Читать книгу Manual de Office 2010 - MEDIAactive - Страница 37

Cabe señalar la diferencia que existe entre la vista previa de la sección de propiedades del comando Información y la que se presenta al pulsar sobre el comando Imprimir de la vista Backstage. La vista previa de impresión implica sólo el contenido del documento abierto, mientras que la miniatura incluida en las propiedades incluye la interfaz del programa.

1 En esta lección le mostraremos a modo de consulta dónde puede encontrar las propiedades de un documento abierto y cómo puede acceder al cuadro de diálogo de propiedades del mismo. Vamos a trabajar en este caso sobre un documento de texto, creado con Word 2010, aunque sepa que puede llevar a cabo la práctica en cualquier otro programa, puesto que la característica relativa a la información de los archivos está presente en todas las aplicaciones de la suite. Para empezar, abra Word desde el menú de inicio de Windows.

2 El documento que utilizaremos se encuentra disponible en nuestra página web con el nombre Lectura obligatoria.docx. Si lo desea, puede descargarlo y guardarlo en su equipo o bien utilizar cualquier otro archivo de que disponga con este mismo formato. Haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Abrir.

3 En el cuadro de diálogo Abrir, localice y seleccione el documento que desee utilizar y pulse el botón Abrir.

4 El documento se abre en el área de trabajo de Word 2010. (1) A continuación vuelva a mostrar la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Información. (2) (Puede ser que la vista Backstage se despliegue mostrando ya el contenido de este comando.)

5 El panel de la derecha de la vista Backstage es el que nos interesa. Como puede comprobar, en la parte superior se muestra una miniatura o vista previa de la interfaz del programa con el documento abierto en primer plano en estos momentos. A continuación, se listan las propiedades del documento, organizadas en cuatro apartados: Propiedades, Fechas relacionadas, Personas relacionadas y Documentos relacionados. Todos estos apartados son comunes en todas las aplicaciones de la suite Office y todos cuentan con las mismas opciones. Sin embargo, cabe señalar que las características incluidas en el apartado Propiedades varían en función del tipo de documento abierto. Este apartado muestra las propiedades relacionadas directamente con el contenido del archivo y algunas de ellas se pueden editar desde este mismo panel, como es el caso del título, las etiquetas o los comentarios. Para ello, haga clic a modo de ejemplo sobre el vínculo Agregar etiqueta. (3)

6 El campo seleccionado se pone en modo de edición, lo que indica que puede escribir directamente el texto que desee. En este caso, escriba la palabra material y pulse la tecla Retorno. (4)

7 El apartado Fechas relacionadas está formado por tres opciones: la fecha de la última modificación del archivo, la de creación y la de la última impresión. (5) En cuanto al apartado Personas relacionadas, el panel muestra el nombre del autor del documento y, en el caso de existir, el nombre de la persona que ha realizado la última modificación del mismo. (6) El último de los apartados, Documentos relacionados, incluye un vínculo que abre la ubicación en la que se encuentra el archivo abierto. Haga clic sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos para comprobarlo. (7)

Las etiquetas son palabras clave que utiliza el sistema para localizar documentos mediante la función de búsqueda.

Si sitúa el puntero del ratón sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos, en el apartado Documentos relacionados del panel de propiedades, aparece una etiqueta emergente que muestra la ruta de archivo correspondiente, es decir, la ubicación en la que se encuentra almacenado.

8 Se abre de esta forma la ventana de la carpeta que contiene el documento en cuestión. Una vez realizada la comprobación, pulse sobre el botón de aspa de dicha ventana para cerrarla.

9 Seguramente habrá observado que el nombre del apartado Propiedades muestra una punta de flecha. Esto indica que en él se esconde algún tipo de menú de opciones. Pulse sobre la mencionada punta de flecha para comprobarlo. (8)

10 Efectivamente, este apartado cuenta con tres opciones: la primera permite mostrar el denominado Panel de documento para poder editar las propiedades principales del documento. Este panel se sitúa horizontalmente en la parte superior del documento abierto. La segunda opción abre el cuadro de propiedades avanzadas, en el cual se incluyen todas y cada una de las propiedades mostradas en este panel además de otras que por espacio no aparecen aquí. Por último, la opción Mostrar todas las propiedades amplía la información del panel con aquellas propiedades del documento consideradas como no relevantes. Pulse sobre esta tercera opción y compruebe el cambio sobre el panel de propiedades. (9)

11 Efectivamente, la lista de propiedades en los tres primeros apartados se amplía con nuevos datos, como la plantilla en la que se basa el documento o el nombre del administrador del equipo. Vuelva a desplegar el menú de opciones del apartado Propiedades y pulse esta vez sobre la opción Mostrar el panel de documentos. (10)

Desde el Panel de documentos puede completar o modificar todas las características del documento. Los cambios se reflejarán después en la vista Backstage.

12 El Panel de documentos, elemento de la interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010, se sitúa en la parte superior del documento. (11) En él puede completar todas aquellas propiedades que en el panel de propiedades de la vista Backstage no es posible editar. Complete o modifique si lo desea los campos de este panel y ciérrelo pulsando sobre el botón de aspa del extremo derecho de su cabecera.

La etiqueta Propiedades del documento que encabeza el Panel de documentos abre también el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas.

13 No queremos terminar sin acceder al cuadro de diálogo de propiedades del documento. Cabe recordar que este cuadro era la única forma de que disponía el usuario de versiones anteriores de la suite Office para consultar las propiedades de sus documentos. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, muestre si no está activo, el contenido del comando Información y, tras desplegar el menú del apartado Propiedades del panel de la derecha, haga clic sobre la opción Propiedades avanzadas. (12)

14 Se abre el cuadro Propiedades de…, que cuenta con cinco pestañas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar. (13) En la primera de ellas se muestran propiedades no editables ni modificables, como la ubicación, el tamaño y las fechas de creación, modificación y acceso. En la pestaña Resumen se repiten las propiedades que se incluyen en el apartado Propiedades de la vista Backstage; en este caso, dichas propiedades sí se pueden completar o modificar. (14) La ficha Estadísticas contiene muchos datos relativos a la forma y a la edición del documento. Además de las fechas de creación, modificación, último acceso e impresión, datos que se reflejan en el apartado Fechas relacionadas de la vista Backstage, se muestra también en el apartado Estadísticas información más concreta o precisa del contenido del documento; en el caso de Word, se presenta una lista con el número de páginas, de párrafos, de líneas o de palabras del archivo. (15) La penúltima ficha, Contenido, muestra el tipo de contenido del documento, si cuenta con un título entre otros datos y, por último, la ficha Personalizar permite asignar ciertos datos concretos al documento, como un nombre, un tipo o un valor. Salga de este cuadro pulsando el botón Aceptar.

15 Por último, pulse sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones para dar así por terminado este ejercicio.