Читать книгу Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности - Ирина Рыженкова - Страница 14

Необходимость навыка постановки задач

Работа менеджера (с учетом занимаемой должностной позиции) состоит в том, чтобы обеспечивать достижение поставленных целей на уровне всей организации, подразделения, отдельных сотрудников.

Достигнут или не достигнут необходимый результат – вот ключевой вопрос, ответ на который позволяет оценить профессиональный уровень менеджера. При этом недостаточно только обеспечить достижение результата, надо сделать это с минимальными затратами времени, сил, ресурсов.

Но управление подчиненными, процессами, бизнесом требует от менеджера специфических навыков. Как организовать работу своих сотрудников? Как поставить задачу? Как контролировать результат? Эти и многие другие вопросы зачастую оказываются «критическими» для руководителя.

Грамотно поставить задачу, объяснить, что и как нужно сделать, что получить в итоге, – вот основные шаги, предпринимаемые менеджером, когда он решает вопросы, направленные на достижение поставленных целей. Большое значение при этом имеет и мотивация подчиненных, и то, как будет осуществляться контроль процесса достижения результата.

Чтобы в своей текущей практике избегать ситуаций, когда подчиненные могут неправильно трактовать поставленные перед ними задачи, менеджеру необходимо научиться правильно их формулировать.

По мнению многих специалистов, умение ставить четкие цели и задачи своим сотрудникам – это одна из основных базовых компетенций эффективного руководителя.

Эффективность постановки задач

В соответствии с базовым принципом эффективности мы можем определить эффективность постановки задач как соотношение результата (выполнено ли задание) и затрат времени и сил на объяснение задания, мотивацию, контроль.

Как видно из рис. 2.1, на котором приведена формула для оценки эффективности постановки задачи, повышение уровня эффективности, если мы говорим о постановке задачи, становится возможным, когда реализуется один из двух вариантов:

– либо происходит снижение затрат времени на непосредственное взаимодействие с подчиненным (объяснение задания, мотивация, контроль);

Рис. 2.1. Эффективность постановки задач

– либо при тех же временных затратах обеспечивается более глубокое понимание задания, большая мотивация, повышается степень ответственности.

Управленческое воздействие

Управленческое воздействие, обеспечивающее изменение в желаемом направлении тех или иных характеристик организации, включает четыре основных звена: планирование, организацию, мотивацию, контроль (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Управленческое воздействие

Планирование состоит в определении целей организации и путей их достижения.

Организация заключается в создании механизма использования управленческих ресурсов.

Мотивация означает побуждение подчиненных к определенным действиям.

Контроль подразумевает установление критериев, по которым будут оцениваться результаты деятельности, а также анализ и корректировку осуществляемых действий.

Все эти звенья важны, если мы говорим об эффективной постановке задач.

В этой главе мы рассмотрим основные аспекты управленческого воздействия, которые играют существенную роль при эффективной постановке задач.

Цели и задачи

Желаемый для организации результат выражается в целях и задачах.

Цель – смысл предпринимаемых действий; желаемое на данный момент состояние, итог работы.

Задачи – это шаги по достижению цели; действия, за счет которых достигается цель; путь достижения цели.

Подчеркнем, что одну и ту же цель можно достигнуть разными способами, решая различные задачи. Например, целью является повышение объема продаж. Какие задачи поставит в данном случае менеджер? Каким путем он хочет достичь необходимого результата?

Здесь возможно использование самых разных вариантов. Скажем, можно стремиться к таким результатам, как повышение цен, расширение ассортимента, проведение рекламной кампании. А могут быть поставлены и прямо противоположные задачи: снижение цен, распродажи, скидки оптовикам.

Таким образом, если мы рассматриваем деятельность организации в определенном масштабе в определенный момент времени, то видим, что всегда есть деятельность (задачи), а есть итог этой деятельности (цель). Поэтому в «статическом» варианте цель – это результат, задачи – шаги по достижению этого результата. В этом смысле цели и задачи – совершенно разные понятия.

Подчеркнем важный момент: если мы рассматриваем деятельность организации в динамике, то мы видим, что каждая цель является задачей по отношению к более крупной цели. И наоборот, каждая задача является целью по отношению к более мелким видам работы. Поэтому в «динамическом» варианте цели и задачи – это одно и то же – желаемые результаты деятельности.

Соотношение целей и задач четко проявляется на схеме «дерево целей».

«Дерево целей»

Коммерческая организация, как правило, стремится к достижению не одной, а нескольких целей. При этом возможно противоречие между целями разных типов, разных уровней, разных временных интервалов.

Чтобы на этапе планирования увязать между собой различные цели и задачи, многие руководители используют «дерево целей» – инструмент анализа, позволяющий согласовать цели разных уровней и разного масштаба.

«Высший менеджмент решает такие вопросы, как приоритетные направления разработки технологий (продвинутые Cmos-техноло-гии, высоковольтные технологии). Директора направлений и директора технологических центров решают такие вопросы, как разработка специфических технологий для различных сегментов рынка в рамках заданных приоритетов (Cmos 65пт). Начальники подразделений, начальники отделов и менеджеры проектов управляют реальной разработкой технологий и необходимых средств для использования этих технологий при разработке конечных продуктов, а также координируют сроки разработки, чтобы к моменту начала использования технологии имелись все необходимые для этого средства».

Дмитрий Шипицын, менеджер группы физической верификации

Компания «Фрискейл семикондактор»

«Дерево целей» помогает определить приемлемые способы и практические меры получения желаемого результата.

Основная идея здесь заключается в том, что сначала определяется цель самого высшего порядка (так называемая цель I уровня), а затем, уже на ее основе, определяются менее значимые цели (цели II, III и далее уровней), чтобы выделить конкретные цели и задачи, достижение которых позволит, в конечном итоге, достичь главную цель (рис. 2.3).

Например, для коммерческой организации получение прибыли является одной из главных целей (при этом та же организация может ставить целью стабильное долгосрочное развитие на рынке). В свою очередь, чтобы повысить прибыльность, компания может стремиться увеличить долю рынка или же разработать новый продукт. Чтобы увеличить долю рынка, коммерческая фирма может поставить цель провести эффективную рекламную кампанию или изменить ценовую политику и т. д.

«Дерево целей» четко показывает соотношение целей и задач. Для целей первого уровня цели второго уровня являются задачами. В свою очередь, для цели второго уровня цели третьего уровня являются задачами и т. д.

Рис. 2.3. «Дерево целей» (пример)