Читать книгу Бухгалтерский учёт. Курс лекций (полный курс), с изменениями законодательства на 01.01.2026 - Николай Вячеславович Лукьянов - Страница 13

Электронный документооборот (ЭДО) бухгалтерских документов – это процесс обмена необходимыми для ведения бухгалтерского учета документами в электронном формате. Он нужен для:

быстрого обмена документами без риска их потерять,

удобного поиска нужных документов по типу или названию,

безопасности данных, надежного хранения информации.

Сервисы электронного документооборота, например Контур.Диадок, Калуга Астрал, Такском, 1С-ЭДО и др. позволяют создавать, редактировать, подписывать, передавать и принимать электронные документы. Работать в таких системах можно со всеми типами бухгалтерских документов: счетами-фактурами, накладными, договорами, платежными поручениями, счетами, актами, отчетами и другими.

Юридическую силу документам в ЭДО придает электронная подпись. В ЭДО применяется КЭП – квалифицированная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать автора документа, гарантирует, что в файл после подписания не вносились правки, и приравнивается к собственноручной подписи. Документы, завизированные КЭП, принимают налоговая, суды и другие контролирующие органы.

Возможность ведения бухгалтерского учета в электронном документообороте закреплена в законодательстве. Так, Федеральный закон №402 «О бухгалтерском учете» регламентирует возможность составления первичного учетного документа в электронном виде и его подписания электронной подписью (ЭП).

Статья 160 ГК РФ регулирует совершение сделок в письменном виде, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств. Статья 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В этом же законе прописан порядок использования ЭП в правоотношениях юридических лиц и ИП, в том числе с применением машиночитаемой доверенности (МЧД).

Порядок подписания документов также устанавливается Технологией межоператорского обмена и методическими рекомендациями.

Организация и порядок ведения бухгалтерского документооборота зависят от конкретных требований и правил, установленных законодательством и внутренними нормативными актами компании. Как правило, делопроизводство включает в себя следующие этапы:

Создание документов. Бухгалтерские документы, такие как накладные, акты выполненных работ, кассовые ордеры и прочие, формируются на основе операций и событий, происходящих в организации.

Регистрация и учет. Документы регистрируются и учитываются в бухгалтерской системе путем присвоения персональных номеров, указания даты и других атрибутов.

Передача и обработка. Документы передаются контрагентам, в соответствующие подразделения или сотрудникам для дальнейшей работы. Например, составленный договор отправляется на подпись поставщику, а счет-фактура – в отдел поставок или финансов.

Хранение и архивирование. Завершенные в делопроизводстве документы хранятся и архивируются в соответствии с требованиями законов. Законодательство устанавливает сроки и правила хранения документации.

Организация вправе применять любые схемы обработки документации. Однако, если документооборот масштабный, а делопроизводство ведется на бумаге, возникают риски: документы теряются и дублируются, ошибки требуют большого количества времени на исправление, а найти нужные документы в архиве бывает непросто.

Существенный минус документооборота на бумаге – ресурсоемкость. Сотрудники тратят рабочее время на распечатку, внесение данных в учетную систему, медленные согласования и подписания. Не позволяет такой документооборот и отслеживать движение документов в организации. Это приводит к срывам сроков, потере лояльности контрагентов, трудностям с контролирующими госорганами. Руководителю сложно определить слабые места, наметить точки роста и построить стратегию развития компании.

Переход на ЭДО поможет закрыть все эти риски. Электронный документооборот первичных документов снижает расходы на бумагу, печать и доставку, сокращает время обработки, исключает риск порчи или потери данных. ЭДО помогает увеличить обороты предприятия, ведь оперативное согласование и подписание документов ускоряют и другие процессы: оплату, отгрузку товаров или предоставление услуг.