Читать книгу Selbstmanagement im Beruf: DAS SELBSTMANAGEMENT PRAXISBUCH! Wie Du in 5 Schritten mit dem richtigen Selbstmanagement im Beruf sofort massiv Deine Produktivität steigern, Zeit gewinnen und entspannt erfolgreich werden wirst - Jan Laumer - Страница 9

Nachdem Du Deine Aufgaben im Job nun in die 3 Kategorien aufgeteilt hast, kannst Du beginnen zu planen, wie Du sie am zeitsparendsten bearbeitest.

Gute Planung ist das A & O jedes Zeitmanagements und für Deinen Erfolg unverzichtbar. Sie gibt uns einen schnellen Überblick über alles, was wir erreichen wollen und was wir dafür tun müssen, sie ermöglicht es uns, wesentlich leichter und schneller Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen, weil wir stets alles im Blick haben und mit ihr sparen wir vor allem sehr, sehr viel Zeit.

Als Selbständiger planst Du auf 2 Ebenen: der strategischen Ebene (die Ziele planen und setzen: was willst Du erreichen?) und der taktischen Ebene (die Umsetzung der Ziele planen: wie willst Du es erreichen?) und Du bist gut beraten, die beiden Planungsebenen stets strikt voneinander getrennt zu halten.

Als Angestellter sind die Ziele in der Regel vom Unternehmen vorgegeben, aber Du hast einen gewissen Spielraum, wie Du sie erreichen willst und kannst und solltest unbedingt klug taktisch planen.

Zeitmanagement greift auf der Ebene der Umsetzung (also der taktischen Planung oder der Frage, wie wir gegebene Ziele mit minimalem Zeit- und Energieaufwand erreichen) und genau um diese Planungsebene – die sowohl für Selbständige als auch für Angestellte unverzichtbar ist - geht es in dieser Lektion.

Übrigens lassen sich Aufgaben aller drei Kategorien planen. Das wird Dich jetzt wahrscheinlich überraschen, denn die Aufgaben aus der Kategorie Unterbrechungen zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass sie eigentlich nicht planbar sind. Du wirst aber im Folgenden erfahren, wie Du selbst diese Aufgaben zum Teil planbar machen kannst und warum Du das auch unbedingt tun solltest, wenn Du dauerhaft entspannte Arbeitstage haben möchtest.

Um entspannt und stressfrei arbeiten zu können, ist es zunächst wichtig, dass Du immer einen guten Überblick über alle Aufgaben hast, die Du in nächster Zeit zu tun hast. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du bei Deiner Planung alles berücksichtigst und gelassen alle Termine einhältst, da Du Deine Aufgaben bereits frühzeitig bearbeiten und abhaken kannst. Du vermeidest damit auch, etwas Wichtiges zu vergessen und es später noch kurzfristig in den Plan einfügen zu müssen, wenn Du womöglich gar keine Zeit dafür hast, und dadurch in Stress zu geraten.

Aber auch beim Thema Planung gibt es einen wichtigen Punkt zu beachten: Auch der beste Plan bringt uns nur dann das gewünschte Ergebnis, wenn er sich (auch unter schwierigen und sich ändernden Bedingungen!) umsetzen lässt. Und dafür muss er 2 Dinge erfüllen: Er muss flexibel sein. Und er muss angenehm sein!

Viele Menschen stehen mit dem Plänemachen auf Kriegsfuß, da sie diese als einengend empfinden. Ein Plan sollte uns jedoch nicht einengen. Er sollte ein Tool sein, dass uns dient, und nicht ein Tool, dem wir dienen! Und er sollte uns so große Vorteile gegenüber nur wenigen kleinen Nachteilen bringen, dass wir uns ganz von selbst immer wieder dazu entscheiden, ihn umzusetzen, weil wir von den immensen Vorteilen profitieren wollen.

In diesem Kapitel erfährst Du, wie Du gute Pläne erstellst, die zugleich flexibel und angenehm sind:

Grundsätzlich solltest Du Aufgaben aus der gleichen Kategorie stets bündeln und als einen Aufgabenblock zusammen bearbeiten – egal, ob Du kurzfristig Deinen Tag oder langfristig Deinen Monat oder Dein Jahr planen willst.

So hältst Du die verschiedenen Kategorien immer voneinander getrennt und kannst für jede Kategorie die passende Strategie anwenden, ohne zwischen den einzelnen Strategien im Minutentakt hin und her wechseln zu müssen, was in der Praxis normalerweise nicht funktioniert und mit sehr viel höherem Energieaufwand verbunden wäre.

Wie viel Zeit ein einzelner Aufgabenblock in Anspruch nehmen sollte, erfährst Du später. Falls eine Aufgabe zu groß ist, um sie in einem Aufgabenblock zu bearbeiten, kannst Du sie natürlich einfach in beliebig viele einzelne Aufgabenblöcke derselben Kategorie unterteilen.

Da Du zunächst noch nicht weißt, welche Unterbrechungen im Job auf Dich zukommen werden, sondern nur, welche Routineaufgaben und welche flexiblen Aufgaben Du zu erledigen hast, musst Du zunächst auch nur die Aufgaben aus diesen beiden Kategorien planen. Du wirst zwar in Kapitel 5 lernen, wie Du selbst für Unterbrechungen feste Zeiten einplanen kannst, aber zunächst einmal brauchst Du das noch nicht tun.