Читать книгу Нецензурные заметки Евгения Сивкова о российском консалтинге - Евгений Сивков - Страница 48

Представительские расходы – неотъемлемый компонент жизни любого предпринимателя. В связи с этим возникает вопрос: каким образом следует оформлять такие расходы? Как избежать ошибок, которые могут потом выйти вам боком? Рассмотрим проблему на конкретных примерах.

Обращаю ваше внимание на то, что Минфин России (см. письмо от 10.04.21014 № 03-03-33/16288) считает, что налоговые органы имеют право потребовать представления только отчёта о понесённых на представительские цели расходов и соответствующих первичных документов. Больше ничего не требуется: ни акта, ни сметы по расходам, ни программы мероприятий.

Настоятельно рекомендую: оформлять отчёты по каждому мероприятию, на организацию которых отнесены представительские расходы. Так вам будет легче объясняться с фискальными органами. Если вы последуете рекомендациям Минфина, о которых написано выше, то первичные документы следует оформлять максимально обстоятельно. Ведь больше у вас ничего нет, это – единственное обоснование понесённых вами расходов. Как его составлять? Вид такого отчёта – произвольный. А его содержанием должна стать вся информация, включённая в те документы, которые требовались раньше (акт, сметы и т. д.).

Наглядный пример

Итак, мы составляем отчёт. Там указано, что на основании приказа руководителя компании (дата, номер), проведён официальный приём. Сторонами приёма являются представители нашей компании и компании-контрагента. Указана цель проведения приёма: для проработки условий договора (наименование договора, сроки действия договора). Дата, место, состав участников, перечень мероприятий (например, ознакомление с ассортиментом товаров). Далее указано, что во время проведения официальных мероприятий проводилось буфетное обслуживание его участников. Затем – вручение сувенирной продукции. Обозначим результат: после проведения указанных мероприятий заключён договор (наименование, номер, сроки). В заключение отчёта – перечень и размеры представительских расходов. В приложении к отчёту – соответствующая первичка. Дата, подпись, печать. Пожалуйста, уважаемые сотрудники налогового ведомства, можете ознакомиться!

Структура и содержание

Ещё раз, подробно и внимательно: что должно быть в обязательном порядке отражено в отчёте.

Конечно, это цель проведения мероприятия. У налоговиков не должно быть и тени сомнений по её поводу. Не просто погуляли на корпоративном застолье, а обсуждали детали важнейшего соглашения. Цель должна быть не просто указана, а максимально подробно конкретизирована: какой договор предполагается заключить, его предмет, сроки, ответственность сторон, периодичность поставок, специфика предлагаемой продукции (выполняемых услуг), апробирование тестовых партий товара, личное знакомство с непосредственными исполнителями, презентация проекта с организацией соответствующего слайд-шоу. В общем, цели проведения мероприятий могут быть самыми разными – но все они непременно должны отражать специфику бизнеса, носить деловой характер. Но кристальную честность необходимо проявлять в нужное время и в нужном месте. Налоговым органам вовсе не обязательно знать о том, что заключительная часть переговоров проходила в сауне (это прямо запрещено Налоговым кодексом РФ в п. 2 ст. 264), а сам договор был подписан высокими договаривающимися сторонами на зелёном сукне бильярдного стола. Фискальные органы в этом случае отнесут ваши расходы к числу необоснованных.

Но в целом, конечно, проведение официального мероприятия может состояться и в ресторане, и на базе отдыха. Это законом прямо не запрещается. Важно соответствие дат, указанных в первичных документах и сроков, отражённых в отчёте. Обратите внимание на дату, которая пробита в ресторанном чеке. Она должна соответствовать той, что содержится в отчёте. Иначе у налоговиков могут возникнуть кое-какие сомнения. Если оплата проводилась с использованием безналичных инструментов – необходимо специально указать в первичных документах, что таким образом оплачены мероприятия, проведённые такого-то числа. Если мероприятие затянулось на несколько дней – это также следует отразить в отчёте. В противном случае проверяющие могут предположить, что речь идёт о нескольких встречах.

Важные мелочи

С одной стороны, закон не требует от налогоплательщика детально отражать в отчёте все элементы представительской программы. Но практика показывает, что фискальные органы могут предъявить проверяемой организации претензии по поводу обоснованности тех или иных расходов. Конечно, такие придирки можно оспорить в суде и судебная практика показывает, что российская Фемида, как правило, в таких ситуациях становится на сторону налогоплательщика. Если вам не нужны лишние хлопоты – перестрахуйтесь на всякий случай. И не скупитесь на важные детали.

Вы, разумеется, обозначили в отчёте состав участников мероприятия. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы это количество было пропорционально размеру затрат на проведение встречи. Согласитесь: если четыре человека тратят в не самом роскошном ресторане сумму, которой должно хватить на десятерых – это может вызвать обоснованные сомнения налоговиков в разумности подобных трат.

Результатом мероприятий, которые влекут за собой представительские расходы, в идеале должна быть какая-то договорённость. А если она не достигнута? Сочтут ли фискальные органы в этом случае затраты на представительство обоснованными? Кончено, проверяющие могут задать вам не самые удобные вопросы, но на вашей стороне – Минфин России (см. письмо от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897).

Однако для того, чтобы споры с налоговой инспекцией не зашли слишком далеко, можно в отчёте сослаться не на итоговый договор (тем более, когда он не заключён), а на какой-то другой документ. Это может быть совместное коммюнике участников, в котором обозначены промежуточные итоги встречи, выявлены намерения сторон, представлены перспективы дальнейших отношений. Главное, чтобы подобный документ нельзя было счесть офертой в гражданско-правовом смысле. Тогда он не будет ни к чему обязывать подписавшие его стороны, зато послужит важным доказательством для налоговиков. Можно предложить вниманию проверяющих и протокол разногласий, который покажет им, в силу каких причин договор по итогам встречи всё-таки заключён не был. Ну не устроила, к примеру, контрагента наша цена, что тут поделаешь!

Ещё одна важная «мелочь»: не ленитесь проводить детализацию расходов – что и на какие цели. Цветы, транспорт, сувенирка – всё должно быть отражено в первичных документах.

Даже если правила учёта не требуют предоставления тех или иных первичных документов (кассовых либо товарных чеков, актов выполнения работ и оказанных услуг, накладных и т. д.) – сохранить копии подобных документов в ваших интересах. Вы же не представляете себе, какие дополнительные сведения от вас могут потребовать проверяющие, а потому нужно быть готовым ко всему. Именно детали зачастую избавляют нас от лишних хлопот.