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La ventaja de crear nuevos documentos basados en otros ya existentes es la posibilidad de aprovechar tanto la estructura o el diseño original como elementos insertados en ellos.

5 Efectivamente, se abre en el área de trabajo del programa un nuevo documento. (7) De hecho este documento en blanco tiene la misma apariencia que el original, aunque difiere en un detalle: su nombre. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene la misma denominación aunque seguido por el número 2. Ahora podríamos empezar a trabajar sobre el nuevo documento en blanco. Sin embargo, y dado que el uso y el funcionamiento de PowerPoint serán tratados en la última sección de este manual, pasaremos a mostrarle otra forma de crear nuevos documentos. Lo que haremos a continuación será utilizar un documento existente como base para una nueva presentación. Si dispone de alguna presentación de diapositivas guardada en su equipo, puede utilizarla en esta práctica; de no ser así, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Lugares.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Nuevo.

Sepa que puede abrir al mismo tiempo tantos documentos como necesite.

6 En la primera sección del panel central, Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. (8)

7 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos utilizar como plantilla. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. (9) En este caso, localice el archivo Lugares.pptx si decide utilizar el documento propuesto de ejemplo, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. (10)

En el cuadro Nuevo a partir de existente sólo aparecen los archivos creados con el programa con el que se está trabajando, es decir, los que se consideran compatibles con la aplicación.

8 Inmediatamente se carga en el área de trabajo del programa un nuevo documento con el contenido del archivo seleccionado como base. (11) Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Lugares.pptx). Sobre esta copia del documento podemos realizar todos los cambios que precisemos hasta conseguir el resultado deseado. ¿Cómo podemos saber cuántos y qué documentos se encuentran abiertos en estos momentos? Todos los programas de Office disponen en la Cinta de opciones de la pestaña Vista, que contiene el comando Cambiar ventanas. Este comando esconde una lista de todos los archivos abiertos en la misma sesión de trabajo y facilita el paso de uno a otro. Compruébelo. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la mencionada Ficha. (12)

Si trabaja sobre Windows 7, otra forma más visual de controlar los documentos que se encuentran abiertos en una aplicación es mediante las miniaturas activas de la Barra de tareas del sistema. Sencillamente situando el puntero del ratón sobre el botón del programa podrá ver una vista previa de los documentos activos y podrá pasar de unos a otros pulsando sobre ellos.

9 Seguidamente, en el grupo de herramientas Ventanas, haga clic en la punta de flecha del comando Cambiar ventanas y compruebe como, efectivamente, se muestran en este caso dos archivos: Presentación2 y Presentación3.

10 Debemos advertirle que el documento en blanco que se carga por defecto al abrir el programa queda sustituido por el siguiente que cree, en el caso, claro está, de no haberlo manipulado. Haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano. (13)

11 En cuanto a las plantillas, dado que su contenido varía lógicamente en cada programa, mencionaremos que se utilizan igual que cualquier otro archivo en el que decidamos basar los nuevos documentos. Una buena manera de conocer el funcionamiento y las posibilidades del programa es consultar las denominadas Plantillas de ejemplo. Veamos qué diseños integra la versión 2010 de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo en la vista Backstage y, en la sección Plantillas y temas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.

12 De inmediato se cargan en el panel central una colección de plantillas de ejemplo, ordenadas alfabéticamente. Le recomendamos que consulte esta amplia colección de plantillas para comprobar la variedad de posibilidades de que dispone. Para crear en este caso una nueva presentación basada en una de estas plantillas, selecciónela en el panel de la vista Backstage (en este ejemplo, la primera de ellas) y pulse el botón Crear.

13 El nuevo documento se carga en el área de trabajo del programa, mostrando en la Barra de título el nombre predeterminado para el documento, en este caso, Presentación4. Mantenga los tres documentos abiertos puesto que nos servirán para practicar en lecciones posteriores con las acciones de cierre y almacenamiento de archivos.