Читать книгу Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020 - Надежда Максимова - Страница 22

к.и. н. Н.А.Храмцовская. По образованию я историк, закончила Московский Государственный Университет. Кандидат исторических наук. Свою карьеру начинала как архивист, а затем освоила и управление документами и консультационную работу. Мне довелось участвовать в интереснейших отечественных и международных проектах, в т.ч. в таких, как MoReq2, MoReq2010, InterPARES Trust и проект создания базы данных архивной терминологии Международного совета архивов (МСА). Сейчас я работаю ведущим экспертом по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». Меня интересует всё, что относится к этой области: традиционные и электронные технологии; как вопросы управления документами и архивного дела, так и проблемы информационной безопасности, а также роль всех этих дисциплин в проектах построения «электронного» и «открытого правительства». Много сил трачу на пропаганду современных методов работы, в том числе на написание статей, число которых, кажется, перевалило за три сотни; на преподавание, перевод зарубежных стандартов и нормативных документов. Участвую в работе Международной организации по стандартизации в качестве национального эксперта. Являюсь членом МСА, ассоциации ARMA International и Гильдии Управляющих Документацией.

Блог: http://rusrim.blogspot.com/

https://www.slideshare.net/sspchram/

https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/videos

Когда речь заходит о научно-справочном аппарате (НСА) архива, то в первую очередь говорят об описях, поскольку это самый распространённый вид НСА, который создается, как правило, источником комплектования и передается в архив вместе с документами. Основная проблема описей – степень их информативности и точности сведений.

Следует отметить, что описи выполняют две функции. С одной стороны, они используются для учёта поступивших в архив документов. В этом случае нет необходимости в подробных сведениях о деле и входящих в его состав документах. Для архивистов с многолетним стажем базовых сведений в описях достаточно для выполнения их работы, поскольку с годами нарабатываются практика и знание о том, где и какую информацию документы содержат. Соответственно, неинформативные, «глухие» заголовки дел в описях не редкость.

С другой стороны, как только встает вопрос о предоставлении исследователям возможности работать с описями, возникает множество проблем, поскольку достаточно часто исследователи не обладают всей полнотой знаний, необходимых для выявления в описях дел, которые могут содержать материалы по интересующей их теме.

Со временем были установлены требования к составлению описей, особенно в отношении заголовков дел, – но до конца проблема так и не была решена.

Остальные традиционные виды НСА – каталоги, картотеки, указатели, обзоры и т.д., обычно составляются в самом архиве архивистами.

Сегодня в сфере архивного НСА идут революционные изменения – традиционный бумажный и «бумагоподобный» НСА исчезает, и на смену ему приходят специализированные информационные системы на основе баз данных; как следствие, в создание такого НСА помимо архивистов вовлекаются более высокооплачиваемые ИТ-специалисты, в результате чего данный вид деятельности становится междисциплинарным, требующим более совершенного стратегического и оперативного управления и больших затрат.

Главная проблема НСА – экономическая

С моей точки зрения, основная проблема НСА во многом связана с тем, что у архивов нет достаточной заинтересованности в его развитии, а обычно нет и необходимых кадровых, финансовых и материальных ресурсов как для подготовки и актуализации НСА, так и для его размещения в публичном доступе в электронном виде. Это связано с рядом причин:

• У архивов и их сотрудников обычно нет достаточно сильной мотивации для проведения работ по созданию и актуализации НСА – грубо говоря, денег не дают ни за сам качественный НСА, ни за повышение эффективности труда архивистов, которой он способствует;

• Создании НСА обычно связано с большими трудозатратами и дополнительной нагрузкой на сотрудников архивов. При этом часто получается так, что НСА не улучшает условия труда самих архивистов, и нередко создаётся в интересах третьих сторон (например, во исполнение законодательно-нормативных требований);

• Открытие доступа к НСА для общественности всегда связано как с рисками раскрытия конфиденциальной информации и персональных данных, так и с риском увеличения количества запросов;

• Чем в большем объёме раскрывается НСА, тем обычно больше претензий от недовольных пользователей к объему, качеству и уровню раскрытия информации об архивных документах.

Опыт зарубежных архивов

В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы – соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.

Тем не менее, хороший НСА создаётся и поддерживается тогда и только тогда, когда в нем кровно заинтересованы сами архивисты. Типичной является тенденция к использованию как самими архивистами, так и исследователями одних и тех же архивных информационных систем (естественно, с предоставлением исследователям урезанных прав доступа).

С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА – поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам. Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.

Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал. Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.

Создание НСА – это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы. В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:

• Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.

• Там, где есть возможность автоматизировать процессы создания НСА в архиве и/или забрать уже созданный в делопроизводстве НСА вместе с документами, переработав его в нужный вид в автоматизированном режиме – видна тенденция к более детальному описанию, с переходом от уровня дел к уровню документов и отдельных архивных объектов.

• Сейчас на подходе целый комплекс инновационных технологий, позволяющих в корне изменить как методы поиска информации по архивным материалам, так и методы составления НСА. Особенно это касается таких «трудных» материалов, как рукописные тексты, тексты на иностранных языках, изображения и фотографии, аудио- и видеодокументы. Создаваемые НСА, как правило, представляют собой базы данных, которые, при наличии на то доброй воли, могут быть сделаны общедоступными. В настоящее время выполняется целый ряд вполне успешных пилотных проектов такого рода.

• В отдельные пилотных проектах изучается возможность использования при составлении и совершенствовании НСА технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и больших данных.

• Коммерческий сектор в настоящее время, помимо прочего, предоставляет услуги по оцифровке документов и созданию НСА, посредством обработки как физических, так и электронных материалов, в том числе в виде облачных услуг. Подобные услуги делают инновационные технологии в принципе доступными даже для небольших архивов со слабой материально-технической и финансовой базой.

Что нас ожидает в ближайшем будущем?

В настоящее время в тех случаях, когда у исследователя имеется доступ к полнотекстовым базам данных, полнотекстовой поиск самым активным образом уже используется для поиска нужных материалов среди сотен миллионов документов, позволяя выделить те, в которых упоминается тот или иной термин, организация, человек, место и т. д.

Но прогресс на этом не останавливается, быстро развиваются технологии распознавания рукописного текста, распознавания речи, лиц и изображений, поиска по изображению-шаблону и т.п., что в перспективе приведёт к появлению новых интересных методов поиска и изучения архивных материалов.

Не менее интересны пилотные проекты в области больших данных, в рамках которых уже в течение ряда лет опробуются новые методы классификации и систематизации документов, проведения экспертизы ценности, установления степени секретности, а также выявления персональных данных и их анонимизации.

В результате появляются новые возможности для формирования и обогащения научно-справочного аппарата архива, однако одновременно встает вопрос о пересмотре состава НСА и определении того, какие задачи эффективнее решать с помощью НСА, а какие – средствами прямого поиска. В современных условиях НСА, с моей точки зрения, в первую очередь является инструментом сохранения сведений о контексте создания архивных материалов. В идеальных системах поиска вместе с результатом поиска обязательно должна выдаваться информация, позволяющая установить контекст (типа архивных шифров).

Во всём мире сейчас ведутся краудсорсинговые проекты оцифровки как архивных материалов, так и бумажного и рукописного НСА. Повсеместно наблюдается отказ от бумажного и бумагоподобного НСА и переход к современным решениям на основе баз данных, которые, помимо прочего, позволяют пользователям архивных материалов отставлять свои замечания и комментарии к НСА. Таким образом, постепенно усиливается тенденция привлечения к составлению и развитию НСА как фондообразователей, так и исследователей.

Проблемы и риски

Использование мощных современных информационных технологий создаёт, помимо прочего, ряд рисков:

• Найденные средствами прямого поиска сведения часто оказываются «вырванными» из текста, что может приводить как к умышленной, так и к неумышленной некорректной интерпретации этих сведений;

• Возникают риски раскрытия секретной и конфиденциальной информации, персональных данных, а также повторной идентификации субъектов ранее анонимизированных персональных данных – особенно при использовании по сути дела изначально именно на это и ориентированных технологий больших данных;

В большинстве стран архивные материалы и НСА подпадают под нормы законодательства о свободе доступа к государственной информации и законодательства по защите персональных данных и иных видов тайн. Распространение новых технологий приводит к тому, что становится более проблематичным рассекречивание архивных материалов и получение доступа к материалам, потенциально содержащим персональные данные и защищаемую законом тайну. Достаточно частыми стали случаи повторного засекречивания ранее рассекреченных архивных документов вместе с НСА, и создание искусственных препятствий для доступа к подлежащей раскрытию по закону государственной информации. В ближайшей перспективе исследователям не стоит ждать лёгкой жизни – скорее всего, годы максимальной доступности архивных материалов уже позади.