Читать книгу Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности - Ирина Рыженкова - Страница 15

«Умные» цели и задачи

Один из самых известных в современной практике управления инструментов работы по определению целей и задач – так называемые SMART-критерии, которым должны соответствовать поставленные цели.

SMART – это аббревиатура, образованная первыми буквами английских слов:

• Specific (конкретная);

• Measurable (измеримая);

• Actionable (активирующая);

• Relevant (согласованная);

• Time-bounded (определена во времени).

Само слово «smart» в переводе с английского означает «умный».

«Постановку задачи согласно SMART-критериям я считаю полезным и реально работающим инструментом. Их знание дает методику постановки целей, позволяет не забыть некоторые важные детали и дает некоторую уверенность, что подчиненные восприняли цель без искажений».

Дмитрий Барболин, территориальный менеджер

Perfetti Van Melle

Таким образом, правильная формулировка цели означает, что цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотносится с конкретным сроком.

Теперь остановимся подробнее на каждом из обозначенных критериев и посмотрим, что подразумевает постановка SMART-целей на практике (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Формулировка цели: критерии SMART

Конкретность цели

Когда вы ставите сотруднику задачу, прежде всего нужно задать себе вопрос: что вы хотите получить в результате ее выполнения? Этот критерий важен, потому что у вас может сформироваться свое видение результата, а у сотрудника – свое. А в итоге вы и сотрудник будете по-разному представляете себе одну и ту же цель.

Чтобы этого не произошло, необходимо как можно точнее, подробнее, детальнее ответить на вопрос, что нужно получить в результате выполнения задачи. Необходимо стремиться к тому, чтобы оставалось как можно меньше деталей задания, понимаемых «по умолчанию». Иначе возрастает риск, что не удастся достигнуть того, что задумано, особенно в новых и нестандартных ситуациях.

Например, генеральный директор дает распоряжение: «Подготовить к 14.00 информацию по ключевым клиентам». К назначенному времени коммерческий директор подготовил отчет по объемам продаж. А генеральный ждал информацию по кредиторской задолженности. В результате задача оказалась не выполненной из-за неконкретной постановки цели. Ведь и руководитель, и подчиненный решили, что все ясно по умолчанию. Однако оказалось, что они имели разное представление о том, о какой информации идет речь.

Измеримость цели

Измеримость позволит дать ответ на вопрос: достигнута ли поставленная цель и в какой степени?

Если нет измерителей, очень сложно оценить результаты проделанной работы и объективно контролировать процесс.

Измерители могут быть количественными и качественными, прямыми и косвенными (рис. 2.4).

Например, директор на одном из совещаний ставит задачу: «Наладить оперативный обмен информацией между отделом продаж и складом». Когда директор поинтересовался, выполнена ли поставленная задача, оказалось, что руководители отделов стали чаще разговаривать друг с другом, узнавая «как идут дела».

Рис. 2.4. Измерители результата

Поскольку при постановке задачи отсутствовали измерители достижения цели, оказалось непонятно, как контролировать ее выполнение и оценивать результаты работы.

Директору нужно было сформулировать задачу, указав измеритель результата, например «еженедельно предоставлять друг другу отчеты по такой-то форме».

Активация

В формулировке цели должны быть обозначены действия, которые нужно предпринять, чтобы получить желаемый результат. Это ответ на вопрос: за счет чего мы собираемся достичь результата?

Например, директор ставит задачу отелу продаж: «В следующем квартале увеличить объем продаж на 20 %». Задача выполнена, но, как оказалось, за счет перерасхода рекламного бюджета.

Директор должен был четко указать, за счет какой активности, каких действий компания должна увеличить объем продаж. Скажем, за счет повышения уровня сервиса или проведения распродажи.

«В целях усиления борьбы с вредителями Министерство сельского хозяйства Китая объявило, что за каждую сданную саранчу будет выплачен 1 юань. Теперь все крестьяне разводят саранчу…»

Старый анекдот

Согласованность поставленных целей

Поставленная цель должна соотноситься с другими целями и задачами, а также работать на общую стратегическую цель (см. раздел 2.1. «Дерево целей»). Если же выполнение данной задачи противоречит другим задачам, то такой подход в постановке целей вряд ли можно назвать эффективным.

Например, руководитель компании ставит финансовому отделу цель «уменьшить кредиторскую задолженность», одновременно дав задание производственному отделу «полностью обновить техническую базу производства». При этом цели явно противоречат друг другу, поскольку для обновления производственного оборудования компании необходимо взять очередной кредит.

Возможно, данные цели стоило развести друг с другом по времени, ведь одновременно их выполнить нельзя, а последовательно – вполне реально.

Определенность цели во времени

В формулировке цели должен быть четко обозначен срок ее выполнения. Ведь исполнителю необходимо четко представлять, за какой срок необходимо решить поставленную задачу.

Например, директор по маркетингу ставит своему подчиненному задачу по проведению мониторинга рынка. При этом цель конкретна, измерима, согласована, обозначены действия, которые нужно предпринять. Только не обозначен срок выполнения данного задания. Здесь может возникнуть ситуация, когда директор по маркетингу ждет результат через неделю, накануне важных переговоров, а его подчиненные добросовестно, основательно, не торопясь «прорабатывают» рынок, поскольку не знают о срочности задания.