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Aunque la versión 2010 de la suite de Microsoft permite almacenar los archivos en múltiples formatos, incluidos los correspondientes a las versiones anteriores de la suite, Office 2010 no permite guardar documentos en el formato de Microsoft Office 1995. La razón es muy sencilla: las diferencias en cuanto a funciones y características entre las versiones 95 y 2010 son tantas que no sería posible compatibilizar ambos formatos.

1 En este sencillo ejercicio, aprenderá a guardar un archivo creado sobre Office 2010 en una versión anterior a Office 2007. De hecho, cabe señalar que esta característica de almacenamiento en versiones anteriores de la suite fue presentada como novedad en la versión 2007. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Así, nuestra práctica será válida únicamente para las siguientes aplicaciones: Excel, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. Más adelante mencionaremos el proceso a seguir para el resto de los programas de la suite. Empezaremos pues accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Discoteca.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Aun así, ya sabe que si dispone de cualquier otro archivo con esta extensión también puede utilizarlo sin problemas. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir. (1)

2 Accedemos así, como recordará, al cuadro de diálogo Abrir, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Discoteca. xlsx o, en su defecto, cualquier otro de que disponga en este formato, y pulse sobre el botón Abrir. (2)

La combinación de teclas que permite acceder al cuadro de diálogo Abrir en Office 2010 es Ctrl + O.

3 Ya disponemos del documento abierto en el área de trabajo de Excel. Para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior a la actual debemos dirigirnos a la nueva vista Backstage de la suite. Así es que pulse sobre la pestaña Archivo y, en esta ocasión, haga clic sobre el comando Compartir. (Si está trabajando con Access, la opción que debe utilizar en este mismo comando Compartir es Guardar base de datos como. Por otro lado, si el programa que utiliza es Project, la opción adecuada será Guardar proyecto como archivo.)

4 En el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.

5 Efectivamente, la segunda opción del panel Cambiar el tipo de archivo es la que nos interesa en este caso. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere. Así, en este caso, la opción se denomina Libro de Excel 97-2003, mientras que en Word la opción será Documento de Word 97-2003 (3) y en PowerPoint será Presentación de PowerPoint 97-2003, (4) etc. Pulse en este caso sobre la correspondiente opción en Excel. (5)

Los formatos de archivo que aparecen a la derecha de la vista Backstage al seleccionar la opción Cambiar el tipo de archivo son los mismos que se reflejan en el cuadro Guardar como.

6 Inmediatamente, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual podemos elegir una ubicación y asignar un nuevo nombre al documento. Compruebe como en el campo Tipo se refleja el formato de archivo seleccionado en el paso anterior. Mantendremos en este caso todas las opciones tal y como están, por lo que pulse sobre el botón Guardar. (6)

Al guardar un archivo en una versión anterior dispondrá de dos documentos idénticos con formatos distintos.

7 El programa lanza el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función que fue presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite Office. (7) Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Como nos ocuparemos de esta función más adelante en este manual, haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.

8 Compruebe que, en la Barra de título del programa, se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Tenga en cuenta que el documento en la versión original no ha desaparecido, sino que continúa guardado en su ubicación de origen. Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual.