Читать книгу Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности - Ирина Рыженкова - Страница 19

Этапы контроля

Процессу постановки и выполнения задач неизбежно сопутствуют факторы неопределенности: задания не всегда выполняются так, как было задумано, меняются условия работы, руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей.

Именно при помощи контроля менеджер может определить, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в из-

вестной корректировке. Соответственно, можно определить контроль как процесс обеспечения достижения целей. Эта функция менеджера подразумевает измерение, анализ и корректировку действий по достижению поставленных целей.

Процедура контроля включает три основных этапа: выработку стандартов, сопоставление с ними реальных результатов деятельности и принятие необходимых корректирующих мер (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Этапы контроля

Типы контроля

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы, по сути – это проверка наличия необходимых для решения поставленной задачи ресурсов, а именно:

• контроль человеческих ресурсов;

• контроль материально-технических ресурсов;

• контроль финансовых ресурсов;

• контроль информационных ресурсов;

• контроль временных ресурсов.

Текущий (промежуточный) контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ по достижению поставленной цели. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений позволят исключить отклонения от намеченных планов.

Заключительный контроль представляет собой сравнение фактически полученных результатов с ожидаемыми, именно заключительный контроль показывает, достигнута ли поставленная цель.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он важен для менеджера по двум причинам.

Во-первых, обучение: заключительный контроль дает информацию, необходимую для постановки задач, если аналогичные задачи предполагается ставить в будущем.

Во-вторых, мотивация: подчиненные получают обратную связь о результатах своей работы, а это чрезвычайно важно для повышения мотивации. При этом одинаково важны как позитивная обратная связь (что было сделано хорошо), так и отрицательная обратная связь (что было сделано плохо).

По мнению известного специалиста в сфере контроля Уильяма Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

«Контроль исполнения задачи, на мой взгляд, – это 50 % успеха. Я сторонник финального контроля, когда при получении результатов приходится делать небольшие корректировки, однако на практике выходит, что контроль должен быть постоянный, ежедневный – из-за слабого профессионального уровня сотрудников. Это очень отвлекает, люди начинают воспринимать тебя как «волшебную палочку», поступает очень много вопросов. Пытаюсь с этим бороться написанием процедур и более жестким общением с некоторыми особо непонятливыми сотрудниками».

Никита Михайлов, менеджер по маркетинговым

коммуникациям в магазинах

ООО «ОБИ ФЦ»

Контроль и мотивация

Известно, что контроль уже сам по себе оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение людей. Менеджеры часто делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать влияние на действия сотрудников и заставить их направить усилия на достижение целей организации.

Так, никто не делает секрета из регулярных проверок качества изделий на заводах. Или, например, сотрудники финансовых компаний, которые обладают правом выдавать кредиты или подписывать чеки, твердо знают, что вся финансовая отчетность будет тщательно проверена независимыми аудиторами.

Сделать процесс контроля наглядным и очевидным нужно не для того, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а для того, чтобы предотвратить их. Менеджеры надеются, что сотрудники, зная о том, что контроль существует и действует эффективно, будут сознательно стараться избегать ошибок, сомнительных сделок и т. д. В свою очередь, это приводит к тому, что благодаря контролю шансы максимально сблизить реальные результаты с намеченными возрастают.

Зависимость объема контроля от риска

Объем контроля со стороны менеджера во многом зависит от важности решаемой задачи, от степени риска, с которым связано выполнение или невыполнение поставленной задачи.

Мы можем выделить два варианта контроля – максимальный и минимальный – в зависимости от риска, связанного с процессом решения поставленной задачи (табл. 2.3).

Таблица 2.3. Зависимость объема контроля от риска

Максимальный контроль необходим, когда цена вопроса слишком высока. Здесь целесообразно использовать вариант по типу «Получи добро».

Подчиненный, прежде чем предпринять реальный шаг, направленный на выполнение поставленной задачи, докладывает менеджеру о своих намерениях. В этом случае менеджер может вовремя внести необходимые коррективы.

Например, специалист по рекламе согласует с коммерческим директором свое решение о выборе рекламного агентства по результатам тендера.

Важно отметить, что такой вариант контроля забирает много времени у менеджера, а значит, будет себя оправдывать только в тех случаях, когда решаются важные вопросы с высокой степенью риска.

Минимальный контроль возможен, когда проблема, которую решает подчиненный, не слишком значима и в случае ошибки ничего страшного не произойдет. Здесь целесообразно использовать вариант по типу «Держи меня в курсе».

Подчиненный сообщает менеджеру об уже предпринятых действиях по выполнению поставленной задачи. Руководитель в этом случае ставится перед фактом и в случае совершенной ошибки всего лишь указывает на нее подчиненному.

Например, специалист по рекламе самостоятельно заказал пробный тираж буклетов. При этом он не подумал о том, что слишком мелкий шрифт делает чтение текста неудобным. Коммерческий директор указывает ему на этот промах, и в следующий раз вопрос будет решен как надо.

Отметим, что такой вариант контроля позволяет экономить время руководителя, а также повышать мотивацию подчиненных за счет доверия и самостоятельности. При этом обязательный «разбор полетов» со стороны менеджера является прекрасным средством обучения и повышения квалификации сотрудников.

Конечно же, минимальный объем контроля может быть эффективным только по отношению к вопросам с низкой степенью риска.