Читать книгу Управление проектами для «неофициальных» проект-менеджеров - Кори Когон - Страница 4

Если вы терпите неудачи, не получаете удовольствия от процесса или чувствуете, что результат осуществления ваших проектов мог бы быть и получше, то можете прийти к выводу, что нужно просто прилагать больше усилий. Но все эти проблемы возникают не от недостатка старательности. Невозможно сделать проект успешным без верного образа мышления, набора навыков и инструментов.

Где же все это взять?

Во-первых (как вы уже сделали), можно приобрести книгу по управлению проектами.

На рынке представлены сотни книг, обучающих управлению проектами. Большинство из них написаны с точки зрения «официального», то есть «реального» менеджера проектов, а остальные репрезентуют процессы, отпугивающие своей сложностью, и слишком специализированную терминологию.

Итак, вы покупаете книгу по управлению проектами, прочитываете несколько глав, делаете вид, что понимаете заковыристые формулы и определения, пролистываете еще несколько глав, а затем вас постепенно охватывают сомнения, и вы неизбежно впадаете в панику. Достаточно ли вы умны и терпеливы для того, чтобы разобраться, о чем идет речь? В конце концов вы закрываете книгу, кладете ее на полку (или удаляете файл) и говорите себе: «До сих пор я справлялся более-менее нормально, что ж – придется и дальше импровизировать». А тем временем нагрузка на вас как на «неофициального» менеджера проектов растет, а с ней растет и напряжение от того, что вы чувствуете, что должны возглавлять проекты и управлять ими эффективно.

Но эта книга не такова. Она базируется на двух идеях:

1. Управление проектами – это работа XXI века. И это означает, что каждый является проект-менеджером.

2. Современное управление проектами заключается не только в том, чтобы руководить процессом. Оно заключается еще и в том, чтобы вести за собой людей – людей XXI столетия. Это существенная смена парадигмы: она подразумевает, что мы определяем потенциал членов команды, а затем работаем с ними и вдохновляем их, чтобы они вложились в проект по полной.

Вы, скорее всего, не найдете этих положений в других книгах по управлению проектами. Но в нашей книге дана надежная, многократно проверенная формула, которая поможет вам управлять проектами и вести за собой людей в этом веке. Людей, которые являются работниками интеллектуального труда, которые используют свой незаурядный интеллект, волонтеров, которых вы не можете и никогда не сможете контролировать. (Они ведь и на вас-то не работают, верно?)

Учитесь на ошибках

Прежде чем двинуться дальше, давайте разберемся, почему проекты терпят неудачу.

Если верить Институту управления проектами (ИУП), организации с малым числом официально утвержденных процессов по управлению проектами (ИУП называет их «организациями с низкой степенью зрелости»)[3]гораздо чаще сталкиваются с провалами проектов по сравнению с компаниями, которые следуют бизнес-процессам. Но даже организации с высокой степенью зрелости нередко терпят неудачи. Вот самые распространенные причины этого явления, которые нам известны:

• недостаточное желание участвовать / нехватка поддержки;

• нереалистичные графики;

• слишком много конкурирующих приоритетов;

• неопределенные результаты / ожидания;

• нереалистичные ресурсы;

• утечка людей из проекта;

• политика / законодательство;

• отсутствие глобального видения у команды;

• плохое планирование;

• отсутствие лидеров;

• меняющиеся стандарты;

• отсутствие бюджета или неправильное управление им.

Знакомы ли вам эти проблемы? Люди по всему миру сталкиваются с одними и теми же препятствиями, и у каждого из них есть цена. По данным того же ИУП, расходы на неудачный проект, как правило, на треть больше утвержденного бюджета. Отвечаете ли вы за многомиллионный проект или за несколько проектов стоимостью в тысячу долларов, неудачи все равно обходятся дорого!

Их цена вовсе не ограничивается бюджетом. А как быть с утраченными возможностями? А недовольные клиенты? А утрата инноваций? Но хуже всего – потеря интереса к проекту у сотрудников и общее снижение морального духа. По окончании проекта люди часто сомневаются, внесли ли они какой-то реальный вклад в него, или нет. Когда проект терпит неудачу, проект-менеджеры (и «неофициальные» тоже) начинают выглядеть некомпетентными. Моральный дух падает, пассивность растет. Со временем во многих организациях начинают возникать трудности даже с тем, чтобы как следует реализовать даже самые простые проекты.

По данным ИУП в «организациях с низким уровнем зрелости»:

• Всего 39 % проектов реализуются в срок.

• Лишь 44 % укладываются в бюджет.

• Только 53 % в итоге соответствуют исходному намерению или бизнес-цели.

Учитесь на успехах

Теперь, когда мы уяснили, почему проекты терпят неудачу, давайте внимательно посмотрим на то, что делает их успешными.

Успешный проект:

• соответствует ожиданиям или превышает их;

• оптимизирует ресурсы;

• делает более прочной уверенность команды и поднимает моральный дух в преддверии будущих проектов.

Слишком часто проект считается успешным лишь потому, что он был завершен в срок и уложился в бюджет. Но соответствует ли он ожиданиям – первой мере успеха, или, может, даже превосходит их? Были ли достигнуты бизнес-результаты? Довольны ли вы качеством? Действительно ли вы оптимизировали ресурсы – вторую меру успеха? Многие проект-менеджеры говорят, что реализуют проекты в срок и укладываются в бюджет, но при этом часто бывают вынуждены признать, что в итоге страдают качество, степень завершенности или результаты. Но даже тогда третью меру успеха – моральный дух, часто упускают из виду. А что может быть ценнее для будущего, чем уверенная в себе команда, готовая двигаться к новым свершениям?

В современном мире, где эффективность и конкурентоспособность ставят превыше всего, от вас ожидают оптимизации ресурсов, высоких результатов при наименьших затратах, причем в указанные сроки и с отменным качеством. «Официальный» ли вы проект-менеджер или нет, вы не можете позволить себе не искать и не использовать методы, которые максимизируют человеческие, технические и бюджетные ресурсы.