Читать книгу Buchhaltung kompakt für Dummies - Michael Griga - Страница 15

Bevor Sie auf die Idee kommen, Ihre alten Papierstapel beim nächsten Frühjahrsputz zu entsorgen, sollten Sie auf jeden Fall einen Blick auf § 257 HGB werfen. Der regelt, wie lange Sie bestimmte Unterlagen aufbewahren müssen:

 Handelsbücher, Bilanzen, Inventare, interne Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren.

 Empfangene Geschäftsbriefe dürfen Sie frühestens nach sechs Jahren wegwerfen.

 Sechs Jahre sollten Sie auch Kopien versendeter Geschäftsbriefe aufbewahren.

 Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufgehoben werden.

Die Abgabenordnung enthält noch weitere detaillierte Regelungen zu den Aufzeichnungs-, Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die finden Sie in den §§ 142 bis 147 AO:

 § 142 Ergänzende Vorschriften für Land- und Forstwirte: Neben der normalen Buchführung muss ein Anbauverzeichnis geführt werden.

 § 143 Aufzeichnung des Wareneingangs: Pflicht ist die Aufzeichnung des Datums, des Lieferanten, der Warenbezeichnung, des Preises und ein Buchungsbeleg.

 § 144 Aufzeichnung des Warenausgangs: Die Pflichtangaben entsprechen denen des § 143.

 § 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnung: Ein Dritter muss damit einen Überblick über das Unternehmen erhalten können.

 § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kassenbewegungen sollen täglich festgehalten werden. Die Buchungen und Aufzeichnungen dürfen niemals so verändert werden, dass deren ursprünglicher Inhalt unleserlich wird.

 § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:Zehn Jahre aufbewahrt werden müssen:HandelsbücherAufzeichnungenInventareJahresabschlüsseLageberichteEröffnungsbilanzenArbeitsanweisungenBuchungsbelegeUnterlagen zu ZollmeldungenSechs Jahre aufheben müssen Sie:empfangene Briefe und Kopien verschickter Briefesonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Für Belege, die in elektronischer Form vorliegen, gelten dieselben Aufbewahrungspflichten. Bevor Sie also die Festplatte neu formatieren, sollten Sie unbedingt alle relevanten Belege und Dokumente sichern. Grundsätzlich empfiehlt es sich immer, von wichtigen Daten ein Backup anzulegen. Doppelt hält bekanntermaßen besser.