Читать книгу Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert! - Jochen Sommer - Страница 9

Systematisierung ist aber noch weit mehr, als reine Organisation. Alle Bereiche werden beachtet und strukturiert. Die Wettbewerbsvorteile, die sich dadurch ergeben sind enorm und können gar nicht alle beschrieben werden. Hier einige der auffälligsten Vorteile:

 Kein Mitarbeiter und keine Führungskraft kann sich der Systematisierung dauerhaft entziehen. Alle arbeiten nach gleichen Qualitätsstandards und haben eine ähnlich hohe Auffassung über Leistung und professionelles Verhalten im Betrieb.

 Wichtige Abläufe wie der Vertrieb, die Leistungserbringung, die Werbung laufen zuverlässig und bringen Ergebnisse. Das Unternehmen wird ertragreicher.

 Mitarbeiter sprechen „die gleiche Sprache“, wenn es um interne Abläufe geht. Jeder kennt den Unterschied zwischen Interessenten und Kunden. Jeder nutzt dieselben Wörter, um wichtige Abläufe zu beschreiben.

 Routineaktivitäten sind dokumentiert und jedermann bekannt. Einarbeitungszeiten reduzieren sich auf ein Minimum. Automatisierte Abläufe sorgen für Geschwindigkeit, gleichbleibende Qualität und halten die Mitarbeiter nicht von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

 Durch den Wegfall lästiger Routineaufgaben konzentriert sich jeder auf seine wirklichen Fähigkeiten. Das Unternehmen wird innovativer und kreativer.

 Kunden erhalten überdurchschnittliche Leistungen und begeisternden Service.

 In Fällen, in denen Interessenten keine passende Leistung geboten werden kann, wissen dies alle Beteiligten ebenfalls und so wird keine Zeit für unpassende Angebote vergeudet oder es werden „Klimmzüge“ unternommen, um die eigene Leistung so zu verbiegen, dass es irgendwie doch noch passt.

Die Vorteile einer guten Systematisierung sind so zahlreich und sind auch für jedermann sofort ersichtlich, dass sich zwischenzeitlich immer mehr Unternehmer damit befassen. Leider schaffen es nicht alle, ihre Betriebe zu systematisieren. Während manche Unternehmer bereits diszipliniert und besonnen arbeiten, schaffen sie es in sechs Monaten bis drei Jahren bereits zu einem beachtlichen Grad der Systematisierung. Andere hingegen verzetteln sich ständig, gehen zu viele Dinge gleichzeitig an und suchen zwischendurch immer wieder nach einfacheren Lösungen. Systematisierung kann aber nicht durch andere Hilfsmittel oder Tricks ersetzt werden und so werden Unternehmer immer wieder mit der Erkenntnis konfrontiert, dass nur eine optimale Systematisierung dabei helfen kann die betrieblichen Probleme zu lösen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei Ihr Unternehmen zu systematisieren. Reservieren Sie pro Woche 4 Stunden Zeit für die Umsetzung und gehen Sie die Dinge in der richtigen Reihenfolge an, dann wird sich der Betrieb ständig verbessern und Probleme, die heute noch unüberwindlich erscheinen, werden irgendwann einfach nicht mehr existieren.

Fast alle Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen geben an, dass sie sich überarbeitet und überfordert fühlen. Sie wissen, dass sie selbst der beste und unverzichtbarste Mitarbeiter im Unternehmen sind. Genauere Untersuchungen zeigen schließlich, dass fast jedem Unternehmen eine klare Systematisierung der Arbeitsabläufe fehlt. Es fehlt an Strukturen, die Arbeiten effektiv machen. Oft werden Aufgaben zwischen den Mitarbeitern hin und her geschoben und entweder gar nicht, zu spät oder gleich mehrfach bearbeitet. Solche Abläufe erfordern, dass ständig überflüssig kommuniziert werden muss. Statt eine Aufgabe pünktlich zu erledigen, müssen vorher immer wieder Rückfragen zum Bearbeitungsstand beantwortet werden. Das erhöht die Bearbeitungszeit und die Unzufriedenheit auf allen Seiten. Schließlich geben die Chefs an, dass sie sich ein Unternehmen wünschen, dass viel besser, automatisierter und reibungsloser funktioniert. Solche Unternehmen existieren und sie haben die Gemeinsamkeit, dass der Inhaber oder Geschäftsführer sich genügend Zeit genommen hat, um die Systematisierung voran zu treiben. Außerdem nutzen diese Firmen moderne Informationstechniken intelligent und rechtzeitig. Rechtzeitig bedeutet, dass nach Etablierung eines funktionierenden Prozesses – und erst dann – dieser möglichst vollständig und fehlerfrei auch in der EDV abgebildet wird. Organisatorische Probleme lassen sich nicht immer durch Standardsoftware lösen, doch wer Abläufe bereits erprobt und getestet hat, der kann diese optimal in seiner EDV integrieren. Das führt dann dazu, dass man einen echten Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern hat.

Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!