Читать книгу Ejecución de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410 - Sergio Ávila Jiménez - Страница 26

Como se ha descrito anteriormente, el procedimiento operativo estándar debe recoger las fases en las que se ha de realizar un procedimiento. Estas fases han de comprender las tareas más relevantes en su creación y puesta en marcha.

Cada procedimiento ha de estar perfectamente delimitado y se han de diseñar teniendo en cuenta los siguientes puntos:

1 Motivo del procedimiento que se va a analizar.

2 El punto donde se inicia el procedimiento.

3 El punto donde termina.

Nota

En cualquier caso, la clave de cualquier procedimiento es hacerlo simple.

A continuación, se describen las fases más importantes que puede recoger un procedimiento operativo estándar, en la elaboración de procedimientos específicos.

Preparación de la documentación

Consiste en recabar y recopilar los documentos y datos que, una vez organizados, analizados y sistematizados, permiten conocer los procesos tal y como operan en el momento actual.

Se pueden utilizar distintas vías de obtención de datos:

1 Investigación documental: se seleccionan y analizan aquellos escritos que tienen datos de interés relacionados con los procedimientos, siguiendo el flujo de los mismos, determinando dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.

2 Entrevista directa: básicamente consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles para recopilar información.

3 Observación de campo: consiste en ir al lugar donde se desarrolla la actividad de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor, anotando lo que se considere relevante. Se puede complementar con la información obtenida en entrevista directa para contrastar la información.

Por ejemplo, en la elaboración del procedimiento de compras, se pueden mantener reuniones con los sujetos implicados en el proceso:

1 Con los actores que pueden originar entradas de información y con la persona encargada de la recepción y tratamiento de esa entrada de información.

2 Con la persona que ha de validar y autorizar la compra en función de los datos de entrada.

3 Con la persona que debe efectuar el pedido.

4 Con la persona que vaya a recepcionar el pedido.

5 Con la persona que distribuya el pedido.

Como documentación se pueden recoger los catálogos de material, los formularios utilizados en las peticiones de compra, los libros de registro de entradas y salidas de material, etc.; y se observan in situ algunas peticiones de compra desde su origen hasta su entrega final al sujeto que inició la petición, anotando todos los pormenores y detalles que se crean más convenientes.

Listado de las actividades necesarias y su secuencia

El listado de actividades resultante mediante la investigación, las entrevistas y/o la observación de campo se ordenará en consecuencia, originando la secuencia de actividades.

Un ejemplo de secuencia de actividades con las columnas mínimas necesarias sería el siguiente:

N° ORDEN	RESPONSABLE	ACTIVIDAD
1	Jefe de proyecto	Realizar cronogramas del proyecto.
2	Jefe de proyecto	Repartir a los responsables las fichas de tareas a realizar.
3	Encargado	Preparación de los materiales necesarios para las actividades.
...	...	...

Ejemplo de secuencia de actividades

Elaboración del diagrama de flujo

Existe una serie de símbolos normalizados (normas ANSI y ASME) que se utilizan para la representación formal de los diagramas, aunque en la práctica cada organización hace su interpretación de algunos de los símbolos.

Los símbolos más utilizados se representan en la tabla siguiente:

Simbología utilizada en diagramas de flujo
	Continuidad	Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma leyenda en su interior. Se utilizan para evitar un exceso de flechas de conexión.
	Procedimiento documentado	La flecha discontinua indica simplemente una relación entre dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento señalado.
	Tarea	Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso.
	Subtarea	Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso.
	Decisión	Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en función de estas respuestas.
	Terminal	Carácter de inicio o parada. Un rectángulo con los laterales redondeados y con la palabra “INICIO” o “FIN” en su interior, indica el inicio o final del proceso. En la mayoría de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma continua.

Su empleo tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja es que permite una comunicación con una única interpretación; lo que se conoce como lenguaje común. No obstante, requiere que todo el mundo esté familiarizado con su significado.

A modo de ejemplo, se presenta un diagrama de flujo de un procedimiento para la solicitud de un cambio de ubicación del puesto de trabajo.

Ejemplo de diagrama de flujo

Actividades

1. Recopile más símbolos utilizados en los diagramas de flujo y redacte un cuadro resumen con el símbolo, nombre y su descripción de uso.

2. Continúe el diagrama de flujo a partir del conector 1; opción de no conforme.

Desarrollo del documento

Esta fase completa la visión global del procedimiento y se detallan partes concretas en la ejecución de alguna actividad o proceso. Se nombran normativas aplicadas, referencias a otros procedimientos, detalles de instalación, aplicación u operativa de llenado de algún modelo utilizado en el procedimiento, anexos, etc.

Los puntos básicos que se han de abordar en esta fase del procedimiento son:

1 El objeto del procedimiento: se describirá la finalidad que se quiere conseguir con el procedimiento.

2 Su alcance: se indicará hasta dónde abarca el procedimiento, si corrige o amplia otro procedimiento, etc.

3 Descripción detallada: descripción ampliada del motivo del procedimiento y de las actividades implicadas.

4 Responsabilidades: describe quién ha de realizar la acción; operario, jefe, encargado, etc.

5 Documentos aplicables y de referencia: referencias a normativas aplicadas, a documentos anexos o normativas internas.

6 Definiciones y siglas: listado de definiciones de términos y siglas utilizadas en el texto del documento.

7 Formatos: son los formularios que se han de cumplimentar en el caso de ser necesaria una toma de datos.

Revisión y verificación

Terminada la transcripción del procedimiento, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

Para una correcta revisión de un procedimiento se han de seguir al pie de la letra las indicaciones que en él se describen y en el orden en el que se señalan, corrigiendo o añadiendo detalles que se hayan podido pasar por alto en su redacción.

Aprobación

Después de efectuar esta revisión, deberá someterse el manual a la aprobación de las autoridades correspondientes. Ha de constar la persona o cargo y fecha de aprobación.

Identificación

Cada procedimiento ha de tener un identificador único que haga referencia al procedimiento de manera inequívoca.

Este identificador, junto al nombre del proceso, se utilizará para hacer referencia a él en otras fichas de procesos o subprocesos.

Utilizando como ejemplo de identificador DI-MC-IN-001, del ejemplo de la primera tabla, se tiene que:

1 DI: hace referencia al catálogo de procedimientos del Departamento de Informática.

2 MC: hace referencia a la colección Mantenimiento Correctivo.

3 IN: hace referencia al grupo Incidencia.

4 001: es un registro numérico único y puede servir como versionado del procedimiento.

Registro

Todos los procedimientos, debidamente revisados, aprobados e identificados, deberán de incluirse en un manual que englobe todos los procedimientos de la organización. A esta recopilación o conjunto de procedimientos se le denomina catálogo de procedimientos. Constituye un listado a modo de índice donde se agrupan los distintos procedimientos, bien por secciones o bien por la temática a cubrir (a definir por la organización que elabora el catálogo).

Distribución

Una vez que el catálogo de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre el personal responsable de su aplicación.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de procedimientos, dependerá de la determinación del número personas que debe contar con este instrumento administrativo.

Capacitación

Como capacitación se entiende a la preparación de una persona para que sea apta o capaz para hacer una cosa. Identifica los conocimientos necesarios para la buena práctica o realización de las actividades del procedimiento.

El proceso de implantación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos, considerar tiempos de capacitación o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades.

Nota

Esta actividad complementaria de formación se ha de especificar en la documentación del procedimiento, en la sección Descripción Detallada.

Un ejemplo de capacitación, para el caso que se está estudiando, podría ser el tiempo necesariamente empleado en la formación en el manejo de los aparatos de certificación de cableado estructurado en redes telemáticas, o la formación necesaria en el manejo de software propietario.

Actividades

3. Elabore y documente brevemente un procedimiento en el caso de avería de uno de los conmutadores troncales de una organización, creando un encabezado común para todas las hojas, una lista breve de actividades y su secuencia, elaborando su diagrama de flujo y el desarrollo del procedimiento, donde se indicará el objeto y su descripción.