Читать книгу Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства» - Виктор Викторович Ковальский - Страница 6

Давайте вспомним какие бывают процедуры.

В зависимости от предмета (МТР, услуга, работа) и целей закупки используются разные процедуры выбора Поставщика:

• закрытый конкурс;

• селективный конкурс;

• многоэтапный конкурс;

• запрос котировок;

• конкурсные переговоры;

• запрос предложений;

• закупка из единственного источника;

• редукцион (аукцион на понижение или переторжка).

Все эти способы можно разбить на две категории: конкурентные (конкурсы, запросы котировок, предложений, аукцион на понижение и т.д.) и не конкурентные (закупка из единственного источника).

Каждый из вышеописанных способов имеет свои достоинства и недостатки. Характеристику основных способов закупок можно представить таблицей 1.

Рис.1. Классификация способов закупок

Таблица 1. Характеристика способов закупок

Выбор способа закупки зависит от следующих факторов: предмета закупки, целей закупки, рыночной конкурентной среды, закупочной политики компании, в т.ч., – внутренних нормативных документов и процедур.

Условия применения способов закупки

Открытые конкурентные закупочные процедуры применимы для стандартной номенклатуры изделий или услуг на конкурентном рынке. В условиях стандартного качества изделий на первый план при оценке предложений поставщиков выходит цена.

Закрытые конкурентные процедуры (закрытый конкурс, селективный конкурс) применимы на концентрированных рынках, где присутствует ограниченное количество поставщиков. На первый план при оценке предложений поставщиков выходят не только ценовые критерии, а такие, как качество, сервисное обслуживание, стоимость владения, способность выдерживать стабильность качества, способность выдерживать ритмичность поставки (например, в условиях применения поставок по системе JIT). Поставщиков сложного технологического оборудования также, как правило, выбирают по ограниченному перечню участников, так как 1) рынок ограничен, 2) ресурсов технических подразделений элементарно не хватит для технической оценки большого количества предложений в разумные сроки

Основные этапы оценки конкурентной способности Поставщика можно представить схемой (рис.2).

Рис. 2. Основные этапы оценки конкурентоспособности

Поставщика

В закупочной практике чаще всего при выборе Поставщика используется:

• ценовая оценка (оценочная стоимость);

• бальная оценка;

• мягкий рейтинг;

• экспертно-бальная оценка;

• минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям.

Рассмотрим недостатки и преимущества того или иного оценочного метода:

Оценочная стоимость состоит из цены предложения и модификаторов, которые учитывают значимые неценовые характеристики. Например, риск несоблюдения сроков поставки, за каждую неделю просрочки оценочная стоимость увеличивается на определённый процент или может применяться другой неценовой критерий. Этот метод наиболее прозрачен, и объективен для простых закупок. Но следует учитывать возможные изменения цены за весь период использования товара или услуг, т.к. высокотехнологические товары, которые быстро обновляются, а рабочие характеристики непрестанно совершенствуются. В качестве примера можно привести цифровую технику и IT-технологии. Недостатком является ограниченность применения, т.к. с возрастанием количества модификаторов, сложнее применять механизмы корректного расчета.

Бальный метод наиболее распространен в российской закупочной практике на основе рекомендаций, разработанных Министерством экономики РФ и рекомендованных для гос. закупок. Суть метода заключается в оценке отдельных критериев и их приоритетности (цена, производительность, оплата, гарантийный период и рекомендованный ресурс и т.д.) Этот метод наиболее эффективен при оценке только количественно измеряемых критериев. Процентовка по оценке веса определяемого критерия в денежном выражении накладывается на бальную, т.е. количественная шкала проецируется на бальную, с установлением интервалов в зависимости от важности изменения критерия. Баллы по каждому из критериев умножаются на его вес, и суммируются. Наибольший суммарный оценочный балл является лучшим предложением. Наиболее часто применяемые критерии при выборе метода бальной оценки:

• цена заявки;

• сроки оплаты;

• срок действия предложения и цены;

• условия корректировки предложения;

• расходы на эксплуатацию, расходы на ТОиР;

• ресурс;

• сроки поставки;

• функциональные характеристики;

• условия предоставления гарантий;

• соответствие нормативным требованиям и действующему законодательству.

Однако данный метод не идеален, т.к. при информированности Поставщика критериями и их весами, которые будут применяться при оценке, возможны манипуляции результатом. Существуют также риски манипуляции со стороны специалистов по закупкам, которые до и во время проведения не устанавливают веса критериев. Изменение весов критериев «задним числом» может привести к необоснованной смене победителя.

Мягкий рейтинг, способ проведения переговоров с «тройкой лидеров» и определения результата на основании экспертной оценки. Данный метод применяется довольно редко в силу непрозрачности принятия решений.

Экспертно-бальный метод, используется, когда критерии оценки сложно формализуемы (квалификация персонала, опыт компании, количество участия в тендерах и пр.) и оценивается экспертами, а цена, финансовые показатели и т. д. определяются Бальным методом. Данный метод, как и Мягкий рейтинг, менее прозрачен, чем метод Ценовой оценки и Бальный метод в чистом виде, в силу так называемой проблемы экспертов: «добрый» и «злой» (использование разных шкал и системы личных оценок). Кроме того, в работе экспертов очень важна их объективность, квалификация и независимость.

Минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям. Этот метод эффективен при условии применения для стандартных регулярно-закупаемых товаров с фиксированной ценой и основных оценочных критериев, включая срок выполнения заявки и гарантийных обязательств.

Рассматривая широчайший выбор процедур закупки и не менее широкий ассортимент методов выбора Поставщика однозначно рекомендовать наиболее эффективное сочетание применительно к разным отраслям, формам собственности, предмета и целей закупки невозможно.

Проводя исследования разных стратегий и систем организации службы обеспечения потребностей, применительно к большинству крупных российских коммерческих структур можно сделать вывод: Практика применения конкурсных закупок, как оптимальная форма обеспечения государственных нужд все больше распространяется на организацию снабжения коммерческих структур.

Приведем наиболее часто встречаемые поведенческие отличительные особенности для российских компаний:

• периодические исследования рынка с целью изучения товаров и разработки технических спецификаций;

• предпочтение долгосрочной работы с ограниченным кругом добросовестных Поставщиков (опыт сотрудничества, репутация, финансовое положение, конкурентно способность, цены, качество, достаточный ассортимент и т.д.);

• ежегодное планирование для прогноза собственной покупательской способности;

• подготовка сметы расходов (бюджета) с учетом прогнозного обменного курса и уровня инфляции;

• при запросе котировок не указываются критерии оценки предложений;

• выбор Поставщика с учетом технических особенностей, качества, эксплуатационных расходов и гарантийного периода;

• обязательные очные переговоры по окончательной цене предложения;

• предпочтение отдается «наработанным связям»;

• закупка у единственного источника применяется чаще полноценной процедуры на альтернативной основе;

• «увлечение» открытыми закупочными процедурами там, где они мало применимы. Например, на промышленных, так называемых, концентрированных рынках, когда на рынке присутствуют несколько хорошо всем известных поставщиков;

• применение цены, как единственного критерия выбора поставщика;

• отсутствие ориентации на долгосрочное партнёрство с поставщиками.

Основным законодательным актом, регламентирующим закупки негосударственных коммерческих структур, является Гражданский кодекс. Действия организатора конкурентных закупок регламентированы, и не должны идти в разрез с действующим законодательством, но на практике часто игнорируются многими бизнесменами. Частные коммерческие структуры, включая производственные холдинги, не привязаны к жестким нормативным законодательным актам о гос. закупках и выстраивают собственные системы, на их взгляд, – более гибких и эффективных процедур и регламентов.

К самым распространенным методам выбора Поставщика МТР и услуг относятся:

• электронные площадки на базе собственных или привлеченных Интернет-ресурсов

• конкурсы и торги

• тендеры (открытые/закрытые)

• открытые лотовые конкурсы, без ограничения допуска участников

• выбор авторизованного Поставщика

Приведем несколько определений конкурентных процедур:

Конкурентная процедура при определении поставщика закупки – это комплекс мероприятий, проводимых заказчиком в целях выбора наиболее подходящего для данной закупки исполнителя. Выбор исполнителя происходит на принципах равноправия, справедливости и здоровой конкуренции между претендентами на заключение договора.

Запрос предложения (англ. Request for Proposal, RFP) – документированный запрос компании, заинтересованной в приобретении каких-либо товаров или услуг. Создается заказчиком для проведения тендера/конкурса/аукциона. В которых отражаются базовые требования, ограничения, критерии к участникам тендера и ряд других важных показателей.

Компания информирует широкий круг поставщиков о планируемой закупке. Заказчик мотивирует поставщика сформировать наиболее выгодное предложение, т.к. закупки проводятся на конкурентной основе, и конкуренты также принимают участие в запросе предложений (RFP). Эта процедура широко применяется в настоящее время. В запросе формулируются цели, требования к проекту, товару или услуге, определяются критерии качества товара или услуги, а также объявляются критерии выбора поставщика. Запрос может содержать стандартизированный формат подачи предложений, разработанный заказчиком. Участники размещают свои предложения на специализированном удаленном ресурсе заказчика, в установленную дату и время. По полученным предложениям проводится анализ и обсуждение (уточняются технические детали или указывается об ошибках или неполной информации). В некоторых случаях, выбранных претендентов могут пригласить участвовать в последующих запросах предложений, или могут попросить представить своё окончательное лучшее техническое и финансовое предложение, обычно называемое Лучшим и Конечным Предложением (англ. Best and Final Offer, BAFO).

Запрос цены (англ. Request for Quotation, RFQ) документированный запрос компании, заинтересованной в приобретении товаров или услуг, к определённой или неопределённой группе поставщиков с целью определения возможных закупочных цен. Используется, когда обсуждения с претендентами не требуются (регулярно-закупаемая номенклатура, не имеющая ограничений на рынке), и когда цена – основной или единственный фактор выбора претендента. RFQ может также использоваться как предварительный шаг перед полноценным запросом предложения. От поставщиков требуется представить информацию об условиях платежа, уровне качества товара или объёме контракта. Чтобы получить корректные расценки, в RFQ часто включают спецификации товаров или услуг, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара или услуги. Как правило, поставщики должны ответить на запрос в установленную дату и время. Ценовые предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении).

Запрос информации (англ. Request for Information, RFI) запрос, который публикует или рассылает компания, заинтересованная в приобретении каких-либо товаров или услуг. Цель – собрать информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает определённый структурированный формат ответа, благодаря чему может использоваться для сравнения информации, чтобы помочь принять решение о последующих шагах. RFI редко является заключительным этапом и часто используются в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ). RFI часто используется как приманка, посылаемая широкому кругу поставщиков с целью подготовки потенциального поставщика, разработки стратегии, создания базы данных, и подготовки к RFP или RFQ.

Запрос квалификации (англ. Request for Qualifications, RFQ) является документом, часто распространяемым перед запросом предложения. Он используется для сбора информации о продавцах от разных компаний, чтобы сформировать реестр потенциальных поставщиков. Он упрощает процесс рассмотрения предложений по RFP благодаря суженному кругу кандидатов с необходимой квалификацией.

Запрос на решение (англ. Request for Solution, RFS) аналогичен RFP, но более открытый и общий. Является коммерческим документом, который описывает технологическую или организационную ситуацию и требует решения для возможных поставщиков решений. Компания, которая сделала данный запрос на решение, ведет диалог с потенциальными поставщиками для определения наилучшего из них.

Запрос на ассоциацию (англ. Request for Association, RFA), также известный как запрос о партнерстве, представляет собой предложение от одной стороны к другой на совместную работу и общее использование преимуществ этих совместных действий.

Заявка на тендер (англ. Request for Tender, RFT), также известная как Приглашение к тендеру (англ. Invitation to Tender, ITT).

Тендер – это участие в торгах на конкурсной основе в представлении заказчику своих услуг, работ или товара. Простыми словами, это конкурсный отбор лучших предложений для заказчика. Если предложение участника тендера удовлетворяет запросам компании, где качество, сроки и конкурентная цена, являются наилучшими, то поставщик объявляется победителем.

Основные цели данных запросов:

• получить правильную информацию для принятия бизнес-решения.

• принять верное решение относительно стратегического приобретения.

• улучшить покупательную способность компании для получения благоприятной сделки.

• получить возможность рассмотреть более широкий и творческий диапазон решений.

Ключевые преимущества:

• уведомляет поставщиков о том, что организация планирует приобретение и поощряет лучшие предложения.

• требует, чтобы компания определила то, что она предлагает купить. Если анализ требований был подготовлен должным образом, он может быть легко включен в документ запроса.

• предупреждает поставщиков, что процесс выбора базируется на конкурентной основе.

• позволяет охватить более широкий диапазон предложений.

• гарантирует, что поставщики фактически отвечают на определенные требования.

• следуя четкой процедуре оценки и выбора, организация может продемонстрировать беспристрастность – решающий фактор в приобретении

Главными проблемами конкурентных закупок в России на сегодняшний день являются:

• несовершенное нормативно-правовое регулирование и ответственность

• недостаточная квалификация менеджмента

• высокий уровень коррупции

• отсутствие долгосрочных целей бизнеса, таких как построение репутации, этика бизнеса

• отсутствие напряжённой конкуренции, которая стимулирует развитие систем менеджмента качества, операционного менеджмента

Выводы:

Несмотря на вышеперечисленные проблемы-технологии закупок (procurement) широко внедряются и используются, как наиболее эффективные инструменты выбора Поставщика. В результате достигается значительная экономия ресурсов, повышается контроль над проведением закупок, формируются резервы для модернизации устаревших технологий и развития новых направлений деятельности компании.

Однако единственно правильного «рецепта» и идеальной системы эффективного управления ресурсами компании не существует. Каждый собственник должен разрабатывать индивидуальную адаптивную модель, с учетом профиля деятельности, конкурентной среды, ограничений и преимуществ перед конкурентами, зависимости от сырьевых источников, географии потребителей, квалификации менеджмента и других многих факторов для действующей бизнес-модели.

В случае недостаточности собственных компетенций и навыков необходимо привлекать -экспертную консалтинговую компанию, способную профессионально разработать наиболее эффективную систему закупок с учетом индивидуальных особенностей Вашего бизнеса. Важно понимать, что никакой суперспециалист и профессионал не сможет решить качественно данную задачу без Вашего активного и полноценного участия в этой работе. Практика показывает, что в случаях, когда пренебрегают этим требованиям, новая система и модель обречена на отрицательный результат для бизнеса.