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Aufbewahrungsfristen

Gemäß § 257 HGB und § 147 AO ist jeder Unternehmer zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich auch auf die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Kontenplan).

ABB. 3: Aufbewahrungsfristen

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Beginn der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).

Dies bedeutet, dass die in 2015 erhaltenen Eingangsrechnungen bis zum 31. 12. 2025 und die für 2015 im Laufe des Jahres 2016 erstellte Bilanz bis zum 31. 12. 2026 aufzubewahren sind.

Fragen

1.) Nennen Sie drei wesentliche Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung.

Ermittlung des operativen Ergebnisses, Ermittlung der Selbstkosten und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Tz. 36).

2.) Welche Kontrollen werden mittels des IKS durchgeführt (drei Nennungen)?

Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten

manuelle Soll-Ist-Vergleiche

Einrichtung von programmierten Plausibilitätsprüfungen (Tz. 42).

3.) Wie erfolgt die Ergebnisermittlung im Rahmen der doppelten Buchführung?

Die Ergebnisermittlung erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich und Gewinn- und Verlustrechnung (Tz. 46).

4.) Wie lange sind Inventare aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (Tz. 48).

5.) Wann dürfen die Buchhaltungsunterlagen für Dezember 2015 (Buchung im Februar 2016) vernichtet werden?

Die Unterlagen sind bis zum 31. 12. 2026 verpflichtend aufzubewahren (Tz. 49).