Читать книгу Guía Práctica para una transición exitosa de la empresa al nuevo paradigma de la Administración Electrónica: cómo adaptarse a la Ley, evitar fracasos digitales e impulsar la empresa al siguiente nivel de eficiencia - Jan Sarsanedas Coll - Страница 8

Jorge salió del despacho de Manuel, el flamante CEO, embriagado por el fuerte olor a pachuli y saboreando la noticia que le acababa de anunciar. Hacía sólo unos meses que Manuel se había incorporado. En ese poco tiempo ya circulaban rumores sobre él, que lo pintaban como un personaje un tanto excéntrico. En sus cuarenta y tantos años había recibido el encargo de dirigir uno de los principales grupos empresariales del país en el sector de obras públicas, con decenas de empresas y centenares de trabajadores a su cargo. En dos décadas había cosechado una carrera de éxitos en las empresas que había liderado y por su presencia en los medios era sin duda un empresario de moda. En su plaza de garaje lucía un Tesla negro de último modelo, por debajo de la manga derecha de sus camisas y trajes de las mejores marcas se asomaba sin disimulo un pequeño tatuaje de un pictograma japonés y su intenso perfume de aceite esencial de pachuli llenaba el despacho con ese aire oriental y dejaba un rastro inconfundible allí por donde pasaba. A Jorge le importaban más bien poco su coche, sus ornamentos y todos aquellos rumores. Lo que de veras le impresionó fue su cercanía con todos los empleados, su sentido del humor a prueba de bombas y que era brillante haciendo negocios. En cuestión de pocos meses empezaron a reflejarse mejoras importantes en los resultados de la empresa y Jorge lo veía como su mentor.

Qué rápido había pasado el tiempo desde que Jorge se tropezó con él en su primer día en la empresa. Aunque en aquel momento Jorge todavía no sabía que él sería su nuevo jefe. Podríamos decir que Jorge lo rescató de su periplo involuntario por el laberíntico edificio corporativo y le ayudó a encontrar a la persona responsable del departamento de Capital Humano. Jorge recordaba perfectamente que Manuel estaba muy agradecido. Por la noche, cuando explicó el encuentro a Juana, su mujer, le dijo que Manuel era de aquellas personas que sonríen con toda la cara y que miran directamente a los ojos para conectar con el alma. Cuando estás con ellos puedes notar que están presentes y te sientes conectado y reconocido como ser humano.

Mientras volvía a su puesto de trabajo, podía ver a Ricardo y a Mercedes manteniendo una conversación de pie. Ricardo, como era típico en él, movía los brazos dramáticamente. Tendría que comunicarles la noticia, pero no sabía cómo. Ricardo era el director del área Legal, pero el recién ascenso de Jorge significaba que ya no sería su jefe. No solo eso, Manuel había escogido a Jorge para liderar el compliance administrativo con autonomía respecto del área Legal y le preocupaba cómo se lo tomaría Ricardo. Mercedes, por su parte, era la directora del área Fiscal y persona de confianza de Ricardo. Según las malas lenguas, la confianza entre ellos iba más allá de lo profesional y no era raro verlos llegar o marcharse de la oficina juntos. Ricardo y Mercedes tardaron un rato en darse cuenta de que Jorge pasaba por allí, así que pudo oír una frase indignada de Ricardo. “Me juego lo que quieras. Dicen que se conocían de antes. Con eso te lo digo todo”... ¿Estarían hablando de él? Para disimular, Jorge pegó su nariz a la pantalla del teléfono móvil y frunció un poco los cejos como si estuviera concentrado en algo que no permitía interrupciones. Tenía decenas de mensajes de Juana, repletos de emoticonos. Justo en aquel momento entró una llamada suya. Siempre acudía a su rescate cuando más lo necesitaba. Jorge se encerró en el primer despacho que encontró libre para poder hablar en privado.

Juana – ¡Hola cariño! Te he mandado un millón de mensajes... ¿Qué tal ha ido?

Jorge – ¡Hola! Sí, lo sé. Muchas gracias. Justo ahora acabo de salir de la reunión. Tengo buenas noticias: ¡me han promocionado a director de compliance administrativo!

Juana – ¡Yuhuuu! ¡Enhorabuena, cariño!

Jorge – Gracias.

Juana – Oye, no sabía que existía el compliance administrativo.

Jorge – Ni yo tampoco. Es un puesto que ha creado Manuel. Ricardo seguirá siendo el director de Legal, pero él se ocupará de las relaciones privadas y yo de las relaciones con las Administraciones Públicas.

Juana – ¡Fenomenal!

Jorge – Sí, estoy contento. Pero la verdad es que también siento un poco de vértigo...

Juana – Oh, oh. Que te veo venir... Lo harás muy bien.

Jorge – Todavía no sé por qué me ha escogido a mí. Es cierto que trabajamos bien juntos, pero asumir ese rol de nueva creación y para liderar un proyecto al que da tanta importancia supone un reto mayúsculo. Además, el compliance administrativo es una función que hipotéticamente podría haber asumido el área de Legal y no sé cómo se lo va a tomar Ricardo...

Juana – Jorge, ¿te das cuenta de que todavía no has empezado y ya te estás preocupando?

Jorge –...

Juana – Hoy lo celebramos. Porque las buenas noticias hay que celebrarlas. Tranquilo, luego tendrás todo el tiempo que quieras para preocuparte... Pero cada cosa a su tiempo.

Jorge – Tienes razón. Pero los niños...

Jorge y Juana eran padres de una niña de 3 años llamada Aida y un niño de 1 año llamado Pol. Eran unos niños preciosos que los padres querían con devoción. Estaban en aquella edad que todavía tienen poca autonomía y los padres llevaban siglos sin dormir suficientes horas. Y todavía hacía más tiempo desde la última vez que se cogieron una noche para salir los dos a cenar.

Juana – Jorge, de esto me encargo yo. Preguntaré a los abuelos si nos pueden hacer este favor, la ocasión se lo merece. Y, a decir verdad, no sería la primera vez que nos hacen favores de este tipo, ¿verdad? Tú preocúpate de salir pronto y poner tu mejor sonrisa para la cena.

Jorge – Gracias. Eres un tesoro. Recuérdame que me case contigo.

Juana – Tú tampoco estás nada mal. Cuando no hablas del trabajo, claro. Muá.

Era el estreno de la primavera y ya se podía pasear de noche por las calles de Barcelona sin miedo a congelarse la nariz o las orejas. A Jorge le gustaba caminar. Incluso en invierno, con la nariz y las orejas congeladas. Le ayudaba a meditar sobre sus preocupaciones. De camino al restaurante, Jorge estuvo recordando algo sobre lo que Manuel le había insistido. “Todas nuestras empresas se relacionan con decenas o centenares de Administraciones Públicas. Como sabes, las Administraciones se están digitalizando y nosotros debemos, primero, adaptarnos a esa transformación y, después, utilizar este cambio del entorno legal como una palanca de crecimiento para nuestro negocio”. El CEO estaba convencido de que adaptarse a las nuevas obligaciones legales no sólo era un imperativo legal sino una oportunidad de negocio, y quería que todo el grupo participara activamente del proyecto de transformación digital.

Manuel era un orador fuera de serie y era capaz de inspirar a todas las personas de la empresa con solo abrir la boca y a veces le bastaba con la mirada. Ahora aquellas palabras de Manuel retumbaban dentro de la cabeza de Jorge. Parecía que Manuel daba mucha importancia a ese proyecto de adaptación a la Administración electrónica y Jorge no podía parar de darle vueltas. Tenía el corazón acelerado y el estómago cerrado. Así no iba a poder comer ni una sopa.

Jorge era un abogado a quien le gustaba estar al día y sabía que la Administración electrónica se había intentado implantar desde hacía décadas, pero que el impulso definitivo llegó con las llamadas leyes siamesas, esto son, las Leyes 39 y 40 de 2015, que entraron en vigor el 2 de octubre de 2016. Estas leyes obligaban a las personas jurídicas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. Algunos aspectos de la Administración electrónica como el Punto de Acceso General o el Registro Electrónico de Apoderamientos no entrarían en vigor hasta el 2 de octubre de 2020. Pero éste era un tiempo que se había dado la Administración a sí misma y las personas jurídicas ya tenían desde 2016 la obligación de comunicarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.

A pesar de ello, lo cierto es que hasta donde Jorge conocía, la empresa no había cambiado su forma de relacionarse con las Administraciones. A Jorge le preocupaba que, de acuerdo con la ley, la Administración puede colgar las notificaciones en su sede electrónica y si pasan 10 días sin que el destinatario acceda a la notificación ésta se tiene por notificada y surte efectos legales. ¿Qué pasa si nadie accede a la sede electrónica? Podría ser que el desconocimiento de las notificaciones les hiciera incurrir en incumplimientos de requerimientos de las Administraciones Públicas, perder el derecho a efectuar alegaciones, ver cerrada las posibilidades de impugnar resoluciones administrativas, desaprovechar oportunidades, verse envueltas en procedimientos sancionadores u otras situaciones perjudiciales para la empresa, etc.

Las empresas del grupo tenían presencia prácticamente en todo el territorio del Estado. ¿Esto significaba que tenían que revisar notificaciones en las sedes electrónicas de miles de entidades públicas? ¡Para ello necesitarían un equipo de una decena de personas a jornada completa!

Otro aspecto que le preocupaba seriamente es que, de acuerdo con la ley, si se presenta un escrito en papel, la Administración tendría que conceder un plazo al administrado para que lo subsanara y lo presentara electrónicamente. No obstante, la fecha que se tiene en cuenta es la de la presentación electrónica. En la práctica, esto significa que los escritos (solicitudes, alegaciones, recursos, etc.) pueden resultar extemporáneos y ser inadmitidos.

Y, sobre todo, Jorge tenía la sensación de que la Administración electrónica es un enorme iceberg del que él sólo era capaz de ver la parte más pequeña que asoma a la superficie y que es la que tiene que ver con la nueva regulación legal. Pero intuía que había una parte oculta y más grande del iceberg que se le escapaba. Al fin y al cabo, él no sabía nada de tecnología ni de procesos. ¿Qué se suponía que tenía que hacer con todo aquello?

Juana – ¡Jorge! El restaurante es aquí.

Jorge – Ah, hola.

Juana – ¿Dónde ibas?

Jorge – Perdona, estaba pensando en el próximo proyecto...

Juana – 3... 2... 1... ¡Felicidades por la promoción! Y ahora, se acabó hablar de trabajo.