Читать книгу Clockwork: Damit dein Unternehmen läuft wie ein Uhrwerk - Mike Michalowicz - Страница 14

In den nächsten sieben Kapiteln gehen wir die Schritte durch, die du unternehmen musst, damit dein Unternehmen wie ein Uhrwerk laufen kann. Ein Schritt dauert möglicherweise länger als der andere, und du musst vielleicht von Zeit zu Zeit einen dieser Schritte optimieren. Dieser Prozess kann zwei Tage oder zwei Monate dauern, aber wenn du die Schritte befolgst, wirst du es schaffen.

Damit ein Unternehmen wachsen und seinen Kundenstamm bedienen kann, muss es Dinge erledigen. Dies ist der Doing-Teil (Tun) eines Unternehmens. Das Unternehmen muss auch seine Arbeiten so koordinieren, dass alle Mitarbeiter und Prozesse das Unternehmen in einer sich gegenseitig ergänzenden Dynamik voranbringen. Dies ist das Designing (Gestalten) eines Unternehmens. Während Menschen in deinem Team arbeiten, besteht die Kommunikation mit ihnen darin, Entscheidungen (Decisions) zu treffen und Aufgaben zu delegieren, die erfüllt werden müssen. Die Art und Weise, wie du die Zeit in deinem Unternehmens zwischen den Funktionen Doing (Tun), Deciding (Entscheiden), Delegating (Delegieren) und Designing (Gestalten) aufteilst, nenne ich den 4D-Mix. Diese Funktionen in [28] ein angemessenes Verhältnis zueinander zu bringen, ist entscheidend, um dein Unternehmen dahin zu bekommen, dass es sich selbst führt.

Die meisten Kleinunternehmen und KMUs verbringen zu viel Zeit mit dem Tun. Stell dir einen Solopreneur vor, der wie ein aufgescheuchtes Huhn kopflos umherläuft und alles macht, oder ein kleines Unternehmen, in dem alle, auch der Chef, wie verrückt arbeiten und keine Zeit mehr für das Planen haben. Das Ziel von Clockwork in deinem Unternehmen ist es, dich in den Designing-Modus (Gestalten) zu versetzen, um es so zu optimieren, dass es von selbst läuft, während andere Menschen oder Systeme sich um das Tun (Doing) kümmern. Um dies zu erreichen, müssen wir bei dir anfangen und uns klar werden, wie viel Zeit du im Doing-Modus verbringst: Und dafür müssen wir deinen 4D-Mix und den deines Unternehmens analysieren.

Wie bei jedem Problem und jeder Chance im Leben gilt, dass du deine Ausgangslage kennen musst, wenn du die Dinge verbessern willst. Sobald wir wissen, wo du stehst, unternehmen wir direkt gezielte und spezifische Schritte, um dein Unternehmen (und dich) dorthin zu bringen, wo du hinwillst.

Der 4D-Mix ist dann optimal, wenn das Unternehmen 80 Prozent seiner Zeit damit verbringt Dinge zu tun (Doing), 2 Prozent damit, Entscheidungen zu treffen (Deciding), 8 Prozent damit, Verantwortung zu delegieren (Delegating) und 10 Prozent für das Gestalten (Designing), mit dem Ziel, mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und geringere Kosten zu haben. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter du hast, bleibt der optimale 4D-Mix immer gleich.

Hier sind die sieben Schritte, die dazu führen, dass sich dein Unternehmen selbst führt:

1. Analysiere den 4D-Mix – Lege die Benchmark-Level für die Mischung aus Tun, Entscheiden, Delegieren und Gestalten fest, mit der dein Unternehmen derzeit arbeitet. Ein Clockwork-Business findet eine gesunde Balance zwischen dem Erledigen der Arbeit, der Ressourcenverwaltung und der ständigen Prozessoptimierung. In der ersten Phase, in der wir dein Unternehmen dazu bringen möchten, von selbst zu laufen, machen wir eine einfache Zeitanalyse. So können wir erkennen, wie viel Zeit für jede der vier Kategorien aufgewendet wird. Und sobald wir das wissen, kannst du dein Unternehmen auf den optimalen 4D-Mix einstellen.

2. Bestimme die Rolle der [29] Bienenkönigin, die QBR – Identifiziere die Kernfunktion in deinem Unternehmen als entscheidenden Faktor für den Erfolg deines Unternehmens. In jedem Unternehmen gibt es eine einzige Funktion als wichtigste Voraussetzung für die Gesundheit des Unternehmens. Hier trifft die Einzigartigkeit deines Portfolios auf die größten Stärken deiner Mitarbeiter und von dir. Ich nenne es die Rolle der Bienenkönigin, die QBR (Queen Bee Role). Wenn diese Funktion auf Hochtouren läuft, floriert das Geschäft, und wenn sie gebremst oder gestoppt wird, leidet das gesamte Unternehmen. Jedes Unternehmen hat eine QBR. Du musst die QBR deines Unternehmens identifizieren und bestimmen; wenn du diese Leistung verbesserst, wird sich die Leistung deines gesamten Unternehmens steigern. Die QBR ist der „Erfolgsfaktor“ für dein Unternehmen, und du musst entscheiden, was genau das ist.

3. Schütze und erfülle die QBR – Versetze dein Team in die Lage, den größten Erfolgsfaktor deines Unternehmens zu beschützen und zu erfüllen. Die QBR ist eine so wichtige Rolle in deinem Unternehmen, dass jeder Mitarbeiter, auch wenn er selbst nicht die QBR ausfüllt, wissen muss, worin sie besteht und wie er sie schützt und sie unterstützt. In einem hocheffizienten Unternehmen hat die QBR immer Vorrang, und es gibt Systeme, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Ressourcen, die ihr dienen, nicht abgezogen werden. Nur wenn die QBR brummt, können alle im Unternehmen ihre eigene jeweils wichtigste Arbeit verrichten (ihren jeweils spezifischen Hauptjob).

4. Erfasse deine Systeme – Dokumentiere oder protokolliere die Prozesse, die du bereits installiert hast, damit dein Team die Arbeit so erledigt, wie du es dir wünschst. Auch wenn es nicht so aussieht, als ob du systematische Prozesse hättest, hast du sie. Tatsächlich verfügt jedes Unternehmen in jeder Phase über alle Systeme, die es braucht. Diese Systeme müssen lediglich erfasst, und dann abgeschafft, abgegeben und/oder abgespeckt werden. Jeder Unternehmer und Mitarbeiter hat die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben auszuführen, doch oft sind sie undokumentiert und damit nicht leicht zu übertragen. Mit einer einfachen Auswertungs- und Erfassungsmethode kannst du diese Informationen problemlos an dein Team und Freelancer weitergeben. Hinweis: Du erstellst kein Handbuch. Sowohl das Erstellen als auch der Gebrauch von Handbüchern ist ineffizient und hat daher keinen Platz in einem Clockwork-Unternehmen.

5. Stell dein [30] Team optimal auf – Anpassen von Rollen und Verschieben von Ressourcen, um die Effizienz deines Unternehmens und die Qualität deines Portfolios zu maximieren. Unternehmen sind wie Organismen; sie wachsen, schließen sich zusammen und verändern sich. Um eine optimale Leistung zu erbringen, musst du die inneren Stärken der Mitarbeiter mit den Aufgaben zusammenbringen, zu denen sie am besten passen. Anstelle eines traditionellen Top-Down-Organigramms funktioniert ein optimiertes Unternehmen eher wie ein Netzwerk. Lege Mitarbeiter niemals auf eine Jobfunktion fest. Im Gegenteil: Eine effiziente Organisation identifiziert die natürlichen Stärken des Mitarbeiters und setzt sie für die Aufgaben ein, die von diesen Eigenschaften am meisten profitieren.

6. Lege deinen Fokus fest – Richte deine Systeme darauf aus, ein bestimmtes Kundenbedürfnis auf eine bestimmte Art und Weise zu befriedigen. Die Hauptursache für ein ineffizientes Unternehmen ist eine zu große Vielfalt der Angebote. Je mehr Dienstleistungen du einem breiteren Kundenmix zur Verfügung stellst, desto mehr Variabilität hast du, und desto schwieriger wird es, außergewöhnliche und konsistente Dienstleistungen anzubieten. In diesem Schritt identifizierst du, welchen Kunden du optimal dienen kannst, und bestimmst die kleinstmögliche Anzahl von Produkten/Dienstleistungen, die diese am besten zufrieden stellen.

7. Werde ein Clockwork-Unternehmer – Mach das Unternehmen unabhängig von dir und mach dich unabhängig von deinem Unternehmen. Ein Clockwork-Unternehmen ist ein Unternehmen, das ohne deine aktive Beteiligung beständige Ergebnisse liefert und weiter wächst. Da du dem Unternehmen begrenzt zur Verfügung stehst, wird es völlig selbstverständlich so organisiert, dass es ohne dich läuft. In diesem Schritt lernst du, wie du ein Business-“Dashboard“ erstellst, mit dessen Hilfe du die Übersicht über dein Unternehmen behältst, selbst wenn du nicht da bist.

Das ist alles. Sieben Schritte. In dieser Reihenfolge. Du wirst diese sieben Schritte im weiteren Verlauf des Buches genauer kennenlernen und umsetzen. Während du diesen Prozess durchmachst, wirst du frustriert sein und das Gefühl haben, völlig in der Klemme zu sitzen. Du wirst aufgeben wollen. Dreh nicht durch: Das sind nur Anzeichen dafür, dass du dich mit den unbequemen neuen Sachen, die ich dir beibringe, anfreundest. Nochmal, [31] dreh nicht durch, und wage es bloß nicht, einfach aufzuhören. Und am Ende wirst du ein Unternehmen haben, das wie ein Uhrwerk läuft.

DIE SIEBEN STUFEN VON CLOCKWORK

STUFE	KERNKONZEPT	AKTION
1	DER 4D-MIXDie vier Arbeitsformen sind Doing (Tun), Deciding (Entscheiden), Delegating (Delegieren) und Designing (Gestalten).	Führe eine Zeitanalyse durch und teile die Arbeit in deinem Unternehmen auf die Kategorien auf.
2	DIE QBRDie von dir ausgewählte Kernfunktion, von der der Erfolg deines Unternehmens abhängt.	Verkünde die QBR des Unternehmens und identifiziere, wer sie ausfüllt.
3	SCHÜTZEN UND UNTERSTÜTZEN DER QBRDie Kernfunktion deines Unternehmens hat immer Priorität.	Informiere dein Team über die QBR und ermögliche es deinen Mitarbeitern, die QBR zu schützen und/oder zu erfüllen.
4	ERFASSUNG DEINER SYSTEMEDu hast bereits alle Prozesse für dein Unternehmen angelegt.	Verwende die Abschaffen-, Abgeben- oder Abspecken-Methode, um Zeit für Designing-Arbeit, „QBR“-Arbeit und die Arbeit an Hauptaufgaben zu gewinnen.
5	DAS TEAM OPTIMAL AUFSTELLENEin optimiertes Organigramm sieht aus wie ein Spinnennetz.	Gleiche die stärksten Eigenschaften der Teammitglieder mit den Aufgaben ab, die diese Eigenschaften am meisten benötigen.
6	DER FOKUSDie Stärken deines Unternehmens stehen an erster Stelle, dann suchst du den Kunden aus, der am meisten davon profitiert.	Identifiziere, betreue und fokussiere dich auf die Kunden, die am meisten von dem einzigartigen Angebot profitieren.
7	DEIN SELBSTSTÄNDIG LAUFENDES UNTERNEHMEN„Tun“ lässt dich für das Unternehmen arbeiten; „Gestalten“ lässt das Unternehmen für dich arbeiten.	Nimm den vierwöchigen Urlaub.

Abbildung 1

Zeit ist alles. Zeit. Ist. Alles. Zeit ist das Einzige im Universum (bis jemand eine Zeitmaschine erfindet), das nicht erneuerbar ist. Entweder du nutzt sie weise, oder du tust das nicht. Die Zeit läuft unerbittlich weiter, egal wie du sie nutzt. Ich vermute, dass du vielleicht sogar ein paar nervöse Blicke auf die Uhr geworfen hast, in der Hoffnung, dass du dieses Buch (und deine Arbeit) schneller hinter dich bringen kannst.

[32] Habe ich Recht? Vielleicht nur ein bisschen? Wenn du das spürst, solltest du wissen, dass es nicht deine Schuld ist; es ist das Parkinson-Gesetz. Und ich möchte, dass du weißt, dass du dich tatsächlich in einer guten Situation befindest. Besser gesagt, du bist in einer Situation, die noch zu retten ist. Dein Unternehmen hat wahrscheinlich eine gewisse Nachfrage, und du befriedigst sie (wenn auch nicht effizient). Wir werden ein paar einfache Optimierungen vornehmen, damit dein Unternehmen wie eine gut geölte Maschine läuft und dir deine kostbare Zeit wieder überlässt.

Ich möchte klarstellen: Es geht in diesem Buch nicht darum, mehr mit der Zeit zu machen, die du hast. Es geht darum, dass dein Unternehmen mehr mit der Zeit macht, die es hat, und dass es dir die Freiheit gibt, andere Dinge mit deiner Zeit zu tun. Es geht darum, dein Leben zurückzubekommen, während du das Unternehmen deiner Träume aufbaust. Das ist möglich. Tatsächlich passiert es immer wieder in anderen Unternehmen. Unsere Aufgabe ist es heute, dies für dich zu tun. Aber damit das funktioniert, musst du alles geben. Bist du bereit? Gut. Los geht’s mit der Arbeit.

Nein, vergiss das. Los geht’s mit weniger Arbeit.