Читать книгу Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos - MEDIAactive - Страница 18

PDF Y XPS SON ARCHIVOS ajenos a la suite de Microsoft Office 2010 que, sin embargo, pueden ser destino de documentos de la suite de Office. Una de las ventajas de convertir documentos en PDF o XPS es que no pueden ser modificados si no es desde programas especiales; otra de las ventajas es que los documentos se convierten sin modificar un ápice sus características (tipo de letra, fuente, formato) y se puede visualizar sin contar con la suite instalada. En este ejercicio aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS.

IMPORTANTE

En la anterior versión de la aplicación de Office, la 2007, la opción PDF o XPS sólo estaba disponible si anteriormente instalaba un complemento de Microsoft para programas de la suite.

1.En este caso, trabajamos con el documento de Excel Datos de series.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office, en la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Guardar y enviar, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS.

2.El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS.

3.Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y pulse sobre la opción PDF.

4.Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. Pulse sobre el botón Opciones, pulse el botón Aceptar para no modificar nada y haga clic sobre el botón Publicar.

5.Ahora ya sabe cómo crear un PDF a partir de un documento de Office 2010. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título y teniendo delante el documento Datos de series.xlsx entre en la vista Backstage y pulse sobre el comando Guardar y enviar.

6.Como ahora queremos publicar un archivo XPS seleccione el comando Crear documento PDF/XPS, haga clic en Crear documento PDF/XPS y seleccione el tipo de documento XPS.

7.Para concluir este ejercicio, pulse sobre el botón Publicar y una vez haya observado el resultado, cierre el documento XPS con el botón de aspa.

8.Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos.

IMPORTANTE

Aunque no tenga instalado el programa Adobe Reader para visualizar documentos en PDF o XPS, la versión de Windows 7 o su versión anterior (Windows Vista) dispondrá de un Visor de XPS con el que podrá visualizar los documentos creados en formato XPS.