Читать книгу Логистика - Дмитрий Шевченко - Страница 9

Под организационной структурой отдела закупок понимается иерархия полномочий по принятию решений внутри отдела.

Построенный как пирамида, высший сотрудник несет наибольшую ответственность за принятие решений.

Хотя каждая работа считается жизненно важной для отдела, все подчиняются руководителю.

Каждый бизнес уточняет свою организационную структуру в зависимости от конкретных потребностей.

Организационная структура службы закупок

Структура одного отдела закупок не обязательно будет похожа на другую, хотя есть должности, которые присутствуют в большинстве иерархий.

Большинство крупных компаний и даже некоторые государственные организации имеют отдел закупок или закупок как часть повседневной деятельности.

Эти отделы предоставляют услуги, которые составляют основу многих производственных, розничных, военных и других промышленных организаций.

Многие сотрудники, даже те, кто работают в этих компаниях, не знают, чем занимается отдел закупок, почему он существует и каким целям служит.

Чтобы лучше понять роль отдела закупок, рассмотрим некоторые функции, которые он выполняет.

Основные функции отдела закупок.

1. Приобретение сырья и других ресурсов.

Одна из функций отдела закупок – закупить все необходимые материалы, необходимые для производства или повседневной работы компании или государственной организации. Для производственной компании это может быть сырье, такое как железо, сталь, алюминий или пластмассы, но также могут быть инструменты, оборудование, грузовики для доставки или даже канцелярские товары, необходимые для секретарей и отдела продаж.

В розничной торговле отдел закупок следит за тем, чтобы на полках или на складах всегда было достаточно продуктов, чтобы клиенты были довольны, и чтобы в магазине все было хорошо укомплектовано.

Для малого бизнеса особенно важно поддерживать порядок инвентаризации на разумном уровне. Инвестирование больших сумм бюджета в избыточные запасы может привести к проблемам с хранением и нехватке потом бюджета для других расходов, таких как реклама или исследования и разработки. Отдел закупок также контролирует всех поставщиков, которые поставляют компании предметы, необходимые для правильной работы.

2. Достижение наилучшей возможной цены.

Отдел закупок также обязан постоянно оценивать, получает ли он эти материалы по наилучшей возможной цене, чтобы максимизировать рентабельность. Для малого бизнеса это может быть сложной задачей.

Здесь закупка осуществляется в меньших количествах, чем это делает более крупный поставщик, и поэтому он может не получать такие же оптовые скидки, как крупный закупщик.

В этом случае, отдел закупок в малом бизнесе должен искать лучших поставщиков по наиболее разумным ценам для заказов определенного размера компании.

Сотрудники отдела закупок могут общаться с альтернативными поставщиками, договариваться о более выгодных ценах для оптовых заказов или исследовать возможность приобретения более дешевых материалов из альтернативных источников.

3. Оформление документов и бухгалтерский учет.

Отделы закупок обрабатывают все документы, связанные с закупкой и доставкой принадлежностей и материалов. Закупка обеспечивает своевременную доставку материалов от поставщиков, генерирует и отслеживает заказы на закупку и работает вместе с отделом получения и отделом кредиторской задолженности, чтобы гарантировать, что обещанные поставки были получены в полном объеме и были оплачены вовремя.

В малом бизнесе это означает тесное сотрудничество с бухгалтерским отделом, чтобы обеспечить наличие достаточного капитала для покупки приобретенных товаров, бесперебойный поток денежных средств и своевременность всех платежей.

4. Соответствие бизнес политики компании.

Отдел закупок также должен убедиться, что он соблюдает все требования политики компании.

Например, в малом бизнесе отдельные сотрудники могут общаться с отделом закупок о потребностях в закупке таких вещей, как канцелярские товары или компьютеры.

Перед совершением покупки отдел закупок должен убедиться, что он соблюдает надлежащие протоколы для закупок и утверждения бюджета, и должен гарантировать, что любые товары приобретаются в соответствии с общей политикой закупок организации.