Читать книгу Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020 - Надежда Максимова - Страница 26

Кудинов Дмитрий Сергеевич, генеалог, создатель сайта http://metrics.tilda.ws

Идея создать каталог мест хранения метрических книг пришла мне в начале 2016 г. – ровно 5 лет назад. Необходимость создания такого ресурса созрела потому, что на тот момент не существовало удобного инструмента для поиска сведений о метриках в различных архивах, часто приходилось пользоваться наработками самостоятельных пользователей. Со временем каталог превратился в сайт-ресурс, с которого начинают свое знакомство с архивными фондами многие исследователи.

Метрические книги не стали единственной темой сайта, постепенно на нем появилось несколько самостоятельных разделов, в том числе раздел, где размещен список существующих автоматизированных информационных систем (АИС), которые используют различные региональные и федеральные архивы, и представлены ссылки на отсканированные описи или базы данных.

Стоит отметить, что этот раздел в последние год-два весьма активно пополняется и обновляется. Совсем недавно значительная часть региональных архивов не предоставляла пользователям возможности ознакомиться с описями фондов «дистанционно», узнать, какие дела хранятся в том или ином архивном фонде, можно было только в читальном зале, изучив бумажные описи. К 2021 г. региональных и федеральных архивов, которые бы полностью игнорировали потребность изучать описи фондов удаленно почти не осталось, растет и число архивов, которые организуют возможность просмотра удаленно отдельных архивных материалов.

Вместе с тем положение дел нельзя назвать радужным – в архивах существует множество больших и мелких проблем с составлением и представлением НСА, поддержанием его в актуальном состоянии. В этом материале я хочу зафиксировать такие проблемы по состоянию на начало 2021 г. и попробую предложить пути их решения. Часть решений может выглядеть идеалистичной, но не стоит забывать, что еще 5 лет назад каждая оцифрованная архивная опись была подарком, а оцифрованные архивные дела – чудом.

1. Необходимость постоянной актуализации НСА.

Оцифровка описей и даже создание АИС – вовсе не «венец» того, как должен выглядеть НСА современного архива. Очень часто архивы делают существенную часть работы: выкладывают описи, сканируют документы, создают базы данных, а потом… забывают о них. Проходят месяцы и годы, архивные фонды пополняются новыми делами, в бумажные описи в архивах делаются пометки о включении в них тех или иных документов, из таких новых дел иногда формируются новые архивные описи, старые описи перерабатываются – идет постоянный процесс. Но «интернет-представительства» архивов он зачастую не затрагивает – в электронном виде представлены описи, актуальные 3-5-10 лет назад, они не дают пользователю всей картины. То же и с АИС – после первого запуска системы редкий архив «синхронизирует» представленную информацию с бумажными описями, если тот или иной фонд сразу не представлен списком дел, информация о его составе впоследствии может так и не появиться.

Очевидно, что изменение ситуации будет идти на пользу и самим архивам – возможность ознакомиться с описями фондов удаленно, существенно сократит нагрузку на читальные залы, и пользователям архивов. Сайты архивов, электронные каталоги, АИС нужно воспринимать как полноценные инструменты работы, они не должны функционировать по «остаточному» принципу.

2. Понимание интересов пользователя.

Будем честны – большинство архивов в плане размещения НСА следует за интересами пользователя. Почти всегда в первую очередь оцифровываются наиболее востребованные пользователями описи и отдельные архивные дела – метрические книги, ревизские сказки, материалы различных переписей. Однако в ряде случаев логика архивов выглядит странной – в электронный вид переводятся описи, дела из которых крайне редко используются. Например, на данный момент в списке оцифрованных описей Государственного архива Тамбовской области нет описей фондов, содержащих метрические книги, но есть описи фонда Тамбовского обкома профсоюза рабочих спиртоводочной промышленности.

Постепенное, а не всеобщее выкладывание описей легко объяснимо трудозатратами: в большинстве региональных, а тем более региональных архивах – тысячи архивных фондов: отсканировать, распознать, разместить на сайте их описи – долгий процесс. И все же хотелось бы, чтобы архивы подходили к процессу создания НСА не формально, а с пониманием того, что именно ждет пользователь.

3. Удобство использования НСА.

То, что НСА должен не только быть в принципе, но и быть удобным для использования, говорить излишне. Еще один пережиток общего отношения к НСА – игнорирование современных (впрочем, актуальных уже лет 20) особенностях работы с текстовыми файлами. Речь о возможности поиска по файлу, упорядочивании или фильтрации нужной информации. Пользователь электронных НСА часто бывает этого лишен, поскольку описи выкладываются в виде «картинок» – в формате jpg или нераспознанного pdf. Это более-менее понятно, когда описи в оригинале являются рукописными, но нередко архивы выкладывают в графическом формате описи, очевидно существующие в виде набранного на компьютере текста – это хорошо видно по особенностям форматирования. Из крупных российских архивов такой практики придерживается, например, ЦГА г. Москвы: выложенные на сайте архива описи востребованных фондов из сотен листов не распознаны, хотя в целом имеются в более удобном формате.

Вероятно, решением проблемы здесь могло бы принятия единого формата представления оцифрованных описей для разных архивов. Представление в виде графических файлов должно использоваться только для иллюстративных материалов и рукописных описей, во всех других случаях пользователь должен иметь возможность пользоваться описью как привычным текстовым файлом.

Отмечу, что существование рукописных описей архивных фондов в XXI в. – отдельный анахронизм. Конечно, в ряде случаев такие описи сами представляют исторический интерес (например, в РГАДА множество действующих описей фондов было создано 2—3 столетия назад, и с тех пор не менялось), однако в целом подобный подход устарел – рукописные описи следует постепенно переводить в более актуальные форматы.

Отдельно стоит остановиться на удобстве использования АИС архивов. Сейчас у архивов (со) существует сразу несколько форм представления данных в электронном виде – это может быть оболочка от компании ЭЛАР (наверное, самая популярная), система КАИСА-архив, какой-то самостоятельный движок; в АИС часто совершенно разные алгоритмы регистрации, разные алгоритмы просмотра дел и оплаты такого просмотра. Призывать к унификации стандартов в данном случае было бы некорректно: архив или надархивные структуры вправе сами определять свой выбор. Но для пользователя такое многообразие не всегда удобно – в разных архивах приходиться приноравливаться к особенностям той или иной системы. Возможно, можно желать лишь того, чтобы АИС во всех случаях были максимально «интуитивно понятными». Хорошим направлением может быть также «надстройка» базовой АИС архива дополнительными инструментами для работы с НСА и отдельными документами – например, возможность дистанционного заказа дел в читальный зал, копирования. Часть архивов (Государственный архив Тульской области, архивы Санкт-Петербурга) уже успешно идут по этому пути.

4. НСА в муниципальных и ведомственных архивах.

Почти все проблемы, описанные выше, актуальны для архивов федерального и регионального уровня. Вместе с тем в России существуют сотни и тысячи муниципальных (районных, городских) и ведомственных архивов. Их документы гораздо менее востребованы пользователями – отчасти из-за невозможности в принципе организовать изучение материалов (нет читального зала, не созданы полноценные описи), отчасти – от того, что документы таких архивов практически не включены в общий архивный оборот. Лишь небольшая часть муниципальных и ведомственных архивов имеют собственные сайты, еще меньше – знакомят пользователей с составом фондов, публикуя описи или создавая базы данных. Вместе с тем очевидна необходимость рассмотрения документов этих архивов в общем контексте с региональными и федеральными – в муниципальных архивах по-прежнему хранятся большие массивы дореволюционных документов (тех же метрических книг), не говоря о документах, актуальных для изучения биографий советского периода.

Хорошим примером в этом направлении может быть пример создания общероссийского каталога музейного фонда Российской Федерации (Госкаталог). По сути это единая база данных мест хранения музейных экспонатов (в т.ч. документального характера), причем в общем ряду в нее включены как предметы из крупных музеев, так и из небольших сельских. Такая же общая база могла бы быть создана и по местам хранения архивных документов – в первую очередь, для небольших архивов. Робкая попытка создания такого ресурса (он называется Центральный фондовый каталог) была предпринята несколько лет назад Федеральным архивным агентством, но ни удобство использования, ни специфика наполнения не выдерживают критики.

5. НСА и межархивные тематические ресурсы

Сайт metrics.tilda.ws по своей сути – большой межархивный каталог. Его основа – информация о местах хранения метрических книг (будь то региональные или муниципальные архивы, или даже музеи), однако и другие разделы не затрагивают только один архив: это каталог мест хранения первичных листов переписи населения Российской империи 1897 г., каталог книжных изданий со списками населенных мест Российской империи, каталог книжных изданий со сведениями о составе приходов православных церквей различных епархий.

В начале статьи я отметил, что побудило меня к созданию сайта – отсутствие такого нужного, хотя и очевидного, инструмента для помощи в исследованиях. Удивительно, но за прошедшие 5 лет в этом плане мало что изменилось: если отдельные архивы шагнули далеко вперед, то межархивных ресурсов, которые бы охватывали одну узкую тему, НСА по таким темам почти не появилось. Можно отметить лишь по-настоящему феноменальный ресурс, но существующий уже давно, «Память народа», концентрирующий документы из разных архивов об участниках Великой Отечественной войны, аналогичный ему ресурс «Памяти героев Великой войны» об участниках Первой мировой, запущен замечательный межархивный проект об архивных фондах Переписи 1897 г. на базе исторического факультета Алтайского государственного университета. Прекрасным примером «межархивности» является портал «Архивы Санкт-Петербурга», в одном месте объединяющий материалы различных архивов города. И это как будто все?

Озвучивались инициативы Росархива по созданию базы данных мест хранения метрических книг, был сделан даже «пилотный образец», но судьба его неизвестна. Неясно, на какой стадии находится реализация проекта создания Единого электронного читального зала федеральных архивов, который должен был объединить материалы нескольких архивных архивов под единой оболочкой. Действует лишь упоминавшийся выше Центральный фондовый каталог и ресурс «База данных хранения документов по личному составу», созданные при поддержке Росархива – но и последний не так удобен в работе, как хотелось бы.

Создание каталогов, справочников, баз данных, даже публикация описей – очень часто происходят по инициативе энтузиастов, иногда с поддержкой отдельных архивов, иногда – без оной. Архивный фонд России огромен и разнообразен, его систематизация, структуризация, представление конечному пользователю требует серьезной межархивной и межведомственной работы.