Читать книгу Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410 - Jorge Mora García - Страница 35

Durante el desarrollo de un proyecto hay que elaborar un conjunto de documentación a la que se llamará informes y manuales operativos, que son redactados durante las diferentes fases de ejecución como son la supervisión y el seguimiento del proyecto y que proporcionarán toda la información necesaria sobre el proyecto.

Durante este desarrollo se deben elaborar periódicamente los informes que contienen toda la información del progreso del proyecto y que formarán parte de los resultados del mismo. Los informes de progreso deben incluir toda la información relacionada con los avances de ejecución sobre las actividades, los aspectos críticos de gestión, la solución de problemas y todos los aspectos económicos y financieros. En la elaboración de los informes se deben incluir los siguientes contenidos:

1 Datos generales del proyecto.

2 Todas las actividades realizadas en el proyecto.

3 Todo el proceso de ejecución y sus avances.

4 Problemas surgidos y su solución.

5 Evaluación de resultados.

6 Plan de adquisiciones.

7 Evaluación de riesgos.

8 Evaluación del plan económico y financiero.

Importante

La elaboración de informes tiene como principal objetivo proporcionar toda la información sobre el progreso de realización de las actividades incluidas dentro del proyecto durante las fases de seguimiento y control.

Los informes se deben realizar periódicamente durante la ejecución del proyecto y tendrán como finalidad comprobar el grado de cumplimiento sobre los objetivos establecidos y poder tomar decisiones para corregir posibles desviaciones con respecto a la planificación.

Un manual operativo es una herramienta eficaz para transmitir el conocimiento necesario al personal operativo y garantizar el cumplimiento de los procedimientos, las actividades, las responsabilidades y las tareas secuenciales y proporcionar al personal operativo todo el soporte de información que necesita.

En toda empresa, los manuales forman parte de las herramientas para que el personal encargado desempeñe correctamente sus actividades mediante flujogramas y adquieran las responsabilidades encomendadas.

Definición

Flujograma

Representación gráfica de las distintas actividades que componen un procedimiento estableciéndose su secuencia temporal.

Todo manual debe cumplir los siguientes requisitos:

1 Ser práctico y didáctico.

2 Estilo de redacción sencillo, directo y claro.

3 Toda la información debe ser real, actual, con lenguaje comprensible y familiar para los usuarios.

4 Debe incluir elementos didácticos que faciliten la comprensión y la aplicación de los aspectos técnicos sobre los sustantivos mediante diseño conceptual, diseño de la captación y procesamiento.

5 Debe permitir la evaluación de los objetivos del aprendizaje.

Para elaborar un manual operativo deben tenerse en cuenta aspectos como las características generales del proyecto, las características del diseño conceptual, determinar el contexto de aplicación, la modalidad de capacitación y el perfil del usuario que realizará las tareas operativas.

A continuación se muestran unos ejemplos sobre el contenido de la información correspondiente a la elaboración de informes dentro de un proyecto donde se representará la información sobre los avances y la ejecución de las tareas, la secuenciación de actividades, la evaluación de riesgos y la evaluación económica:

1 Informe dentro de un anexo con información del seguimiento de las tareas dentro del proyecto:

2 Informe sobre el proceso de ejecución, secuenciación y avances del proyecto:Informe sobre el avance, la secuenciación de tareas y el progreso en la ejecución de las actividades de un proyecto

3 Informe sobre la evaluación de riesgos en la ejecución del proyecto:

4 Informe sobre la evaluación del coste económico en un tiempo concreto durante la ejecución del proyecto:

Actividades

10. ¿Qué objetivos tienen los informes durante la ejecución del proyecto? ¿Qué deben incluir dichos informes?

11. ¿Qué es un manual operativo? ¿Qué requisitos debe cumplir un manual operativo? ¿Es necesario incluir elementos didácticos en un manual operativo? ¿Qué objetivos tienen estos elementos didácticos?

12. Indique algunos ejemplos sobre los diferentes tipos de informes que se pueden encontrar durante el desarrollo de un proyecto.

Aplicación práctica sobre la elaboración de un informe

Realice un informe sobre la evaluación del coste económico durante la ejecución de un proyecto de implantación de red telemática.

Para cada una de las fases del proyecto se muestra el coste real, el coste planificado y sus valores acumulados. A partir de estos valores se debe elaborar el informe que contenga la representación gráfica para la evaluación de costes al finalizar la fase de implantación de la red telemática señalada en color rojo.

Para realizar la evaluación se tienen los datos relacionados con el seguimiento de los costes durante el desarrollo del proyecto para tres fases de ejecución como se muestra en la siguiente tabla:

Fase del proyecto	Coste Real	Coste Real Acumulado	Coste planificado	Coste planificado acumulado
1ª FASE: Recopilación de datos	1.700€	1.700€	1.620€	1620€
2ª FASE: Diseño de la red	2.100€	3.800€	1.900€	3.250€
3ª FASE: Implantación de la red	24.200€	28.000€	22.170€	25.690€
	FECHA ACTUAL
4ª FASE: Pruebas	-----	-----	3.200€	28.890€

Se pretende obtener la comparación entre el coste real y el coste planificado observando sobre la tabla que el coste real ha superado al coste planificado por diversas causas, las cuales se muestran a continuación:

1 Fase de recopilación de datos: se ha superado el coste planificado por la necesidad de una reunión no programada inicialmente con un experto externo a la empresa que proporcionó mayor información sobre determinados aspectos de la red.

2 Fase de diseño: se ha necesitado una nueva licencia de un software comercial para el diseño de redes.

3 Fase de implantación: se ha necesitado incorporar un equipo más de distribución durante la implantación de la red con respecto a lo planificado inicialmente, aumentando el correspondiente coste de materiales estimados en la planificación.

Se debe representar la evaluación de costes en la siguiente gráfica:

Solución

A continuación se muestra la gráfica sobre la evaluación de costes realizada a partir de la tabla de datos:

Se observa en la gráfica que en cada una de las etapas se ha producido un sobrecoste con respecto al coste planificado, dando como resultado final para la fecha actual un sobrecoste de 2.310 € al finalizar la tercera fase.

Por tanto, se debe ajustar el coste en la última etapa del proyecto para intentar equilibrar el sobrecoste tomando las medidas necesarias antes de finalizar el proyecto.