі осындай потенцииалды мәселелердің бар екендігін мойындайды.

Үлгіні дәлдікке тексеру. Үлгіні құрғаннан кейін оны дәлдікке тексеру керек. Тексерудің бір аспектісі болып үлгінің нақты өмірге (әлемге) ұқсас болу деңгейін тексеру саналады.басқару ғылымының маманы үлгіге нақты өмірдегі жағдайдың барлық құрамаларының енгізілгенін тексеріп, анықтау керек. Егер мәселе күрделі болса, онда ол жеңіл іс емес. Көптеген басқару үлгілерін тексеру барысында, олар релевантты өзгермелілерді қамти алмағаны анықталды. Әрине, егер үлгі қолданыста күрделі болмаса, үлгі неғұрлым нақты әлемге жақын болса, оның басқарушыға мәселені шешуге беретін потенциалы соғұрлым зор.

Үлгіні тексерудің екінші аспектісі үлгінің көмегімен алынатын ақпараттың басқарушыларға шешім қабылдауға көмектесу деңгейін анықтаумен байланысты.

Мысалымызды жалғастырайық. Егер фармацевтикалық фирманың үлгісі басқарушыларды материалдары және қосалқы заттарды қанша және қандай жиілікпен сатып алу қажеттілігі туралы ақпаратпен қамтамасыз ететін болса, онда оны тиімді үлгі деп есептеуге болады, өйткені шығыс ақпараты басшылыққа жеткізілімдерінің кешігу мәселесін шешуге мүмкіндік береді.

Үлгіні тексерудің жақсы тәсіл – оны өткен жағдайларда тексеру болып табылады. Фармацевтикалық компания өз үлгісін соңғы үш жыл ішіндегі қорлар мәселесін шешуде тексеруі мүмкін. Егер үлгі дәл болса, онда қор мәселесінің шешімі кешігуге әкелген себептерді дәл, нақты сандық және уақыт көрсеткіштерімен анықтайды. Сонымен қатар, үлгі арқылы алынған ақпаратты басшылық өндірістік қиындықтар және кешігулерді жою үшін қолдана алады.

Үлгіні қолдану. Дәлдікке тексеруден кейін үлгі қолдануға дайын. Шеннон айтқандай, басқару ғылымының ешбір үлгісін «тәжірибеде қолданып, түсініп, қабылдабанғанша, сәтті құрылған деп есептеуге болмайды». Көп жағдайда бұл үлгі құру барысындағы ең қобалжырлық сәттер болып табылады. Корпоративті деңгейде операцияларды сараптаумен айналысатын бөлімдердің зерттеулері бойынша, басқару ғылымы үлгілерінің 60 % ғана толық масштабта қолданылды. Басқа зерттеулерге сүйеніп, американдық корпорациялардың жетекшілері және батыс еуропалық маркетингтік басқарушылар шешім қабылдау барысында үлгілерді кеңінен қолданбайтынын атап кетуге болады. Жетекшілердің үлгілерді толық масштабта қолданбаудың басты себебі, мүмкін, олардың үлгілерді түсінбеуінде немесе қауіптенулерінде жатыр.

Басқару ғылымының үлгілері штабтық қызмет мамандарымен даярланатын болса (көп жағдайда осылай болады), онда үлгі арналған сызықтық деңгейдегі басқарушылар одан алынатын ақпаратқа талаптар және жалпы мақсатты қою процесіне қатысулары керек. Зерттеулер бойынша, осы жағдайда үлгілердің қолданылуы 50 % ға өседі. Одан басқа, осындай басқарушыларға үлгінің қалай жұмыс істейтінін, оның мүмкіндіктері мен шектеуліктерін түсіндіру керек.

Үлгіні жаңарту. Үлгіні қолдану сәтті жүрсе де, ол бәрібір жаңартуды қажет етеді. Басшылық шығыс ақпарат нысанының түсініксіздігін байқауы немесе ақпаратты толықтыру қажеттілігін тұжырымдау мүмкін. Егер ұйым мақсаттарының өзгеруі шешімдерді қабылдау критерийлеріне әсер тигізетін болса, онда үлгіні өзгертіп түрлендіру қажет. Дәл осылай, сыртқы ортадағы өзгерістер, мысалы жаңа тұтынушылардың, жеткізушілердің немесе технологиялардың пайда болуы, үлгі құрылу барысында қолданылған бастапқы ақпаратты құнсыздандыруы мүмкін.

Шешім бағдарланатын немесе бағдарлануға жатпайтындығына тәуелсіз, менеджердің шешім қабылдаудың классикалық, әкімшілдік немесе саяси үлгілерін таңдауына тәуелсіз шешімді қабылдау процесі алты кезеңнен тұрады (сурет 3 қара):

3-сурет. Басқарушылық шешімдерді қабылдау процесінің негізгікезеңдері

Шешімдерді қабылдау әдістері. Басқаруда қолданылатын шешімдерді қабылдау әдістерінің кез келгенін техникалық тұрғыдан үлгілеудің түрі деп қарастыруға болады. Бірақ, дәстүрге сай үлгі термині жоғарыда аталған жалпы сипаттамадағы әдістерге және оның көптеген спецификалық түрлеріне қатысты ғана қолданылады. Үлгілеуге қосымша жетекшіге мақсатына жетуге көмектесетін шешімді қабылдауға мүмкіндік беретін бірнеше әдістер бар. бұл бөлімнің тақырыбына төлем матрицасы және шешімдер ағашы жатқызылады. Бұл әдістерді қолдануды жеңілдету мақсатында және қабылданатын шешімдердің сапасын арттыру үшін басқарушылар болжауды пайдаланады. Болжаудың кең таралған әдістері келесі бөлімде қарастырылған. Біздің мақсатымыз – бұл құралдарды қолдануға емес, оларды түсінуге баулу.

Үлгілеудің жалпы мәселелері.

Басқа әдістер мен тәсілдер сияқты, басқару ғылымының үлгілері де қателіктерге әкелуі мүмкін. Үлгінің тиімділігі потенциалды ақаулықтар қатарымен төмендетілуі мүмкін. Олардың ішіндегі ең көп таралғаны – дәл емес бастапқы ақпарат, қажетті мәліметті алу мүмкіндігінің шектеулілігі, тұтынушының қорқынышы, тәжірибедегі аз қолдану, тым жоғары құн.

Дәл емес бастапқы ақпарат. Кез келген үлгі кейбір бастапқы ақпаратқа немесе алғышарттарға сүйенеді. Бұл бағалауға бейім алғышарттар болуы мүмкін, мысалы, жұмыс күшіне келесі алты ай ішіндегі шығын 200 мың долларды құрайтыны туралы. Осындай мәліметті объективті түрде тексеріп, есептеуге болады. Оның дәл болу ықтималдылығы зор. Кейбір алғышарттар бағалауға жатпайды және оларды объективті түрде тексеру мүмкін емес. Алдағы жылда сату көлемі 10 % өсетіні туралы тұжырым – тексеруге жатпайтын мәлімет. Оның болар болмасын ешкім білмейді. Осындай алғышарттар үлгінің негізі болғандықтан, соңғының дәлдігі алғышарттардың дәлдігіне тәуелді. Үлгіні қорда қажеттілікті болжау мақсатында қолдану сату болжамдары туралы дәл ақпаратсыз мүмкін емес.

Ақпараттық шектеуліктер. Алғышарттардың дәл болмауының және басқа да қиыншылықтардың негізгі себебі – үлгіні құруға да, қодануына да әсерін тигізетін қажетті ақпаратты алудағы шектеулі мүмкіндіктер. Үлгінің дәлдігі мәселе жөніндегі ақпараттың дәлдігімен анықталады. Егер мәселе ерекше күрделі болса, онда басқару ғылымының маманы барлық релевантты факторлар бойынша ақпаратты алуға және оны үлгіге енгізуге қабілетті болуы керек. Сыртқы орта қозғалмалы болған жағдайда, ол туралы ақпаратты жылдам жаңарту керек, бірақ ол іске асырылмас немесе тиімді емес болуы мүмкін.

Кейде үлгі құруда өзекті аспектілер өлшеуге жатпайтындықтан еленбей қалуы мүмкін. Мысалы, жаңа технологияның тиімділігін анықтау үлгісі, оған тек мамандандырудың өсуімен байланысты шығындардың төмендеуі туралы ақпарат енгізбесе, дәл емес үлгі болады. Болжауға және өлшеуге жатпайтын жұмысшылардың психологиялық әсері де өнімділікке ықпалын тигізеді. Жұмысшыларға жаңа процесс ұнамаса, жұмысқа қатынаспаушылық, кадрлар ағындылығы, өндірістік жүйелердегі қайшылықтар сияқты факторлармен байланысты шығындар өнімділіктің артуына кесірін тигізеді.

Жалпы айтатын болсақ, белгісіздік жағдайында үлгіні құру қиынға соғады. Қажетті ақпарат, объективтілік тұрғысынан қол жеткізбейтіндей анық емес болса, онда басқарушыға, мүмкін, өз тәжірибесіне, түйсігіне, шешім қабылдау қабілетіне, кеңесшілер көмегіне сүйенген тиімдірек болады.

Тұтынушының қорқынышы. Үлгіні қолданбаса, оны тиімді деп есептеуге болмайды. Үлгіні қолданбаудың негізгі себебі, ол арналған басқарушылар, үлгі арқылы алынатын нәтижелерді түсінбей, оны қолдану қорқынышы болып табылады. «Форчун» журналының өндіріс саласындағы 500 фирманың вице президенттері арасында жүргізген сауалнамасына сүйенсек, вице президенттердің басқару ғылымының үлгілерін қолданудағы негізгі қиындық – осы саладағы білімнің жетіспеушілігінде екендігі көрінеді.

Зерттеушілер тобы, осы қиындықтың алдын алу мақсатында сараптаудың сандық әдістерінің мамандары басқарушыларды үлгілерді қолдану кезегі мен мүмкіндіктерімен таныстыру үшін көбірек уақыт бөлгендері жөн деген тұжырымға келді. Басқарушылар үлгіні қолдануға дайын болулары керек, ал жоғары буын басқарушылары ұйымның сәттілігі және басқарушылардың ұйымның жұмысын тиімді жоспарлау мен қадағалауына үлгілердің тигізетін әсері туралы айтып отыруы керек.

Тәжірибеде аз қолдану. Зерттеулер қатарына сүйенсек, басқару ғылымы шеңберіндегі үлгілеу әдістерінің деңгейі үлгілерді қолдану деңгейінен әлде қайда жоғары екендігі көрінеді. Жоғарыда аталып кеткендей, осындай жағдайдың негізгі себептерінің бірі – қорқыныш. Басқа себептер – бұл біліктіліктің жетіспеуі және өзгерістерге қарсылық. Бұл мәселе үлгіні құру барысында штабтық мамандардың тұтынушыларды қатыстыру өзектілігін көрсетеді. Адамдар мәселені, әдісті немесе өзгерісті талқылау және түсіну мүмкіндігіне ие болғанда, олардың қарсылығы төмендейді.

Аса қымбат құн. Басқарудың басқа әдістері сияқты, үлгіні қолданудың тиімділігі оның құнын толығымен өтеу керек. Үлгілеуге жұмсалатын шығындарды жоспарлау барысында басқарушы жоғарғы және төмен буындағы жетекшілердің үлгіні құруға, ақпаратты жинауға, оқытуға жұмсаған уақыттарын, шығындарын, ақпаратты өңдеу және сақтау құнын ескеру керек.