Читать книгу Бизнес без выгорания. Система устойчивого лидерства - - Страница 7

Давайте смотреть правде в глаза: само слово “процесс” вызывает у многих скуку и легкое раздражение. Оно пахнет бюрократией, кипами бумаг и бесконечными совещаниями, на которых обсуждают то, как проводить совещания. Но что, если мы переосмыслим эту скучную тему? Представьте, что процессы в вашем бизнесе – это не клетка, а скелет. Без скелета мы были бы бесформенной грудой мышц и кожи, неспособной к движению. Слишком жесткий и неповоротливый скелет ломается от первого же удара, а слишком слабый – не выдерживает веса тела. Наша задача – построить живой, гибкий, сильный каркас, который не сковывает, а освобождает энергию.

Экология процессов – это про то, как сделать так, чтобы ежедневные рутины не высасывали из вас и команды все соки, а наоборот, оставляли силы на главное: на творчество, на развитие, на жизнь вне работы. Питающий процесс – это как автопилот в самолете. Пилот его включает не потому, что ленится, а чтобы освободить голову и руки для принятия стратегических решений, для наблюдения за горизонтом и реакции на турбулентность. Истощающий же процесс – это как лететь на ручном управлении через грозовой фронт, постоянно дергая за рычаги и вглядываясь в каждую стрелку. Вы, конечно, можете долететь, но какой ценой и в каком состоянии?

Как отличить вампира от донора

Давайте проведем простой мысленный эксперимент. Вспомните свой прошлый рабочий день. Теперь выберите три самых регулярных действия, которые вы совершаете: например, утренний разбор почты, еженедельное планирование задач, согласование какого-то отчета. Задайте каждому из них два вопроса. Первый: после этого действия у меня становится больше ясности и энергии или меньше? Второй: этот процесс приближает меня к реальному результату для клиента или компании или просто создает видимость деятельности?

Если процесс отнимает силы и не приводит к ощутимому ценному результату, поздравляю, вы нашли классического “вампира”. Он может выглядеть очень респектабельно: многостраничный отчет, который читают два человека. Длительное совещание с десятью участниками, где решения принимают двое. Постоянные уточняющие вопросы в чате, которые можно было бы снять одной записью в общем документе. Эти процессы пожирают самый невозобновляемый ресурс – внимание, и оставляют после себя чувство усталости и пустоты.

Питающий процесс, напротив, дает четкость. После него вы точно знаете, что делать дальше. Он экономит вашу умственную энергию, переводя рутину в режим автопилота. Он создает ощущение движения и прогресса. Например, простой и понятный алгоритм обработки входящих запросов от клиентов, где сразу ясно, кто и что делает, – это донор. Он снимает хаос и неопределенность, которые истощают сильнее любой физической работы.

Три кита питающего процесса

Первый кит – ясность цели. Каждый процесс должен иметь простой и понятный ответ на вопрос “зачем?”. Если вы не можете за десять секунд объяснить стажеру, какую ценность создает этот еженедельный отчет, самое время его хорошенько пересмотреть. Цель – это не “потому что так принято” или “так хочет начальник”. Цель – это конкретная польза: “чтобы видеть динамику ключевых показателей и вовремя корректировать курс” или “чтобы клиент получал ответ на свой запрос в течение часа”. Когда цель ясна, процесс перестает быть формальностью и становится инструментом.

Второй кит – минимально достаточная сложность. Это тот самый принцип бритвы Оккама, который в бизнесе звучит как “не усложняй без нужды”. Мы часто создаем процессы с запасом на будущий рост, на все возможные риски и исключения. В итоге получается монстр, которым тяжело пользоваться в 95% простых случаев. Спроектируйте процесс для типичной ситуации, а для исключений предусмотрите простой ручной bypass – возможность решить вопрос вне системы, по договоренности. Лучше легкий процесс, который все будут соблюдать, чем идеально проработанный, который все будут ненавидеть и саботировать.

Третий кит – обратная связь и эволюция. Процесс – это не высеченный в камне устав. Это живой организм, который должен меняться. Заведите простое правило: раз в квартал проводить аудит самых ненавистных, по общему мнению, рутин. Собирайте команду и спрашивайте: “Что здесь можно упростить, выкинуть или автоматизировать?”. Дайте людям право улучшать среду, в которой они работают. Это невероятно мотивирует и превращает их из винтиков системы в ее соавторов. Когда процесс может адаптироваться, он перестает душить и начинает служить.

Подумайте сейчас о самом раздражающем, заезженном действии в вашей неделе. Том самом, от которого внутренне съеживаешься. Что в нем не так? Скорее всего, нарушены один или несколько этих принципов: непонятно зачем, слишком сложно или он давно застыл в неподвижности, как мамонт в вечной мерзлоте. Ваша задача – не переделать все и сразу, а начать с этого одного пунктика. Упростить его, прояснить или вовсе похоронить с почестями. Один такой маленький шаг даст вам гораздо больше энергии, чем вы думаете, потому что он будет сигналом всей вашей системе – и бизнесу, и вашей психике – что перемены к лучшему возможны. И что вы больше не согласны кормить собой процессы-вампиры.

Представьте, что вы каждый день ходите за водой к колодцу на другом конце села с двумя маленькими ведёрками. Тратите полдня, устаёте, а на полив своего сада сил уже не остаётся. А потом кто-то показывает вам, что можно провести трубу от колодца прямо к вашему огороду и поставить насос, который будет качать воду по расписанию. Звучит как волшебство, правда? Примерно так же многие основатели относятся к автоматизации и делегированию – как к чему-то сложному, дорогому и почти магическому. А на самом деле это самый простой и прямолинейный акт заботы о самом себе.

Задумайтесь на минутку: сколько раз за последнюю неделю вы делали что-то, что может сделать программа за пару секунд или ваш коллега с большим удовольствием и эффективностью? Составляли отчёт вручную, пересылали однотипные письма, вбивали одни и те же данные в пять разных таблиц? Каждая такая операция – это маленькая утечка вашего внимания и энергии, тонкая струйка, которая в итоге превращается в осушённое за день озеро. Вы даже не замечаете, как эти мелочи съедают ваш самый ценный ресурс – фокус на стратегии и видении.