Читать книгу Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410 - Jorge Mora García - Страница 38

La documentación generada durante el desarrollo del proyecto es un elemento muy importante para la organización ya que será una fuente accesible de conocimiento y recursos para futuros proyectos. El correcto uso y organización de esta documentación aporta un mejor servicio al cliente, eficacia, calidad y eficiencia dentro de la empresa aplicando los principios archivísticos de procedencia, orden original y contexto.

Es necesario asignar un responsable dentro del proceso documental que será el encargado de realizar la gestión de documentos dentro de la empresa o entidad, y para ellos se deberá elegir una persona con formación y experiencia en la gestión documental.

Los principios para realizar una correcta identificación y organización de documentos son la planificación, la eficiencia, el control y el seguimiento además del coste económico.

Los documentos se deben agrupar por clases o categorías a nivel de metadatos, bien por series o subdividiendo estas series en subseries y expedientes, manteniendo siempre la secuencia dentro de una misma clase documental y estructura de organización.

Nota

Un metadato se define como los datos que describen a los documentos de un archivo, su contenido y su estructura a lo largo de su ciclo de vida.

En la elaboración de proyectos se desperdicia una gran cantidad de tiempo simplemente buscando algún tipo de información que la empresa ya posee pero que no tiene una correcta localización. Para identificar y organizar la documentación del proyecto se deben seguir las siguientes recomendaciones:

1 Se deben crear unidades documentales de acuerdo a las características de los documentos, el grupo de organización homogéneo o el tipo de documentos que se quiere organizar (documentos textuales, documentos gráficos, soportes electrónicos).

2 Para la identificación de carpetas se debe realizar un marcado y una rotulación que permita identificar su ubicación y recuperación dentro de la tabla de retención documental (TRD) con información de su nombre, código, nombre de la serie, código de la serie, número de carpeta, número de folios, etc.

3 Los documentos que componen las unidades documentales deben estar foliados, facilitando de esta manera su ordenación, control y consulta cuando fuese necesario.

4 Para la ubicación física de documentos se debe establecer un orden según la fecha más antigua del documento generado, es decir, el primer documento que se debe encontrar al abrir una carpeta debe ser más antiguo, mientras que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la carpeta.

5 Se debe contar con suficiente espacio para almacenar la documentación generada y su posible incremento.

6 Las condiciones de humedad, temperatura y ventilación deben ser evitadas.

7 Nunca se deben guardar copias o duplicados de documentos ya existentes.

8 Al archivar un documento se debe verificar que corresponde a la serie que se está archivando.

9 Los planos, dibujos y mapas deben tener el número de folio consecutivo que les corresponda (incluso cuando estén plegados).

10 Garantizar la seguridad con restricciones de acceso y control sobre los documentos.

11 Realizar periódicamente un inventario documental que proporcione información sobre el almacenamiento ordenado de documentos existentes.

12 Utilizar herramientas de organización documental como:Cuadros de clasificación documental (CCD): que proporciona la planificación estructural de archivos.Tabla de valoración documental (TVD): que proporciona la identificación mediante el código del archivo.Programa de gestión documental (PGD): que establece la política y las instrucciones de organización de la gestión documental interna.

La organización de la documentación se puede realizar según el carácter del documento que se quiere clasificar. Esta clasificación se puede llevar a cabo de la siguiente forma:

1 Clasificación por las actividades del proyecto.

2 Clasificación dependiendo del carácter del documento, ya sea un informe de pruebas, información de control, información de fallos, información de costes, etc.

3 Clasificación por su origen.

4 Clasificación dependiendo del destinatario.

5 Clasificación por su contenido.

En un proyecto de implantación de redes telemáticas es recomendable utilizar la clasificación por actividades de las cuales está compuesto dicho proyecto, estableciendo la siguiente clasificación:

1 Documentos correspondientes a la dirección y la coordinación del proyecto.

2 Documentos pertenecientes a la planificación.

3 Documentos pertenecientes a los costes de la implantación.

4 Documentos referentes a la ejecución y el proceso de implantación.

5 Documentos de detalle sobre la implantación de la red.

6 Documentos de compras.

7 Documentos referentes a proveedores necesarios en el proyecto.

Nota

La búsqueda de información durante un proyecto adquiere un 16 % de las horas de trabajo, incluso teniendo información similar ya guardada y disponible.

La gestión documental electrónica debe establecer una estructura lógica que indique la forma en la que se debe registrar un documento en soporte electrónico. Esta gestión y estructura incluye el uso de signos, la indicación del diseño y el formato del documento, entre otros. Todo documento en versión electrónica debe ser funcional, contener un contenido estable, una forma documental fija y establecer vínculos entre archivos.

Para la documentación en formato electrónico se puede establecer una estructura de carpetas donde se almacenará de forma organizada los archivos siempre en formato PDF. Se debe respetar la estructura de organización enlazada a partir de un archivo cabecera INDICE.PDF, de forma que se puede acceder a toda la información de la documentación del proyecto. Este archivo INDICE.PDF contiene enlaces a cada uno de los archivos que componen la estructura del proyecto.

A continuación se muestra un ejemplo donde se estructura la documentación correspondiente a la memoria, los planos, las mediciones y el presupuesto además de los anexos en formato electrónico:

Estrcutura de la documentación en formato electrónico

Actividades

16. ¿Cuáles son los principios para realizar una correcta organización de documentos? ¿Cómo se define la agrupación de documentos por clases o categorías?

17. ¿Qué tipo de clasificación de documentos se puede llevar a cabo según el carácter del documento? ¿Y para un proyecto de implantación de una red telemática?

En el caso de la documentación en un tipo de soporte físico informático, se puede organizar la documentación en formato CD-ROM, DVD-ROM y dispositivos USB de memoria flash. La presentación del soporte electrónico debe ser impresa cumpliendo las siguientes características:

1 Nombre/título del proyecto almacenado.

2 Fecha de realización de la grabación.

3 Número de CD, representando el número de volumen y el número total de volúmenes en el caso de que fuera necesario con la nomenclatura volumen/número de volúmenes (v/n).

4 La rotulación debe ser visible y con tinta indeleble de color oscuro.

Los diferentes formatos más habituales en los que se pueden presentar los documentos de tipo texto, imágenes, audio y vídeo se muestran en la siguiente tabla:

Formatos de texto	TXT, RTF, ODF, PDF, XML, HTML, XHTML, CSV, MS OFFICE
Formatos de imagen	JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF
Formatos de audio	AAC, MP3, Ogg/Oga
Formato de vídeo	MPEG-4, AVI, MP4, FLV, MKV, OGM

Sabía que...

Aproximadamente un 85 % de los documentos que se elaboran sobre un proyecto no vuelven a utilizarse de nuevo.