Читать книгу Mantenimiento del software. IFCT0510 - Rafael Jesús Pérez Carvajal - Страница 25

Se debe tener muy en cuenta que la fase de análisis es fundamental para la elaboración del plan de mantenimiento. Un plan de mantenimiento proactivo se fundamenta en prevenir errores, así que es muy importante analizar todas las posibilidades. Una vez que se tengan expuestas las posibles causas de los futuros fallos, se procederá a ordenarlas según dos criterios: gravedad y probabilidad.

La gravedad se refiere a las consecuencias que generaría esa supuesta avería en el funcionamiento de la empresa. Se podría clasificar en muy leve, leve, grave, muy grave y crítica; según el equipo al que afecte y el tiempo que este esté inutilizable.

Ejemplo

Un fallo crítico sería la pérdida de datos de un disco duro de un ordenador del departamento de contabilidad debido a una mala actualización del sistema operativo, ya que conllevaría la reinstalación del sistema operativo y todo su software asociado. Este tipo de avería sería crítico por la cantidad de tiempo que supone realizar estos trabajos, así como la restauración de los datos perdidos.

La probabilidad se refiere a la frecuencia con la cual se puede repetir esa avería a lo largo de la vida útil del ordenador. Es bastante más probable que un malware entre en el ordenador a que desaparezca una partición lógica de un disco duro por una mala redimensión de la misma.

Por otro lado, se estudiarán y analizarán aquellas averías, aun siendo poco probables y poco graves, cuyo coste de mantenimiento sea muy bajo. Como ejemplo, se podría citar una subida de tensión eléctrica, que podría dañar algunas piezas del equipo, como la fuente de alimentación. Si la instalación eléctrica no está defectuosa, es una avería muy poco probable y se podría considerar leve, ya que solo es sustituir la pieza por una nueva y su coste en tiempo y dinero no es muy elevado. Pero, aun así, es más rentable instalar regletas con fusible para prevenir esta avería.

Importante

Para organizar el plan de mantenimiento proactivo, habrá que tener en cuenta la probabilidad de las averías y su gravedad, así como su coste.

Teniendo en cuenta estas consideraciones, comenzará la labor de análisis para elaborar el plan de mantenimiento proactivo más eficiente posible. Se tendrán en cuenta los siguientes factores:

1 Número de equipos informáticos a analizar.

2 Funciones de cada ordenador.

3 Formación y funciones del equipo humano que los utiliza.

4 Características de cada uno de los equipos.

En cualquier caso, cada empresa tendrá sus propias particularidades, que se deberán estudiar individualmente, así que es recomendable elaborar un guión para el análisis de la situación exacta a la que se está enfrentando.

Análisis del número de equipos

Este análisis servirá principalmente para calcular el impacto económico del plan de mantenimiento. No se puede olvidar que la finalidad de una empresa es obtener beneficios, así que el coste económico es un factor importante a tener en cuenta.

Básicamente, cuantos más equipos existan, más alto será el coste del mantenimiento, ya que su inversión en horas de trabajo y materiales (antivirus, licencias de software, etc.) se multiplica.

Análisis de las funciones de cada ordenador

Una vez que se haya identificado cada equipo, se tendrá que estudiar la función que realiza en la empresa. Puede ser que haya un equipo que solo se use por el gerente para revisar el correo electrónico, validar presupuestos y consultar las cuentas bancarias. Como plan de mantenimiento, se podría tomar la determinación de hacer una copia de seguridad semanal del correo electrónico y los presupuestos e instalar un antivirus con un buen filtro para evitar la filtración de las contraseñas bancarias a terceros. Con esas sencillas directrices, el mantenimiento de ese equipo estaría cubierto, ya que aseguran la correcta realización de sus funciones.

Habrá que tener en cuenta también si existe en la empresa algún otro ordenador que pueda realizar estas funciones en caso de un error importante que lo inhabilitase. Al estudiar las funciones que realiza, se puede observar que no utiliza ningún tipo de software específico que no tenga ningún otro ordenador (gestor de correo electrónico, navegador web y visor de documentos), así que, en este caso, cualquier otro equipo libre podría sustituirlo y no se resentiría el funcionamiento de la empresa.

En los casos en los que el equipo funcione con un software muy específico que no esté instalado en otro ordenador, habrá que estudiar más a fondo los posibles errores que puedan surgir, ya que supondría una parada en la actividad empresarial que significaría un gasto económico con mayor o menor impacto.

Nota

Cualquier avería conlleva un impacto económico negativo en las finanzas de una empresa. La finalidad del plan de mantenimiento es maximizar la funcionalidad reduciendo el gasto en reparaciones. Si el plan de mantenimiento supone más gasto que la solución de las averías, es un completo fracaso.

Análisis del equipo humano

Un gran porcentaje de las averías en equipos informáticos vienen desencadenadas por un uso incorrecto del ordenador. La formación del equipo humano es muy importante para evitarlas, por eso se debe tener en cuenta como factor de riesgo a la hora de elaborar un plan de mantenimiento. Es bastante más probable que un ordenador con un usuario inexperto en informática se averíe.

En estos casos, es recomendable dotar los equipos con software de control de contenido web, bloqueando páginas web que puedan contener archivos maliciosos que provoquen errores sin que el usuario ni siquiera se haya dado cuenta. El antivirus se torna una pieza fundamental para los equipos con usuarios inexpertos, manteniéndose siempre actualizado y escaneando el equipo regularmente, pudiendo evitar muchas averías.

Por otro lado, si el usuario del equipo es experto en la materia informática, se puede correr el riesgo de que, al aparecer un error, este intente arreglarlo sin aplicar los protocolos establecidos por la empresa. Esto puede desencadenar en la no documentación de la avería, provocando a la larga una avería mayor. Sin embargo, se puede aprovechar ese conocimiento del usuario para encargarle algunas tareas de mantenimiento rutinarias que al usuario estándar le resultarían complicadas. En este caso, se podría facilitar al usuario algún software de optimización del registro del SO y encargarle la tarea de ejecutarlo periódicamente. Ello repercutiría positivamente en el coste del mantenimiento (es decir, se reduciría) y mejoraría la funcionalidad del equipo considerablemente.

Aplicación práctica

La empresa DesaSoft S. A. se dedica al desarrollo de software para ordenadores. Cuenta con 5 equipos informáticos, de los cuales 3 están destinados a la programación de software, uno a la gestión administrativa y otro a la elaboración de pruebas del software desarrollado. Ordene los equipos de menor a mayor según el impacto económico que tendría una avería justificando la respuesta.

SOLUCIÓN

El equipo de pruebas sería el que menores pérdidas generaría en caso de una avería, ya que no necesita ningún software específico para funcionar y podría utilizarse cualquier otro ordenador dado el caso de avería.

En segundo lugar, los equipos de desarrollo, ya que, al ser tres ordenadores, el impacto económico sería mayor que con el equipo de pruebas, pero dos seguirían funcionando mientras el tercero se repara.

El mayor impacto económico lo generaría el equipo dedicado a la gestión administrativa, ya que al funcionar con un software específico para ello, no se podría utilizar ninguno de los otros equipos y esa área de trabajo quedaría inutilizada hasta el fin de la reparación.

Análisis de cada uno de los equipos

Una vez identificados los elementos básicos (equipo humano y equipos informáticos), se procederá a analizar los riesgos que corre cada equipo de forma pormenorizada e individual.

Se ha de evaluar cada caso particular teniendo en cuenta todos los factores que puedan desencadenar un error o avería y definir la medida preventiva que evite o minimice sus consecuencias. Se puede elaborar un pequeño guión para seguir una pauta establecida en todos los equipos.

Capacidad del equipo

En primer lugar, se analizará la capacidad del equipo informático, es decir, procesador, cantidad de memoria, discos duros, etc., para evaluar a posteriori si el software instalado en él es el óptimo para prevenir errores o si, en caso contrario, el ordenador presenta algún tipo de malfuncionamiento por estar demasiado sobrecargado o está desperdiciando potencia y recursos por contar con un software que no permite explotar todo su potencial.

El Sistema Operativo

Se comprobará el Sistema Operativo que utiliza el equipo, así como su versión. Esto ayudará a decidir las medidas de mantenimiento que se llevarán a cabo, ya que cada sistema operativo tiene sus peculiaridades y características de mantenimiento.

Sistemas de protección contra virus

Se observará si el ordenador cuenta con software de protección contra virus y malware; ya sea cortafuegos, antivirus, antiespías, etc. En caso de no contar con ninguno, se anotará como prioridad para su mantenimiento.

Software específico

A continuación, se hará una lista con el software específico con el que trabaja ese equipo y la función que lleva a cabo. Se anotará la versión de cada software y el estado en que se encuentra (actualizado, desactualizado o versión óptima para la función que realiza).

Errores conocidos

Se realizarán en el equipo unas pruebas (escaneo de virus, desfragmentador de disco, estado de las actualizaciones, etc.) y se anotará cualquier incidencia que se descubra. Es importante solucionar todos los errores antes de implantar el plan de mantenimiento, ya que, si se comienza con errores, lo más probable es que desencadenen averías mayores, aumentando su coste de reparación.

Otras consideraciones a tener en cuenta

Cualquier clase de particularidad que presente el equipo respecto a los otros será tomada en cuenta en el informe que se realizará. Por ejemplo, si el equipo tiene acceso a documentos compartidos por la red interna de la empresa, si guarda archivos de contraseñas importantes o si es un equipo que solo se usa esporádicamente.

Elaboración del informe de análisis

Con todos los equipos analizados individualmente, se procederá a la elaboración del informe para el estudio del plan de mantenimiento. Es recomendable elaborar una hoja de mantenimiento de cada equipo antes de decidir las directrices a aplicar.

Ejemplo de hoja de insepcción previa

Al cumplimentar una hoja de este tipo, se aprecian en un solo vistazo las características del equipo, el software que utiliza y los últimos problemas conocidos, lo cual facilita bastante la decisión de las medidas a adoptar para este equipo.