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Por defecto, los documentos (Word), las hojas de cálculo (Excel) y las presentaciones (PowerPoint) creados en la versión 2010 de la suite Office se almacenan con formato XML. De ahí se desprende que a las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas (doc, xls y ppt) se haya agregado en la versión actual una X (docx, xlsx y pptx).

1 En esta lección le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010. Todas las aplicaciones que forman parte de la suite cuenta con tres comandos básicos que permiten almacenar los documentos y el procedimiento a llevar a cabo es idéntico en todas ellas. Así, la primera vez que se almacena un documento, es posible utilizar cualquiera de los comandos disponibles: el situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage e, incluso, la combinación de teclas Ctrl + G. Todos ellos le conducirán al cuadro de diálogo Guardar como, en el cual deberá indicar una ubicación y un nombre para el archivo. Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, que creamos basado en una de las plantillas de ejemplo en un ejercicio anterior. Como todavía no ha sido almacenado, haga clic en este caso sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Si es la primera vez que almacena un documento también puede utilizar la combinaciñon de teclas Ctrl + G para acceder al cuadro de diálogo Guardar como.

2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, común en todas las aplicaciones de Office. (2) Como hemos indicado, en este cuadro debemos seleccionar la ubicación en la que deseamos guardar el documento, introducir un nombre para el mismo y elegir, en el caso en que sea necesario, un formato distinto al predeterminado, cosa que no haremos en esta ocasión. A modo de práctica, vamos a guardar la presentación en el Escritorio del sistema. Para ello, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio. (3)

3 Si se trata de un documento en blanco, el programa propone como nombre, en el campo Nombre de archivo, la denominación predeterminada, la que aparece en la Barra de título. Ahora bien, si el archivo tiene contenido, la aplicación propone como nombre la primera frase que localiza en el mismo. En este caso, y si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos clásico, muestra como nombre precisamente el término Álbum de fotos clásico. pptx. Seleccione el nombre del archivo y escriba sólo la palabra Fotos. (4)

4 La extensión corresponde al formato de archivo de PowerPoint 2010 y así la mantendremos, por lo que pulse el botón Guardar para almacenar el documento.

Todas las aplicaciones de Office muestran como tipo de archivo predeterminado en el cuadro de diálogo Guardar como la extensión propia de la versión actual.

5 Compruebe ante todo el cambio en la Barra de título del programa, en la cual se refleja el nombre asignado al documento, Fotos.pptx. (5) Una vez almacenado el documento, a medida que vaya realizando cambios en él, puede ir guardándolos desde el mismo comando utilizado de la Barra de herramientas de acceso rápido. El uso de este comando ya no abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, como comprobaremos más adelante. Lo que haremos a continuación es almacenar esta misma presentación con un nombre distinto. Con ello conseguiremos una copia exacta del documento original sobre el cual podremos realizar modificaciones sin temor a perderlo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (6)

6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, mostrando las presentaciones almacenadas en la última ubicación seleccionada, en este caso, el Escritorio. (7) En el campo Nombre de archivo, escriba el término Fotos modificado y pulse el botón Guardar para almacenar la copia del documento Fotos. (8)

El comando Guardar como no dispone de ninguna combinación de teclas que abra el cuadro de diálogo del mismo nombre.

7 El nuevo documento, Fotos modificado.pptx, reemplaza en el programa al archivo original, Fotos.pptx, aunque éste continúa existiendo en la ubicación en la que ha sido guardado. (9) A continuación comprobaremos el efecto del comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido del programa una vez el documento ya ha sido almacenado. ¿Cómo llevaremos a cabo esta comprobación? Realizando algún cambio sobre la presentación actual. Vamos allá. (Tenga en cuenta que el último apartado de este manual está dedicado íntegramente a las funciones más utilizadas de PowerPoint, por lo que la tarea que llevaremos a cabo a continuación no será ni descrita ni comentada en este capítulo.) En el panel de diapositivas, situado a la izquierda del área de trabajo, haga clic sobre la segunda diapositiva y pulse la tecla Suprimir de su teclado.

8 Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y compruebe como, visualmente, no ocurre nada, aunque el programa almacena debidamente la modificación. Para comprobarlo, lo mejor que podemos hacer es cerrar este documento y volver a abrirlo. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.

9 A continuación, muestre de nuevo la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes y haga clic sobre la presentación denominada Fotos modificado.pptx. (10)

Si opta por pulsar el botón Guardar, la próxima vez que abra el archivo éste no se mostrará actualizado.

10 Efectivamente, la presentación cuenta en este caso con 6 diapositivas, cuando el original mostraba 7. Ahora comprobaremos qué sucede cuando se han realizado cambios sobre un documento y éste intenta cerrarse sin antes almacenarlos. Haga clic sobre cualquiera de las diapositivas de la presentación actual, pulse de nuevo la tecla Suprimir de su teclado para eliminarla, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.

11 El programa se cerciora de que está intentando cerrar el documento sin haber almacenado los cambios realizados en él. Por esta razón, lanza un cuadro de diálogo en el cual usted puede elegir si desea o no guardar estas modificaciones. En este caso, haga clic en Guardar para realizar el almacenamiento y cerrar la presentación. (11)

12 Hasta el momento hemos podido comprobar que el programa almacena por defecto los documentos en el formato propio. Sin embargo, debe saber que Office 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar los trabajos realizados. Aunque algunas de estas opciones de formato son distintas según la aplicación con la que se esté trabajando, no queremos terminar sin mostrarle dónde encontrar todas estas posibilidades y en qué consisten algunas de ellas. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Compartir. (12)

El tipo de archivo OpenDocument, con la extensión .odp, es compatible con PowerPoint 2010, aunque es posible que se perciban algunas diferencias en cuanto su formato y el acceso a algunas características del programa.

13 La sección Tipos de archivo es la que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. (13)

14 Evidentemente, los tipos de archivo presentados en esta opción se adaptan al formato generado por la aplicación con la que está trabajando. (14) Así, en este caso, se muestran en la primera sección los tipos de archivos de presentación disponibles. Entre estos tipos se encuentra el formato en una versión anterior, común en todas las aplicaciones de Office 2010, opción que se estudiará con total detenimiento en la siguiente lección. Terminaremos este ejercicio cerrando el documento actual. Para ello, en la misma vista Backstage, haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que ahora no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.