Читать книгу Guía Práctica para una transición exitosa de la empresa al nuevo paradigma de la Administración Electrónica: cómo adaptarse a la Ley, evitar fracasos digitales e impulsar la empresa al siguiente nivel de eficiencia - Jan Sarsanedas Coll - Страница 9

Habían transcurrido un par de semanas desde su promoción. Jorge había pasado de trabajar en una zona compartida con sus compañeros de departamento a hacerlo en un despacho contiguo al de Ricardo, el director del área Legal. Al principio le pareció que había ganado con este cambio, pero luego se sintió un poco aislado y desconectado del resto.

A ello se le sumaba que Jorge era un perfeccionista y ya estaba sufriendo por no estar a la altura de la responsabilidad que le habían concedido. No era solo el típico síndrome del impostor. Su fulgurante carrera había suscitado la envidia de Ricardo y con su reciente ascenso la relación con él se había vuelto todavía más tensa. Sentía como si Ricardo estuviera al acecho de cualquier equivocación suya y que era cuestión de tiempo para que estallara su primera discusión.

Además, Jorge tenía encima de la mesa un proyecto que ya no podía demorar más y en que no se sentía para nada seguro. Adaptarse a la Administración electrónica. No sabía ni cómo empezar, así que puso “Administración electrónica” en un buscador de internet. Más allá de las proclamaciones de la página oficial de la Administración estatal y de una dispersión de artículos, no encontró orientación práctica sobre qué se debe hacer para asegurarse de que el funcionamiento de la Administración electrónica no supondrá un problema para la empresa y que dentro de tres días no le iban a fulminar por no haber adaptado la empresa correctamente.

El siguiente paso de Jorge fue hablar con los responsables de las distintas áreas para conocer la situación en que se encontraban en lo que se refiere a la Administración electrónica. Para su sorpresa, todo el mundo le dijo que no habían tenido ningún problema. Así pues, en principio, parecía que estaba todo en orden. Sin embargo, Jorge seguía angustiado por tener que fiarse de lo que otros le decían sin poder tener certeza propia. Sentía la impotencia de querer arreglar un problema que no veía, que no sabía en qué consistía y que desconocía cómo arreglar.

En todo caso. Por fin era viernes. En unas pocas horas estaría en la pista de tenis con David, su hermano mayor. Su padre les enseñó de pequeños a apreciar ese deporte y además de un hobby les había dado un espacio mágico en el que los hermanos habían permanecido unidos a lo largo de los años y hacían terapia de grupo a través del deporte y las conversaciones de vestuario.

Jorge, metódico como pocos, estaba limpiando su bandeja de entrada de correo electrónico antes de marcharse de fin de semana, cuando llegó un correo de Ricardo. El asunto decía “Urgente: exclusión de concurso”. No podían ser buenas noticias. Lo abrió. El correo iba dirigido a Manuel, pero había puesto en copia a Jorge y a Carlos, el director de IT. En el departamento comercial se habían querido presentar en un concurso público de decenas de millones de euros, pero habían tenido un problema con la presentación de la oferta porque no se podía presentar en papel al registro administrativo de turno como siempre habían hecho antes, sino que había que hacerlo electrónicamente. Ricardo dejó claro en el correo que desde Legal habían revisado el contenido de las ofertas, pero que no les correspondía a ellos las cuestiones relativas a la Administración electrónica. Solo le había faltado decir que la culpa de ese fracaso era de Jorge. Ricardo ni siquiera le había dicho que se querían presentar a ese concurso público. Y ahora quería pasarle el marrón.

El teléfono de Jorge empezó a sonar. Era Manuel. Su corazón brincó. Allí acababa la aventura de director de compliance administrativo, fuera lo que fuera ese rol. El suyo habría sido uno de los “mandatos” más cortos de la historia de la empresa. Prácticamente, solo le había dado tiempo de hacer punta a los lápices. Metafóricamente hablando, claro. ¿Quién tiene lápices ahora?

Manuel quería un informe para el lunes a primera hora sobre qué había sucedido y quería propuestas para que aquello no volviera a suceder. Jorge había intentado decirle que no sabía nada de aquel concurso hasta que recibió el correo de Ricardo, pero Manuel no quería escuchar sus excusas. “Las Administraciones Públicas son clientes de la empresa y nos presentamos a concursos públicos regularmente. Vivimos de los concursos. Si no nos adjudican el contrato porque no hemos presentado la mejor oferta, forma parte de nuestro negocio. Hay que aceptarlo y seguir trabajando para mejorar. Pero lo que no nos podemos permitir es que ni siquiera nos admitan en el concurso porque no hemos presentado la oferta dentro de plazo o porque no hemos cumplido con los requisitos de la presentación electrónica.” Manuel estaba enfadado. Por su talante, se explicaba de forma asertiva, constructiva y con exquisita educación. Pero Jorge nunca le había visto igual. Siempre habían tenido una relación fantástica y aquella era su primera crisis. Y no era cualquier cosa. Habían perdido una oportunidad de negocio de decenas de millones de euros. ¿Y si Manuel se arrepentía de haberlo nombrado para aquella tarea?

Jorge seguía en su despacho, pegado a la silla y con la cabeza reposando entre sus manos. Era como si le hubiese arrollado un tráiler salido de la nada. Era imposible luchar contra un enemigo invisible. ¿Qué se suponía que tenía que hacer? Hablaría con el departamento comercial, vería qué había fallado, pero ¿qué seguridad tenía de que no volvería a pasar algo parecido en otro departamento del grupo? Él no era un dios omnipresente y todopoderoso que pudiese vigilarlo todo y anticiparse a cualquier problema con la Administración electrónica.

El móvil de Jorge sonó varias veces. Era David que le estaba mandando mensajes. “Te espero en la pista”. “¿Dónde estás, cobarde?”. “Aunque la dificultad sea la misma, prefiero jugar contigo que hacerlo solo, porque así somos dos recogiendo pelotas”. ¡Ostras, se había olvidado por completo de su cita deportiva semanal con David!

Jorge – Hola David.

David – Tío, ¿estás bien? ¿Sabes cuánto rato llevo esperando en la pista? Estaba preocupado.

Jorge – Lo siento. He tenido un problema en el trabajo.

David– Pues vente y me lo cuentas. Te irá bien desahogarte.

Jorge – No puedo. Tengo que revisar unas cosas. Y no sé ni por dónde empezar.

David – Jorge, que nos conocemos. Vente y ya verás cómo después del partido lo ves todo mejor.

Jorge – Esta vez no puede ser. Lo siento. Me sabe muy mal.

David –...

Jorge – No te preocupes. Ya te lo contaré el próximo día. Ahora tengo que intentar centrarme en resolver un asunto urgente. No puedo decirte nada más. Es confidencial.

David – Ya sé. El rollo de la confidencialidad de los abogados. Escúchame. Si tienes un problema, cuenta conmigo. Quiero ayudarte. Explícame lo que puedas. No hace falta que me expliques el tema concreto, solo la situación. Soy tu hermano mayor. Tengo más galones, ¿sabes?

Jorge – Lo sé, David. Muchas gracias. Pasa que mi ascenso ha sido un regalo envenenado. Porque antes sabía cuál era mi trabajo y lo hacía bien. Pero ahora soy responsable de liderar un departamento que no sé qué debe hacer. Y hoy me ha caído un marrón de los gordos. No sé ni de dónde me ha venido, ni cómo arreglarlo, ni cómo evitar que vuelva a suceder. Creo que no estoy hecho para esto. ¿A qué estoy jugando con eso del compliance administrativo?

David – Jorge, ahora estás en la fase de obcecación. Sé cómo te sientes. He estado allí. Créeme que desde aquí no puede salir nada bueno. Necesitas airearte. Como hermano mayor, te ordeno que vengas ahora mismo a jugar un partido de tenis conmigo. En vez de estar encerrado en el despacho comiéndote los sesos, invertirás un par de horas en estar mejor. Te prometo que luego te cundirá más el trabajo, todo va a fluir y vas a encontrar más rápidamente una solución.

Jorge –...

David – ¿Jorge?

Jorge – Lo siento. No tengo el día. Gracias por tu ayuda. Si voy sé que tendré la cabeza aquí, me sentiré mal por no estar trabajando y encima te amargaré a ti el viernes por la tarde.

David – Jorge, no seas tonto.

Jorge – David, te tengo que dejar. Hablamos pronto. Recuerdos a la familia.

Durante las siguientes horas Jorge estuvo hablando con varias personas del departamento comercial. Por fin, entendió lo que había sucedido. Las ofertas tenían que presentarse electrónicamente y, por tanto, tenían que firmarse digitalmente con un certificado digital. Era la primera licitación que no se presentaban en papel y se pensaban que podrían escanear la oferta y enviarla por correo electrónico. Habían apurado demasiado el plazo de presentación y cuando se dieron cuenta de que necesitaban firmar con certificado digital y presentar la oferta a través de un portal, no tenían plan B. Llamaron a los informáticos, pero éstos les dijeron que ellos no tenían certificados digitales ni podían ayudarles a presentar la oferta a través de la plataforma electrónica de la Administración. Habían hablado con el órgano de contratación, pero no se podía enviar la oferta por correo, ni prorrogar el plazo de presentación de ofertas.

Durante el resto del fin de semana, Jorge siguió revisando la situación de los demás departamentos, para poder incluir sus observaciones en el informe que tenía que reportar el lunes a Manuel. Jorge quería estar preparado para poder responder a lo que tuvieran que discutir.

Al parecer, la situación era bastante dispar entre departamentos. El departamento de Fiscalidad hacía años que tenía un certificado digital a nombre de la persona responsable y otras personas del departamento también lo utilizaban para realizar gestiones con Hacienda. El departamento de Capital Humano estaba utilizando el mismo certificado digital para realizar gestiones con la Seguridad Social y la Tesorería de la Seguridad Social, en algunos casos a través de un proveedor externo. En el departamento de Legal los abogados tenían un certificado individual instalado en su ordenador, que es el que utilizaban para firmar sus escritos a presentar ante Administraciones Públicas y también ante los órganos judiciales. El resto de los departamentos, como el comercial, no tenían certificados digitales ni pensaban que los necesitaran.

Quizás no estaban tan mal como creía. A lo mejor la solución era que el departamento comercial tuviera acceso al certificado digital de la responsable del departamento de Fiscalidad para poder firmar las ofertas digitalmente y con esto se resolvería el problema. O quizás no. ¿Cómo saberlo?

El lunes, Jorge llegó a la reunión con un mensaje tranquilizador. La situación en general era correcta y únicamente se había detectado que el departamento comercial no tenía experiencia en la presentación de ofertas en licitaciones electrónicas. La solución era darles permiso para utilizar el certificado digital que ya estaban utilizando con éxito otros departamentos de la empresa.

El informe de Jorge contenía un apartado sobre lo sucedido y también proponía soluciones que iban más allá. Había realizado un inventario de todos los certificados electrónicos usados en el grupo y su idea era crear un Registro de certificados electrónicos para tener control de los mismos y de las personas que los estaban usando. Con ello, esperaba poder tener un control del uso de los certificados y poder reportar sobre aquella cuestión a Manuel.

Manuel – Gracias, Jorge. Es un buen punto de partida. Ricardo, ¿tienes algo que añadir?

Ricardo – Sí, Manuel. Sé que a lo mejor no es de mi incumbencia, pero la Administración electrónica afecta a todo el grupo y si no lo gestionamos bien podemos tener problemas muy serios. Desde quedarnos fuera de las licitaciones, a que no nos admitan los escritos que presentamos y también a que no nos enteremos de notificaciones y se nos pasen plazos.

Jorge – Es cierto. Pero por lo que me han transmitido los distintos departamentos, nadie tiene problemas. Ya están funcionando con certificados digitales. Lo sucedido fue un accidente puntual y creo que con las medidas propuestas no debería volver a suceder...

Ricardo – Jorge, no te lo tomes mal. Sé que todo esto es nuevo para ti. Solo quiero ayudar y hacer lo mejor para la empresa. Pero en mi humilde opinión las cosas no están funcionando bien. Y, desgraciadamente, aquí tenemos otro ejemplo...

Ricardo sacó un documento y lo dejó encima de la mesa. Manuel lo cogió y se puso a leerlo.

Manuel – ¿Qué es esto, Ricardo?

Ricardo – Me he permitido la licencia de hacer un pequeño informe.

Jorge estaba anonadado. No se lo podía creer. ¿Ricardo había hecho un contrainforme a su informe? No le había comentado nada, directamente estaba intentado dejarlo en evidencia delante del CEO. Él no tenía estómago para aquellas puñaladas traicioneras.

Manuel – Te escucho.

Ricardo – Es un caso que me llegó a través del departamento de Fiscalidad. La Agencia Tributaria inició un procedimiento sancionador contra una empresa del grupo. A pesar de que inicialmente la tramitación se había hecho en papel, la resolución sancionadora nunca llegó en papel, sino que fue notificada electrónicamente. Pero la empresa no se enteró, así que no la pudo impugnar.

Manuel estaba muy serio. Parecía preocupado.

Manuel – ¿El importe de la sanción es el que sale aquí?

Ricardo – Sí.

Manuel – Pero esta sanción es de hace tiempo. Yo ni siquiera estaba en la empresa.

Ricardo – Correcto. Pero desde el departamento Legal hicimos todo lo que pudimos para combatirla y hace poco hemos tenido una sentencia del Tribunal Supremo.

Manuel – Cuéntame.

Ricardo – La sentencia del Tribunal Supremo1) es muy clara. Dice que la empresa está obligada a aceptar las comunicaciones electrónicas de la Administración Pública. Y que el hecho de que un expediente se inicie en papel y luego pase repentinamente a tramitarse electrónicamente no es excusa para no tener por correctamente notificadas las resoluciones administrativas.

Jorge –...

Ricardo – Creo que la empresa debería ponerse las pilas en el ámbito de la tramitación electrónica con las Administraciones Públicas para evitar que volvieran a suceder semejantes catástrofes. No es sólo que hayamos quedado fuera de una licitación millonaria y que no nos hayamos podido defender de la sanción, tengo la sensación de que en general no estamos para nada preparados. ¿Cómo sabemos que no se nos están perdiendo notificaciones? ¿Qué garantías tenemos de que los escritos se estén presentando correctamente? ¿Qué seguridad hay de que los certificados digitales los están utilizando únicamente personas autorizadas y para trámites autorizados?

Jorge se quedó helado. Cuando había hablado con el departamento de Fiscalidad y de Legal le habían asegurado de que todo estaba funcionando correctamente y que no tenían problemas. Manuel agradeció las intervenciones y levantó la sesión. Quería estudiar los dos informes. Pero dejó claro que este tema le preocupaba seriamente y que tendrían que abordarlo sin demora.

Este segundo fracaso digital era su sentencia de muerte en la empresa. Era imposible sobrevivir a eso y además con Ricardo y Mercedes en contra. Cuando salió del despacho de Manuel, Ricardo se despidió como si no tuviera las manos bañadas en sangre de tantas puñaladas como le había clavado. Jorge tenía la sensación de que todos sus compañeros del departamento del área Legal sabían lo que había pasado y que le miraban como el incompetente que estaba poniendo en peligro la empresa y sus puestos de trabajo. Necesitaba respirar. Salió al parque.

¿Y ahora qué? Había estado trabajando todo el fin de semana en su informe y Ricardo lo había dejado por los suelos. Cuando pensaba que por fin había recuperado el control de la situación, sentía que había vuelto a la casilla de salida como en el parchís. Lo único que eso no era un juego.

El móvil de Jorge estaba sonando. Era Juana. Jorge no descolgó. Estaba harto de darle malas noticias. Estuvo deambulando durante media hora antes de darse cuenta de que no sabía dónde iba. Ni siquiera tenía un bar donde pasar las penas como en las películas.

Eran las 20:45 horas de la noche. Manuel todavía no le había llamado ni escrito nada desde la reunión de la mañana. Jorge no sabía qué hacer. ¿Le llamo yo? ¿Y qué le digo? ¿Qué lo siento mucho pero que no sabía más? ¿Qué voy a hacerlo mejor en el futuro? ¿Si no sé cómo?

Jorge llegó a casa más cansado que después de un partido de tenis y con mucha menos energía. Respondió a su mujer con un monosílabo incomprensible y agachó la cabeza para no tener que mirarle a los ojos. Cruzó el comedor arrastrando los pies y se encerró en el despacho sin siquiera encender la luz. Los niños hacía media hora que estaban acostados. Jorge había llegado tarde para el cuento y el beso de buenas noches por enésima vez. Se sentía un desperdicio humano.

Juana – ¿Qué te pasa? ¿Por qué tienes la luz apagada? ¿Vamos a ver una peli?

Su mujer siempre sacaba el buen humor para animar a los demás.

Jorge – Tengo un mal día, eso es todo.

Juana – Jorge, todos tenemos problemas. Quiero ayudarte. Pero no me dejas y siento que haces un agujero negro donde no entra la luz y que nos arrastra a todos en la negatividad.

Jorge – Lo siento, Juana. En el trabajo he tenido problemas graves. Estamos hablando de que se han perdido decenas de millones de euros.

Juana – Siempre habrá cosas. Tu trabajo es así. Siempre andas preocupado por cosas. El problema es que para ti la prioridad siempre es el trabajo. Tienes una familia. Tus hijos hace días que no te ven. Esto no puede seguir así.

Jorge – No quiero discutir.

Juana – Pues tranquilo. Por mí, te puedes quedar en la oficina. Total, cuando estás aquí, tampoco estás.

Juana se fue con lágrimas en los ojos. En aquel momento Jorge se acordó de que era su noveno aniversario. Y ni siquiera le había felicitado. ¿Cómo se había podido olvidar? Y no solo eso, Jorge se dio cuenta del sacrificio que estaba haciendo Juana. Ella también tenía un trabajo de responsabilidad en una empresa multinacional y a pesar de todo lograba llegar pronto a casa para pasar tiempo con los niños y raramente le había comentado los problemas que tenía en el trabajo. Al contrario, siempre intentaba ayudarle. Se sentía un mal marido, un mal padre, un mal hermano. Era inmaduro y egoísta. Estaba fracasando en todo. ¿Era eso lo que quería en su vida?