Читать книгу Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов - Вера Капылова - Страница 4

На первом этапе организации отдела кадров формируется подборка законов, регулирующих трудовые отношения. Доступ кадровым сотрудникам к необходимым законодательным актам можно обеспечить следующими способами. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках офисного шкафа в виде правовой библиотеки. Доступ к правовой информации можно также обеспечить с помощью установки на компьютеры информационно-справочной системы, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».

Что входит в понятие трудовое законодательство? Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства является создание необходимых правовых условий для достижения согласования интересов сторон трудовых отношений в следующих вопросах:

организации труда и управлению трудом

трудоустройства

дополнительного профессионального образования работников непосредственно у работодателя

социального партнерства, ведения коллективных переговоров, заключения коллективных договоров и соглашений

участия работников в установлении условий труда в предусмотренных законом случаях

материальной ответственности работодателей и работников

государственного контроля за соблюдением трудового законодательства

разрешения трудовых споров

обязательного социального страхования

Далее вашему вниманию предлагается обзор основных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения. Ознакомление с законами, необходимыми в работе отдела кадров, следует начать со следующих правовых актов. Основополагающими документами в сфере трудового законодательства являются:

Конституция Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации

Конституция РФ – это основной закон Российской Федерации, регулирующий все стороны жизни граждан, в том числе трудовую сферу. Конституция гарантирует каждому гражданину России право на отдых и право на труд. В статье 37 Конституции Российской Федерации закреплены основополагающие нормы трудового законодательства:

1. Труд свободен. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

2. Принудительный труд запрещен.

3. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.

4. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку.

5. Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.1

Следующий по значимости базовый закон в области кадрового законодательства – Трудовой кодекс Российской Федерации. В этом акте подведена правовая основа под все основные кадровые процессы. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. В трудовом кодексе прописаны права и обязанности работодателя по отношению к работникам, а также права и обязанности работников по отношению к работодателю. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.

Выше перечислены акты, регулирующие правила взаимодействия работодателя с сотрудниками. Существует ряд правовых актов, которые регулируют порядок оформления трудового взаимодействия: выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства. Все указанные вопросы регулируют следующие нормативные акты:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69

ГОСТ Р 7.0.97—2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) (Принят взамен ГОСТ Р 6.30—2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ).

Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477

Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, относящихся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:

О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.

В каждой организации есть информация, которую хочется сохранить в тайне от конкурентов (базы данных, разработки и прочее). Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует следующий акт:

О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.

Ещё один нормативный акт также понадобится в работе кадрового отдела.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37

Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих. Здесь можно посмотреть наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки. Также квалификационный справочник может стать основой для разработки должностных инструкций.

Следуем отметить, что кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка2 Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха подробно прописаны в Трудовом кодексе. Отдельные моменты оформления дополнительных отпусков регулируются также следующим законодательным актом:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

Сотруднику отдела кадров следует знать о том, что есть определённый порядок работы с бывшими государственными служащими. Обратите внимание на важный момент: информацию о поступлении на работу бывшего госслужащего необходимо отчитаться в установленном порядке. Если этого не сделать на организацию наложат значительный штраф. Для того чтобы учесть подобные нюансы трудоустройства в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует Трудовой кодекс. Отдельные моменты также прописаны в следующем правовом акте:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Начисление зарплат сотрудникам производит бухгалтерия, но отдельные моменты в плане оплаты труда необходимо знать также кадровым специалистам. Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

Трудовой кодекс РФ

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. Обратите внимание, что для многих профессиональных отраслей (например, медицина, образование, строительство, перевозки) разработаны дополнительные законы и нормативы. В зависимости от специфики проводимых работ подборка вышеперечисленных законов и нормативов дополняется законодательными актами конкретной сферы деятельности. В медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.

Следует отметить, что нормы трудового права, содержащиеся в федеральных законах, должны соответствовать Трудовому кодексу. В случае имеющихся противоречий между ТК РФ и федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется Трудовой кодекс.

Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.