Читать книгу Soft Skill für Young Professionals - André Moritz - Страница 13

Gründe für Arbeitstechniken

Ausschlaggebend für Ihren beruflichen Erfolg ist nicht nur, dass Sie gute Arbeitsergebnisse abliefern, sondern diese auch im Zuge einer immer dynamischer werdenden Arbeitswelt schnell erarbeiten. Die Effektivität Ihrer Arbeit misst sich daran, dass Sie die gewünschten Ergebnisse in der geforderten Qualität überhaupt erzielen. Ihre Arbeitseffizienz ist darüber hinaus ein quantitativer Ausdruck der für die Zielerreichung aufgewendeten Mittel. Hier handelt es sich neben dem Kostenaspekt (beispielsweise Materialeinsatz oder Schulungen) vor allem um die Zeitperspektive. Die Entwicklung eines effektiven Zeitmanagements hat daher höchste Priorität, um Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Sie bildet deswegen den ersten Teil und Schwerpunkt dieses Abschnitts. Es folgen Kreativitätstechniken, Lerntechniken sowie Schnell-Lesetechniken.

Zeitmanagement

Knappheit der Zeit

Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder Burn-out, dies alles sind Symptome der modernen Arbeitsgesellschaft. Es scheint paradox: Obwohl wir immer schneller reisen und kommunizieren können, immer mehr Dinge automatisiert, delegiert oder direkt nach Hause geliefert werden können, scheint die Zeit für viele Menschen immer knapper zu werden. Immer mehr Dinge sollen oder wollen geplant, erledigt oder unternommen werden. Ursache sind die beständig zunehmenden Möglichkeiten, seine Zeit zu verbringen, und die im harten Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt steigenden Anforderungen an jeden Arbeitnehmer. In diesem Umfeld alle Optionen wahrzunehmen, ist so gut wie unmöglich. Die richtige Zeiteinteilung ist deshalb eine wesentliche Voraussetzung für die persönliche Entfaltung, für erfolgreiches Arbeiten, Lernen und Leben, für weniger Stress und letztlich einen ausgewogenen und gesunden Lebensentwurf.

Typische Zeitfresser und Zeitfallen

Jeder hat 24 Stunden Zeit am Tag

In Ihrer fortschreitenden Karriere und mit der Übernahme zusätzlicher Lebensrollen scheinen Sie immer weniger Zeit zu haben. So trivial es klingt, sollten Sie sich jederzeit bewusst bleiben, dass für jeden Menschen der Tag 24 Stunden hat. Hilflose Aussagen wie „Ich habe keine Zeit“ sind so gesehen also falsch und zudem ein ungünstiger Ansatz. Eine richtige Herangehensweise besteht in der Einstellung „Dafür nehme ich mir keine Zeit“ oder „Andere Dinge haben eine höhere Priorität für mich als diese Angelegenheit“. Damit machen Sie sich und anderen klar, dass Sie sich sehr wohl Ihrer Zeitkapazitäten und deren Verwendung bewusst sind. Die Verwendung dieser Zeit kann dabei aus aktiver Entscheidung oder Fremdbestimmung heraus resultieren. Da Sie die Zahl der Stunden pro Tag schlecht anpassen können, gilt es also, erstens eine sinnvolle Priorisierung ihrer Aktivitäten vorzunehmen sowie zweitens mögliche Zeitfresser zu identifizieren und einzuschränken.

Es mag enttäuschend sein, aber Sie haben nicht zu wenig Zeit, sondern zu viele Aufgaben oder sich zu viel vorgenommen. Eine der wesentlichen Fähigkeiten im Rahmen des Zeitmanagements ist dabei so simpel wie effektiv: Sie müssen lernen „Nein“ zu sagen. Dieses „Nein“ zielt als Erstes auf typische Zeitfresser.

Kategorien von Zeitfressern

Die meisten Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich dabei in vier Kategorien unterteilen: Ihre persönliche Arbeitsweise oder Arbeitsmethodik, Störungen oder Ablenkung, persönliche Schwächen und schlechte Zusammenarbeit. Die Tabelle 4 nennt Beispiele aus der Arbeitswelt.

Tabelle 4: Typische Ursachen und Beispiele für ineffiziente Zeitnutzung

Ursache	Beispiele
Arbeitsmethodik	Unklare Ziele
Zu viel auf einmal tun zu wollen
Mangelnde Ordnung und Überblick
Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem
Störungen	Unangemeldete Besucher
Private Ablenkung Lärm
Langwierige Besprechungen
Eingehende Anrufe
Persönliche Schwächen
Unfähigkeit „Nein zu sagen“
Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin
Hast, Nervosität
Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung
Zusammenarbeit
Mangelhafte Information und Kommunikation
Zu wenig Delegation
Wartezeiten (bei Terminen)

Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung

Fünf Schritte erfolgreichen Zeitmanagements

Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Techniken, von denen die wichtigsten weiter unten erläutert werden. Grundsätzlich basiert jede Verbesserung Ihres Zeitmanagements aber auf fünf wesentlichen Schritten:

▪1. Ziele definieren

▪2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

▪3. Prioritäten setzen

▪4. Langfristige Planung

▪5. Wochen- und Tagesorganisation

1. Ziele definieren

Zielorientierte Zeitplanung

Zeitmanagement besteht zu einem Großteil aus der Planung von Aktivitäten. Eine solche Planung setzt Kenntnis darüber voraus, wie lange eine Aktivität dauert, wann sie anfängt und wann sie endet. Diese Zeitorientierung erfordert wiederum Messbarkeit, das heißt, Sie müssen in der Lage sein festzustellen, wann das gewünschte Ergebnis erreicht bzw. die Aktivität abgeschlossen ist. Dies erfordert eine konkrete Zielformulierung, die im Idealfall die im Abschnitt „Ziele richtig definieren“ (Kapitel 1.2.) detailliert analysierten Merkmale Schriftlichkeit, Realismus, Terminierung, Messbarkeit, positive und aktive Formulierung, Verantwortungszuweisung und Visualisierung aufweist. Rekapitulieren Sie noch einmal, wie zuträglich die richtige Zielformulierung für eine erfolgreiche Zeiteinteilung und effektives wie effizientes Arbeiten ist. Insbesondere die Terminierung von Aktivitäten, also das Zeitziel, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement.

2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

Aufgabenanalyse

Der Anfang aller Zeitplanung liegt im Erfassen und Festhalten aller Aufgaben, Aktivitäten und Termine. Um diese Aktivitäten zu konkretisieren, notieren Sie sie auf einer Liste. Nutzen Sie dafür am besten den Computer, um die einzelnen Elemente später leichter ordnen zu können. Alternativ können Sie auch Karteikarten oder eine Pinnwand verwenden. Auch Mindmaps sind hilfreich, um die verschiedenen Aktivitäten zu sammeln und später zu organisieren. Zu Beginn sind Post-it-Klebezettel am Monitor vielleicht noch praktisch; früher oder später benötigen Sie jedoch einen Kalender. Dabei ist vorerst irrelevant, ob Sie dafür einen Time-Planer für die Tasche, einen PDA, Palm bzw. ein Smartphone oder eine Software am Computer verwenden.

Erfassen von Arbeitspaketen

Hilfreich kann im Rahmen der Ist-Aufnahme Ihrer Aktivitäten auch eine detaillierte Aufzeichnung aller Betätigungen im Laufe eines Tages oder einer Woche sein. Scheint es auch aufwendig, einmal eine Woche lang minutiös Tagebuch zu führen, so zeigt sich im Ergebnis doch, wie viele Tätigkeiten Sie zwischendurch und ungeplant im Laufe eines Tages durchführen.

Häufig wird Ihnen erst in diesem Moment bewusst, wie viel Zeit die normalerweise ungeplanten täglichen Routinearbeiten tatsächlich in Anspruch nehmen. Wichtige Methoden, um diese Arbeiten so effizient wie möglich zu erledigen, lesen Sie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

3. Prioritäten setzen

Wichtiges von Unwichtigem trennen

Haben Sie alle derzeit anliegenden Aufgaben gesammelt und eine „To do“-Liste erstellt, gilt es, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Die einfachsten Möglichkeiten, mehr Zeit zu gewinnen und entspannter zu werden, sind zusätzliche Aufgaben abzulehnen, also „Nein“ zu sagen. Sind alle Dinge, die scheinbar dringend anliegen, wirklich wichtig? Wo können Sie relativ problemlos auch einmal „Nein“ sagen, Dinge verschieben oder zusammenlegen?

Das Setzen von Prioritäten ist ein Kernelement erfolgreichen Zeitmanagements. Auch hier finden Sie konkrete Modelle und Anleitungen in den weiter unten folgenden Abschnitten:„Dringend und/ oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“, „Das Pareto-Prinzip“ sowie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

4. Langfristige Planung

Für Ihre Ziele und damit auch für Ihre Zeitplanung existieren unterschiedliche Zeithorizonte: Langfristige Ziele und Visionen sind wichtig, um dem Leben Sinn und Richtung zu geben. Sie sind aber wenig geeignet, um im Jetzt und Hier wirklich Aktionen anzustoßen. Deshalb macht es Sinn, langfristige Ziele auf mittelund kurzfristige Ziele herunterzubrechen. Überlegen Sie sich, was Sie im Laufe Ihres Lebens erreichen möchten: Was möchten Sie in den nächsten zehn Jahren erreichen? Was in den nächsten fünf Jahren? Was sind Sie bereit, im Lauf dieses Jahres dafür zu leisten?

„Begin with the end in mind“

Sobald Sie sich bewusst gemacht haben, was Sie langfristig wollen, können Sie Ihr Tun im Hier und Jetzt danach ausrichten. Das gibt Ihnen Kraft und Motivation, auch wenn es am einen oder anderen Tag mal nicht so gut läuft. Sie haben jederzeit im Hinterkopf, warum Sie das alles machen und worauf Sie in langfristiger Sicht hinarbeiten. Die motivierende Kraft einer konkreten Zielvorstellung findet Ihre besondere Erwähnung in Stephen R. Coveys Grundsatz „Begin with the end in mind“ in seinem Buch „The 7 Principles of Highly Effective People“. Erfolgreiche Zeiteinteilung basiert also darauf, langfristige Ziele zu definieren und diese auf einen mittelund kurzfristigen Zeithorizont herunterzubrechen. Jahresziele und Monatspläne bilden somit die Grundlage für Ihre kurzfristige Zeitplanung.

5. Wochen- und Tagesorganisation

Zeithorizont der Planung

Wie kurzfristig Ihre Zeitplanung aussieht, hängt sehr von persönlichen Präferenzen, Ihrer Persönlichkeit und bevorzugten Arbeitsweise ab. Es gibt dafür kein theoretisches Optimum. Wie detailliert die Ziele zeitlich aufgebrochen werden, müssen Sie praktisch selbst ausprobieren und für sich den goldenen Mittelweg finden. Sie werden im Laufe der Zeit sehr klar merken, ob Sie für die kurzfristige Planung lieber mit flexiblen Wochenplänen oder mit detaillierter Tagesplanung arbeiten wollen.

Wochen- oder Tagespläne

Wochenpläne haben den Vorteil, sich mehr auf die insgesamt (und auch auf langfristiger Ebene) wichtigen Dingen zu konzentrieren. Tagespläne hingegen verlocken dazu, sie nur mit derzeit dringenden Aufgaben zu füllen, die aber nicht wirklich im Zusammenhang mit den wichtigen Wochenaufgaben stehen. Gerade für Menschen mit eher flexibler Arbeit und sehr wechselnden Auslastungen sind Wochenpläne das bessere Orientierungs- und Motivierungswerkzeug im Zeitmanagement. Wer jedoch klar strukturierte Aufgaben zu erledigen hat, ist mit ebenso strukturierten und detaillierten Tagesplanungen häufig besser beraten. Für eine detaillierte Tagesplanung ist es ungemein hilfreich, sich bereits am Vorabend Gedanken zu machen und den Tagesplan zu fixieren, denn dann haben Sie sich schon beim Aufstehen die Richtung und Motivation für den heutigen Tag gegeben und starten nicht orientierungslos in wieder irgendeinen Tag. Auch hier gilt der Grundsatz „Begin with the end in mind“.

Die fünf dargestellten Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung geben Ihnen ein Rahmenkonzept für Ihr Zeitmanagement. Ausgehend von diesem Paradigma erhalten Sie in den folgenden Abschnitten konkrete Tipps und Anregungen, wie Sie bei Ihrer Zeitplanung und Ihrem Umgang mit Zeit die Effektivität erhöhen.

Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb

Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig!

LOTHAR J. SEIWERT

Was stresst Sie am meisten?

Was stresst Sie am meisten? Sind es die Dinge, auf die Sie gerade gar keine Lust haben, die aber ziemlich dringend gemacht werden müssen? So zumindest geht es den meisten Menschen, und die Zahl dringender Angelegenheiten scheint im Laufe des Arbeitslebens immer größer zu werden. Es scheint immer mehr Arbeit zu geben, das Telefon klingelt immer öfter, es gibt immer mehr Besprechungen. Insbesondere der berufliche Alltag ist von dringenden Dingen geprägt – von Aufgaben, die schnell noch gemacht werden sollen, und von Terminen, bis zu denen etwas fertig sein muss. Kaum ist der eine Stapel abgearbeitet, gibt es das nächste Aufgabenpaket oder Projekt. Es bleibt scheinbar immer weniger Zeit für Freunde und Familie, immer weniger Zeit für Freizeitaktivitäten.

Prioritäten

Ein erster und immer wieder grundlegender Schritt aus der Misere ist, sich zu überlegen, was für Sie wirklich wichtig ist. Diese Dinge müssen eine höhere Priorität haben, als die vielen kleinen auch dringenden, aber letztlich nebensächlicheren Angelegenheiten.

„Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen.“

STEPHEN R. COVEY

Wichtiges nie dringend werden lassen

Sie sollten niemals Dinge, die Ihnen wichtig sind, so lange verschieben, bis sie dringend werden. Wenn Sie etwas Wichtiges klären müssen, warten Sie nicht, bis es dringend wird! Wenn Ihnen Ihr Gewissen sagt, es wäre wichtig, endlich mal wieder bei bestimmten Verwandten, einem Freund oder einer Freundin vorbeizuschauen – verschieben Sie es nicht permanent, bis es aus irgendwelchen Gründen dringend wird oder nicht mehr möglich ist.

Abbildung 28: Priorisierung von Aktivitäten nach dem Wichtig-Dringend-Paradigma

Zeitmanagementkonzepte

Die Idee verschiedener Zeitmanagementkonzepte, ob sie nun Prioritätenmatrix, ABC-Analyse oder Eisenhowersches Prioritätenkreuz heißen, liegt im Abwägen von „dringend“ und „wichtig“. Dies lässt sich am einfachsten in einer Skizze veranschaulichen. Zeichnen Sie dazu ein Koordinatensystem. Die x-Achse beschriften Sie mit „Dringlichkeit“, die y-Achse mit „Wichtigkeit“. Die zwischen den Achsen eingeschlossene Fläche teilen Sie in vier gleich große Quadrate und versehen diese mit Prioritäten.

A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Es handelt sich hier meist um bedeutende Probleme oder Krisen. Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen.

B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend. Sie sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Es sind Aufgaben, die Sie aufgrund ihrer Bedeutung und Wichtigkeit langfristig auf Ihrem Lebensweg weiterbringen, da sie in direktem Zusammenhang mit Ihren langfristigen Zielen stehen. Sie sind für den Moment nie dringend, wenn Sie sie jedoch nicht kontinuierlich angehen, werden Sie nie dort ankommen, wo Sie in Ihrem Leben hinwollen. Diese Aufgaben sollten Sie niemals verschieben, bis sie dringend werden. B-Aufgaben wollen rechtzeitig geplant und auch durchgeführt werden.

C-Aufgaben sind sehr dringend, aber weniger wichtig, zum Beispiel Routinearbeiten. Häufig sind es aber auch Zeitfresser und ineffiziente Tätigkeiten. Versuchen Sie, C-Aufgaben möglichst zu reduzieren, abzusagen und zu delegieren. Lernen Sie bei solchen Aufgaben auch „Nein“ zu sagen.

P – Papierkorb: Der verbleibende Quadrant enthält Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Tätigkeiten sollten Sie sofort absagen bzw. in den Papierkorb schieben. Sie rauben die Zeit für die bedeutenden B-Aufgaben.

Das Pareto-Prinzip

Die 80/20-Regel

Eine wichtige Erkenntnis, die sich in der Praxis immer wieder bestätigt, ist das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, wurde vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erstmals schematisiert. Pareto beschrieb damals, dass 80 Prozent des italienischen Volksvermögens auf nur 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war. Später stellt er fest, dass diese Regel scheinbar wie ein Naturgesetz für die meisten Beobachtungen des Alltags zutrifft.

Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer eingesetzten Zeit rund 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Im Umkehrschluss benötigen Sie für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent Ihrer Zeit.

Abbildung 29: Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)

Dieses Prinzip gilt nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch in anderen Bereichen. So können Sie zum Beispiel im Vertrieb feststellen, dass regelmäßig 20 Prozent der Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip für Sie und Ihr Zeitmanagement: Ebenso, wie sich die Verkäufer auf die lukrativen 20 Prozent A-Kunden konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die wenigen wichtigen Tätigkeiten.

Konzentration auf Kernaufgaben

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich um relativ viele, aber nebensächliche Probleme zu kümmern. Bleibt nach der Bearbeitung Zeit übrig, können Sie diese auf die restlichen Angelegenheiten verteilen. Haben Sie Prioritäten zentraler Aufgaben gesetzt, brauchen Sie auch kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn kleinere Angelegenheiten einmal nicht berücksichtigt werden können. Das Wesentliche haben Sie dann bereits getan. Es ist wirklich so – nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis: 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie liefern im Schnitt 80 Prozent der Ergebnisse. Nutzen Sie das für sich!

Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement „Stille Stunde“ („Sperrzeit“)

Ablenkungen, Störungen und mangelhafte Konzentration sind drei der bedeutendsten Ursachen für ineffektives und ineffizientes Arbeiten. Wenn Sie zügig zu qualitativ guten Ergebnissen kommen wollen, können Sie sich keine der drei leisten. Ein wirkungsvolles, in der Praxis jedoch nicht immer einfach durchzusetzendes Heilmittel ist die „Stille Stunde“, auch „Sperrzeit“ genannt. So weit es Ihnen im Beruf und privat möglich ist, legen Sie eine Stunde am Tag fest, in der Sie nicht gestört werden sollen. Sie sind in dieser Zeit telefonisch nicht zu erreichen, nehmen an keinen Meetings teil und sind für andere einfach nicht zu sprechen. Schirmen Sie sich so weit wie möglich vor unangemeldeten Besuchern, Anrufern, Lärm oder anderweitigen Störungen ab, um konzentriert arbeiten zu können.

Organisation der „Stillen Stunde“

Je nach beruflicher und privater Rolle hat dies unterschiedliche Auswirkungen und lässt sich auf verschiedenen Wegen realisieren. Als Vorgesetzter können Sie sich von der Sekretärin oder einem Assistenten vertreten lassen. Ihre Sekretärin soll dann keine Anrufe durchstellen und Anfragen erst einmal nur aufnehmen. Ihre engsten Mitarbeiter sollten die Sperrstunde kennen und werden nach einer kurzen Gewöhnungszeit ihre Fragen auf einen Zeitpunkt außerhalb der „Stillen Stunde“ verschieben. Andere Kollegen können eine Nachricht bei Ihrer Sekretärin hinterlassen. Nach der „Stillen Stunde“ kümmern Sie sich um diese und arbeiten sie „en bloc“ ab, wie im Abschnitt „Zusammenfassen“ weiter hinten beschrieben. Sorgen Sie vor allen Dingen dafür, dass auch Handys und ähnliche Störquellen abgeschaltet sind. „Wer ständig erreichbar ist, kann nicht wichtig sein“, so lehrt die Erfahrung.

„Stille Stunde“ für alle

Die „Stille Stunde“ ist jedoch nicht auf Führungskräfte beschränkt, sondern lässt sich auch für viele Mitarbeiter realisieren. Kaum jemand wird es einem Mitarbeiter abschlagen, wenn dieser zur Bearbeitung einer langfristig wichtigen Arbeit um eine tägliche Sperrstunde bittet, in welcher er für Kunden, andere Kollegen, eingehende Telefonate und typische Weisungen des Chefs nicht zu sprechen ist. Dies erfordert meist einen entsprechend modernen und antiautoritären Führungsstil der Führungskraft, und nicht in jedem Fall wird eine „absolute Sperrstunde“ möglich sein. Die meisten Vorgesetzten lassen sich erfahrungsgemäß von den Vorteilen einer „Stillen Stunde“ auch für Ihre Mitarbeiter überzeugen, sofern ein grundsätzlich vertrauensvolles Arbeitsklima herrscht und Ergebnisse auch ohne ständige Überwachung sowie permanenten Antrieb durch die Führungskraft erzielt werden. Es wird nicht zu vermeiden sein, dass der Vorgesetzte trotzdem in Ihre „Stille Stunde“ platzt – wenn diese jedoch nur in der Mehrheit der Zeit eingehalten wird, haben Sie bereits viel gewonnen. Wichtig ist nur, dass diese ernsten Fälle nicht einfach nur dem „Dringend“-Paradigma entspringen.

Abarbeiten der A-Aufgaben

Nutzen Sie die „Stille Stunde“ für die wirklich zentralen Aufgaben, die sonst eben diesem „Dringend-Paradigma“ erliegen. Erledigen oder arbeiten Sie in dieser Zeit an Ihrer täglichen A-Aufgabe. Es gibt keine bessere Zeit für die Aufgabe höchster Priorität und Wichtigkeit als die „Stille Stunde“. Bei einem acht- oder zehnstündigen Arbeitstag kann diese eine Stunde jedoch auch eine andere Funktion einnehmen, zum Beispiel Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Nutzen Sie das Achtel oder Zehntel Ihres Arbeitstages, um relevante Fachbücher, Artikel und Aufsätze zu lesen. Auf die Dauer mehrerer Arbeitsjahre entspringt diesem Verfahren ein enormes Wissenspotenzial.

Nutzen der „Stillen Stunde“

Der Vorteil der „Stillen Stunde“ liegt in ihrer effizienzfördernden Wirkung für Ihre Arbeit. Sie erreichen häufig ein deutlich besseres Arbeitsergebnis und schreiten in der Aufgabenerfüllung weiter voran, als Sie es sonst innerhalb von zwei oder drei Stunden voller Unterbrechungen geschafft hätten. Dies ist nicht nur zu Ihrem, sondern besonders zum Nutzen Ihrer Kollegen. Nutzen Sie das Prinzip der „Stillen Stunde“ daher auch privat in der Familie und in Ihrer Freizeit. So weit es für Sie möglich ist, vereinbaren Sie mit Freund, Partner, Familienmitglied oder Mitbewohnern eine feste Sperrzeit für sich. So können Sie beispielsweise nach Feierabend noch in Ruhe und konzentriert an einer langfristigen Aufgabe arbeiten, zum Beispiel ein Buch schreiben oder Ihr Englisch verbessern.

Ausnahmen und Machbarkeit

Für Mütter kleiner Kinder oder Menschen, die anderweitig permanente Verantwortung für andere Menschen in der Familie und im Beruf gleich welcher Art tragen, muss die Sperrstunde aufgeweicht werden. Für andere Personen kann die „Stille Stunde“ jedoch eine Quelle von Konzentration, Fortschritt und Selbstentwicklung sein. Sie kommen nicht nur voran und erreichen Ihre Ziele (Effektivität), sondern schaffen Aufgaben aufgrund der Konzentration in wesentlich weniger Zeit (Effizienz).

Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Umwelt keinen Schaden nimmt, wenn Sie für eine bestimmte Zeit nicht zu erreichen sind. Wären Sie zum jeweiligen Zeitpunkt anderweitig beschäftigt, könnte man Sie ebenfalls für eine gewisse Zeit nicht erreichen. Seien Sie also im Interesse aller auch einmal egoistisch. Sie haben das Recht darauf, auch einmal nur Zeit für sich zu haben.

Lohnende Pause

Zu viel Effizienzoptimierung kann kontraproduktiv sein

Viele Menschen setzen sich mit dem Thema Zeitmanagement erst auseinander, wenn sie bereits überfordert und über das gesunde Maß hinaus gestresst sind. Sie werden dann für Methoden und Techniken sensibilisiert, mit denen sie noch effizienter arbeiten können. Doch das „Schneller-Schneller-Schneller“ kann völlig unproduktiv sein. Zeitmanagement ist nicht zwangsläufig darauf fokussiert, Aufgaben und Aktivitäten so zu planen, dass immer mehr in immer kürzerer Zeit erledigt werden kann. Zu Zeitmanagement gehört auch, Sie souveräner im Umgang mit Zeit allgemein sowie Ihrer Arbeits- und Lebenszeit zu machen.

„Wenn du es eilig hast, gehe langsam“

Ein wesentliches Element konsequenten Zeitumgangs ist das Setzen und Einhalten von Pausen. Obwohl Sie vielleicht instinktiv dazu neigen, unter Stress und Zeitdruck auf Pausen zu verzichten, ist dies völlig kontraproduktiv. Die Einbildung, Sie hätten keine Zeit für eine Pause, ist ein grober Irrtum. Gerade wenn Sie denken, Sie hätten am wenigsten Zeit für eine Pause, ist diese am nötigsten. Lothar J. Seiwert hat dieser Erkenntnis ein ganzes Buch unter dem nur scheinbar paradoxen Titel „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ gewidmet. Gerade in Zeiten höchster Anstrengung und Zeitdrucks kann Ihnen eine Pause unverhofft Zeit verschaffen. Während Sie sich Zeit nehmen, einmal kurz abzuschalten und zu entspannen, gewinnen Sie Abstand zum jeweiligen Problem, zur jeweiligen Aufgabe.

Die so genannte „lohnende Pause“ ist keine Zeitverschwendung, sondern erholsames Auftanken von Energie. Sie gewinnen Abstand zu nebensächlichen Details, erhalten wieder einen besseren Gesamtüberblick und vielleicht sogar eine neue Idee, mit der Sie schneller zum Ziel kommen.

90 Minuten konzentrierte Arbeit

Wenn scheinbar nichts mehr geht, wirkt etwas frische Luft und ein Spaziergang häufig Wunder. Ihre Konzentration steigt dabei, und Sie holen die investierte Zeit der Pause doppelt wieder auf. Nutzen Sie bewusst Pausen und planen Sie diese ein, bevor Sie anfangen zu arbeiten. Orientieren Sie sich dabei an Ihrem persönlichen Arbeitsrhythmus. Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit rapide ein. Kalkulieren Sie das ein und planen Sie regelmäßige Pausen. Es lohnt sich.

Zusammenfassen

Aufgaben bündeln

Versuchen Sie, gleichartige Dinge gebündelt zu erledigen. Statt ständig kleine Telefonate zu führen und über den Tag verteilt E-Mails zu beantworten, nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit, zu der Sie alle E-Mails im Block abarbeiten. Das geht schneller und konzentrierter, als wenn Sie ständig zwischendurch alles sofort bearbeiten, und lenkt Sie nicht ständig von Ihrer Hauptaufgabe ab. Ablagekörbe und Hängeregistraturen sind praktische Werkzeuge, um gleichartige Dinge zu sammeln. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht überhand nehmen und demotivierend werden. Zusammenfassen bedeutet nicht, Aufgaben über Wochen hinweg zu bündeln, bis Sie einen riesigen Berg gleichartiger Objekte zu bearbeiten haben. Zusammenfassen bedeutet, regelmäßig Blöcke einheitlicher Aufgaben und Angelegenheiten zu bearbeiten, um durch die Zusammenlegung Synergien zu realisieren.

Delegieren

Nutzen Sie so oft wie nur möglich die Gelegenheit, Aufgaben zu delegieren, die Sie nicht zwingend selbst erledigen müssen. Sie müssen dafür kein Manager sein. Delegation und Arbeitsteilung ist Merkmal jeder erfolgreichen Gruppeninteraktion.

Delegieren – privat und beruflich

Gerade in guten Teams oder in einem guten Familienleben kann jeder gewinnen, wenn jemand etwas für einen anderen miterledigt. Es ist das Prinzip der Synergie, das nicht nur im betriebswirtschaftlichen Sinne zu verstehen ist, sondern auch für Ihr Leben im Kleinen und die Interaktion in der Familie gilt.

Um effektiv delegieren zu können, müssen Sie vor allen Dingen lernen, abgeben und loslassen zu können. Verabschieden Sie sich von dem Glauben, lieber alles selbst machen zu wollen. Sicherlich wissen Sie dann, welche Qualität Sie vom Ergebnis erwarten können. Früher oder später sind Sie aber als Führungskraft oder Familienmitglied ausgelastet und überfordert, wenn Sie alles selbst machen wollen. Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitmenschen, seien es Kollegen, Freunde oder die eigenen Kinder. Auch sie können eine Aufgabe zu aller Zufriedenheit erledigen. Geben Sie eine Aufgabe mitsamt der Kompetenzen und Verantwortung ab. Das bedeutet auch, dass Sie Entscheidungsspielräume lassen. Wenn Sie Ihren Kindern den Auftrag zum Einkaufen geben, geben Sie die ungefähre Richtung vor, zum Beispiel.„Bring doch irgendeinen leckeren Käse und etwas Gemüse mit, auf das du Lust hast.“ Machen Sie eine für Sie lästige Routineaufgabe für andere zur Herausforderung. So sparen Sie Zeit, helfen Kindern oder Mitarbeitern bei der Entwicklung und lassen durch Wachstum des Individuums die Gruppe oder Familie als Ganzes wachsen.

Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. Nutzen Sie diese Erkenntnis konsequent in der Praxis, um Zeit zu sparen und sich für wichtige Dinge freizumachen (Kapitel 4.4.).

Motivation und Belohnung für Erfolge

Motivation zur Arbeit

Wenn Sie eine Aufgabe effizient erledigen wollen, brauchen Sie einen möglichst starken Antrieb. Wenn Sie wissen, wozu Sie etwas machen, können Sie alle Kraftreserven auf die Zielerreichung fokussieren. Zu wissen, wo es langgeht, steigert die Motivation und setzt Energien frei. Stephen R. Covey beschreibt diesen Effekt im Prinzip „Begin with the end in mind“. Nutzen Sie Ihre Vorstellungskraft, um sich das Ziel einer Aktivität bildlich auszumalen. Desto konkreter Ihre Vorstellung, Ihr Bild vom Zielzustand, umso motivierender ist das Ziel (Kapitel 1.2.).

Belohnen Sie sich

Haben Sie das Ziel einmal erreicht, sorgen Sie für eine Belohnung. Belohnen Sie sich dafür, das erreicht zu haben, was Sie sich vorgenommen haben. Diese Belohnung können Sie ruhig schon vor der Zielerreichung festlegen, auch das setzt Motivationsenergie frei – schließlich sind Menschen anreizgesteuert. Je höher Ihre Motivation und der Wille, eine Aufgabe abzuschließen und ein Ziel zu erreichen, sind, umso schneller und „gezielter“ werden Sie daran arbeiten. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung in Ihrem Handeln und damit letztlich zur Zielerreichung in weniger Zeit.

Ist Ihre Aufgabe erfolgreich beendet, können Sie ohne ein schlechtes Gewissen Ihre Belohnung genießen. Zelebrieren Sie Ihren Erfolg und machen Sie aus der Belohnung ein Fest. Dies gilt für Sie selbst, aber auch für andere, beispielsweise wenn Sie Ihre Mitarbeiter motivieren. Lassen Sie sich die Belohnung auf keinen Fall nehmen, auch wenn die Zeit aufgrund nachfolgender Aktivitäten noch so eng scheint. Durch ein Ausbleiben verschenken Sie sonst wertvolle Motivation und Regeneration. Ganz im Sinne der „lohnenden Pause“ holen Sie die durch ein bewusstes Auskosten der Belohnung aufgewendete Zeit später mehr als auf. Insofern ist die Belohnung nicht nur wichtig für das Abschalten und Regenerieren sowie Fördern und Aufrechterhalten von Motivation, sondern auch für ein effektives Zeitmanagement und ein zufriedenes Leben.

Vereinfachen

„Keep it smart and simple“

Ein bedeutender Zeitsparer ist das „Vereinfachen“. Vereinfachen Sie Dinge, wenn irgend möglich und machen Sie es sich mit neuen Dingen möglichst einfach. Die Amerikaner subsumieren das unter der berühmten KISS-Formel: „Keep it smart and simple!“ Die Schnelligkeit und vor allem wachsende Komplexität unserer Welt hält genug Herausforderungen bereit. Belasten Sie sich und andere nicht unnötig durch Verkomplizierungen. Die Abschnitte „Telefonieren“ und „Kurzmitteilungen“ weiter hinten beschreiben konkrete Beispiele, wie durch Vereinfachung und Verkürzung von Wegen und Bearbeitungszeiten Raum für Wichtiges oder auch einfach nur Entspannung geschaffen werden kann.

Verabschieden Sie sich von Perfektion

Der in Deutschland seit vielen Jahren als Dauerbestseller gehandelte Titel „Simplify Your Life“ macht diese Philosophie zum Programm. Der Pfarrer Werner Tiki Küstenmacher und Lothar J. Seiwert, „Deutschlands tonangebender Zeitmanagementexperte“ (Focus 1/2000), zeigen in ihrem Buch Wege, wie Sie Ihre Finanzen, Zeit, Gesundheit, Beziehungen, Partnerschaft und schließlich sich selbst vereinfachen. Entperfektionieren Sie sich zum Beispiel, da Perfektion selten erreicht werden kann und viel zu viel Zeit erfordert. Weitere Anregungen basieren alle auf dem Wortspiel mit der Vorsilbe „ent-“, so zum Beispiel entwirren, entstapeln, entrümpeln, entmachten, entfernen, entzaubern, entschuldigen, entfliehen, entlasten, entkrampfen, entschlacken, entspannen, entärgern, entwirren, entzerren oder entscheiden.

Lassen Sie diese Aufzählung wirken und nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Ergebnisse dieser Tätigkeiten auf die Komplexität und Konflikte Ihres Lebens zu übertragen. Überdenken Sie sorgfältig, wo und inwieweit „vereinfachen“ Ihnen nicht nur täglich Zeit spart, sondern Sie auch ausgeglichener und weniger gestresst macht.

Telefonieren

Das Telefon – Fluch und Segen zugleich

Zu lang andauerndes und wenig zielführendes Telefonieren kann ein enormer Zeitfresser bei der täglichen Arbeit und auch zu Hause sein. Doch insbesondere hier gilt: Fluch und Segen liegen nahe beieinander. Telefonieren ist – professionell betrieben – gleichzeitig einer der effektivsten Hebel zum Zeitsparen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Verzichten Sie wenn möglich auf schriftliche Korrespondenz. Die meisten Dinge sind deutlich schneller am Telefon erledigt, einerseits, was die für die Kommunikation benötigte Zeit angeht, andererseits bezüglich des Klärungszeitpunktes. Schriftliche Kommunikation hat zwar beispielsweise den Vorteil der Belegbarkeit für Akten, gleichzeitig ist aber auch der Nachteil des Phasenverzugs immanent: Zwischen Anfrage und Antwort besteht auf dem schriftlichen Weg immer eine Zeitspanne, die mitunter Ergebnisse deutlich verzögern kann.

Wer schnell kommunizieren möchte und vor allen Dingen schnell eine Antwort benötigt, ist mit dem Griff zum Telefonhörer in den meisten Fällen sehr gut beraten. Gegen die grundsätzlich vorteilhafte E-Mail spricht in diesem Fall nicht nur Phasenverzug, sondern vor allem auch die mitunter inakzeptable Reaktionszeit. In der Flut von E-Mails geht manchem Mitarbeiter und mancher Führungskraft die Übersicht, die Motivation und letztlich die Zeit verloren, zeitnah auf E-Mails zu antworten. Eine E-Mail-Antwort kann der Empfänger auf später verschieben; haben Sie ihn hingegen einmal am Telefon, werden Sie nur in den wenigsten Fällen „abgewimmelt“ und erhalten die benötigte Auskunft sofort. Nutzen Sie das Telefon also konsequent, um Dinge schnell und unkompliziert zu erledigen. Wenn es nicht zwingend nötig ist, Dinge auf schriftlichem Weg zu klären, sparen Sie sich Zeit und Kosten für das Schreiben, Drucken und Versenden von Briefen.

Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen

Kombination mit „Zusammenfassen“-Technik

Ein wichtiger Grundsatz für eher unstrukturiert und flexibel arbeitende Menschen lautet: Nehmen Sie möglichst jedes Papier nur einmal in die Hand! Wer diesen Grundsatz nicht befolgt, kennt das heillose Chaos und Durcheinander auf Schreibtischen, in Ablagen und beständig wachsende Stapel. Zwar macht es im Sinne der „Zusammenfassen“-Technik Sinn, Gleichartiges zu sammeln und dann wie dargestellt „en bloc“ zu bearbeiten. Dies darf aber gleichzeitig nicht als Vorwand genommen werden, die Bearbeitung verschiedener Aufgaben und Schriftstücke permanent zu verschieben. Wenn auf dem Schreibtisch Dutzende Zettel ungeordnet die Arbeit erschweren und Ablagen überquellen, entsteht ein psychologischer Druck, der häufig nur durch eine „Hauruck“-Aktion in einem Kraftakt abgebaut werden kann.

Beurteilen Sie sich ehrlich, ob Sie auch zu den Personen gehören, die Post öffnen und lesen, dann jedoch erst einmal auf dem Schreibtisch, in einem Ablagefach oder auf der Kommode im Flur der Wohnung liegen lassen. Ist dies der Fall? Dann sollten Sie schleunigst an Ihrer Einstellung arbeiten und sich den Grundsatz „Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen“ aneignen.

Umsortieren

Machen Sie sich bewusst, dass das Zwischenparken von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen oder auf dem Schreibtisch keine Lösung und erst recht keine Zeitersparnis ist. Früher oder später müssen Sie die einzelnen Dokumente sowieso einsortieren. Ebenso müssen Sie früher oder später entscheiden, ob etwas weggeworfen werden kann oder nicht. Unterliegen Sie nicht der Versuchung, Dinge aufzuheben, weil Sie sie „eventuell noch mal brauchen könnten“. Wenn Sie darüber tatsächlich und ehrlich unsicher sind und das Dokument wirklich einen hohen Nutzen haben könnte, heften Sie es direkt in einem dafür angelegten Ordner oder Stehsammler ab. Sammeln Sie derartiges Material jedoch in keinem Fall auf dem Schreibtisch und in keinem Fall auf einem Stapel. Gerade das „irgendwann noch mal brauchen“ macht schon klar, dass Sie kurz- und mittelfristig keine Verwendung sehen. Die Devise lautet daher: „Runter vom Schreibtisch, ab in den Schrank.“

Hinterfragen Sie jedoch ebenso ehrlich, ob das Material nicht auch anderweitig zu besorgen ist, wenn Sie es tatsächlich noch einmal brauchen. Viele Dokumente können Sie bei Bedarf erneut im Internet finden. Setzen Sie sich gegebenenfalls ein Lesezeichen (Bookmark) im Browser-Programm. Speichern Sie das Dokument digital und entsorgen Sie den Ausdruck in den Papierkorb. So bleiben Ihre Ordner und Schränke frei von möglicherweise nie wieder benötigten Materialien. Der Platz auf Ihrer Festplatte ist hingegen mehr oder weniger unbeschränkt oder problemlos erweiterbar.

Eins nach dem anderen

Oftmals ist es uns bereits bei der Erziehung von unseren Eltern mitgegeben worden: Bringen Sie eine Sache zu Ende, bevor Sie mit der nächsten anfangen. So verzetteln Sie sich nicht und behalten die Orientierung und die Konzentration auf das Wesentliche.

Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv

Je größer jedoch der Zeit- und Arbeitsdruck, umso eher neigen wir dazu, Aufgaben parallel fertig stellen zu wollen. In der Hoffnung, dadurch Zeit zu sparen, arbeiten wir jedoch zunehmend kontraproduktiv. Die Konzentration weicht der Zerstreuung. Der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben führt dazu, dass Sie sich jedes Mal neu in die andere Arbeit einarbeiten oder zumindest orientieren müssen. Dadurch geht mehr Zeit verloren, als Sie denken. Gleichzeitig sinkt die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse, weil Sie bei der Bearbeitung eines komplexen Themas inhaltlich den roten Faden verlieren. Bei Aufgaben mit kreativen Bestandteilen sinkt die Konsistenz in der Darstellung, da man zu einem anderen Zeitpunkt sich möglicherweise nicht mehr an zuvor genutzte Details der Formatierung und Gestaltung gehalten hat oder bestimmte Funktionen, Elemente oder Materialien zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr identisch verfügbar sind, wenn Sie an einer Aufgabe weiterarbeiten wollen.

Konzentration auf Einzelaufgaben

Vermeiden Sie also Stückwerk und Zerstreuung, indem Sie sich so weit wie möglich auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren. Positiver Nebeneffekt ist, dass Sie sich zufriedener und souveräner fühlen, da Sie öfter bzw. regelmäßiger eine Aufgabe oder ein Projekt abschließen können. Ein Beispiel: Selbst wenn Sie effektiv die gleiche Zeit benötigen, zwölf Bücher parallel oder hintereinander zu lesen, sorgt Letzteres für eine positivere Grundstimmung. Statt mit keinem der Bücher wirklich mittelfristig fertig zu werden, können Sie beispielsweise jeden Monat einen Haken machen und ein Buch zufrieden und selbstbewusst vom Schreibtisch zurück in den Schrank legen.

Nein sagen

„Nur wer lernt, Nein zu sagen, bekommt sein Zeitmanagement in den Griff.“

LOTHAR J. SEIWERT

Abwägen zwischen wichtig und unwichtig

Wie bereits dargestellt hilft, wenn sie zu viele Aufgaben haben und dadurch das Gefühl entsteht, die Zeit sei zu knapp, nur das Abwägen zwischen wichtig und unwichtig und das Setzen von Prioritäten. Die theoretisch einfachste und effektivste Möglichkeit sich von Zeitstress und Überlastung zu befreien und sich davor zu schützen ist jedoch konsequentes „Nein“-Sagen.

Früher oder später werden Sie es merken: Die Umwelt bleibt meist unbeeinflusst, auch wenn Sie an einem Meeting, einem Ausflug oder einer anderweitigen Aktivität nicht teilnehmen. Die Welt dreht sich weiter, wenn Sie sich an einem Projekt nicht beteiligen, wenn Sie jemandem einmal eine Hilfe ausschlagen und wenn Sie einmal etwas nicht tun, zu dem Ihr Gewissen Sie scheinbar drängt. Sie werden feststellen, dass Ihr Gewissen häufig nur Ergebnis sozialer Erwartungshaltungen ist. Man erwartet, dass Sie dabei sind, dass Sie einen Beitrag leisten, dass Sie immer verfügbar sind. Doch ist das wirklich immer der Fall, oder reden Sie sich das nur ein? Ein schwer wiegender Krankenhausaufenthalt, der Tod eines nahen Angehörigen oder eine unerwartete Kündigung machen unschön, aber deutlich klar, dass Sie in den meisten Fällen ersetzbar sind und die Welt auch ohne Sie weiterlaufen kann. Lassen Sie es nicht erst zu einer Katastrophe oder traurigen Begebenheit kommen, bis Sie das verstehen!

Lernen Sie Nein zu sagen

Lernen Sie, konsequent Nein zu sagen. Verabschieden Sie sich von der Einstellung, Sie könnten doch irgendwie alles arrangieren. Nutzen Sie Zeit zum Nachdenken und die helfenden Anregungen in den einzelnen Kapiteln, um herauszufinden, wo Ihre tatsächlichen Wünsche, Ziele und Prioritäten liegen. Das Kapitel 1 bietet den Schlüssel für diese Selbstfindung.

„Jour fixe“ für wichtige Aktivitäten

Im Abschnitt „Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“ haben Sie sich bereits bewusst gemacht, dass Wichtiges selten dringend ist. Dies sollten Sie bei der praktischen Zeitplanung berücksichtigen, indem Sie feste Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge einplanen. Der Trick liegt darin, diese Zeitfenster bereits im Vorfeld zu sperren, um die wichtigen Dinge am jeweiligen Tag oder in der jeweiligen Woche nicht doch von dringenden Angelegenheiten verdrängen zu lassen. Wenn Sie sich am Jahresanfang einfach nur vornehmen, jeden Monat einmal ins Theater zu gehen, wird so mancher Theaterbesuch entfallen, weil Sie im jeweiligen Monat aufgrund dringenderer Dinge „dieses Mal leider keine Zeit haben“.

Regelmäßiger Termin für feste Aktivitäten

Eine typische Technik, dem vorzubeugen, ist das Einrichten eines so genannten „Jour fixe“. Dieser aus dem Französischen kommende „feste Tag“ ist eine Vereinbarung mit sich selbst oder zwischen verschiedenen Leuten, sich zu einem regelmäßigen Termin für eine regelmäßig feste Aktivität zu treffen. Auf niedrigster Ebene handelt es sich dabei um den „Stammtisch“, bei dem sich an einem bestimmten Tag der Woche Freunde zum Bier in einem Lokal verabreden. Auf höchster Ebene handelt es sich um einen Serientermin, zu dem in einem Unternehmen die Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats zusammenkommen, um über aktuelle Belange zu diskutieren. Machen Sie sich das „Jour fixe“-Prinzip persönlich zunutze. Vereinbaren Sie mit Freunden einen festen Termin, zudem Sie sich zu sportlichen oder kulturellen Aktivitäten treffen. Einigen Sie sich mit potenziellen Unternehmenspartnern auf einen festen Tag in der Woche, um Ihren Fortschritt durch regelmäßige Diskussionen und Arbeitstermine voranzutreiben.

Etablieren Sie vielleicht einen „Jour fixe“ im Rahmen einer Lerngruppe für Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Gerade dieses Beispiel zeigt den Vorteil der „Jour fixe“-Technik: Wer seine grundlegende Bildung im Rahmen eines Schulabschlusses, einer Berufsausbildung und/oder eines Studiums absolviert hat, erfährt in der Regel einen starken Einbruch seiner aktiven Weiterbildung. Auch wenn der Wille vorhanden ist, eine bestimmte Sprache zu lernen oder sich in einem fachlichen Spezialgebiet zu vertiefen, fehlt der Druck regelmäßiger Prüfungen. Der gute Wille zum Lernen und Weiterbilden ist da, ebenso die Erkenntnis, wie wichtig die kontinuierliche Weiterbildung ist. Doch, wo der Druck fehlt und eine Flut dringender Dinge den Alltag zu diktieren scheint, geht so mancher gute Wille unter. Richten Sie einen „Jour fixe“ mit anderen ein, ist das vereinbarte Zeitfenster in Ihrer persönlichen Zeitplanung erstens gesperrt. Zweitens fungiert die Vereinbarung mit anderen als Hemmschwelle und mentale Barriere, den wichtigen Termin bei „besonders dringenden“ Aktivitäten doch zu verschieben oder ausfallen zu lassen. Wenn alle sich auf den Termin einstellen und sich anderer Dinge entledigen oder diese umorganisieren, möchten Sie sicher ungern für den Ausfall der Lerngruppe verantwortlich sein.

Feste Termine

Die „Jour fixe“-Technik hat nebenbei noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie über lange Zeit einen festen Termin für eine bestimmte Aktivität reserviert haben, können sich auch Ihre Mitmenschen wie Familienmitglieder, Freunde und Arbeitskollegen darauf einstellen. Es ist für alle Ihre Bezugspersonen verlässlich und klar, dass Sie an einem bestimmten Abend früher die Arbeitsstelle verlassen, später nach Hause kommen oder an einem bestimmten Tag der Woche grundsätzlich keine Zeit für andere Aktivitäten haben. Diese Berechenbarkeit im positiven Sinne erleichtert das Zusammenleben in Familie und Freundeskreis. Gleichzeitig ist sie auch eine direkte Erleichterung für die Beteiligten: Wenn Sie zum Beispiel einen festen Abend im Monat mit Ihrer Tante, Oma, Ihren Eltern, Ihren Kindern oder Ihrem Neffen verbringen wollen, um gemeinsam zu kochen und zu plaudern, brauchen Sie nicht jedes Mal Termine abzustimmen. Sofern keine Ausnahmen wie Urlaub oder Krankheit vorliegen, ist für alle Beteiligten der Termin gegeben. Sie müssen nicht jedes Mal rückfragen und bestätigen, ob es bei dem Termin bleibt. Stattdessen vereinbaren Sie durch den „Jour fixe“, dass der Termin standardmäßig stattfindet und nur gegebenenfalls abgesagt wird.

Kurzmitteilungen

Wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden

Ob Manager oder Sachbearbeiter – ein Großteil der täglichen Arbeitszeit konzentriert sich auf Kommunikation und Korrespondenz. Getreu dem Grundsatz, wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden, gilt es an dieser Stelle anzusetzen, um durch effizientere Vorgehensweisen und Techniken Zeit zu sparen. Nutzen Sie gerade für den innerbetrieblichen Austausch von Informationen, Dokumenten und Anfragen Kurzmitteilungen. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, besondere Schnellantwort- und Memo-Blöcke für Kurznachrichten zu verwenden. Nutzen Sie beispielsweise die kleinen gelben Klebezettel, um auf Dokumenten einen Vermerk zu machen, bevor Sie sie weiterreichen.

Sofern möglich, vereinbaren Sie mit häufigen Interaktionspartnern, bei Kurznachrichten über E-Mail nur die Betreffzeile zu nutzen. Dadurch muss der Empfänger die Mail nicht erst öffnen, sondern erhält ausreichend Informationen bereits beim puren Einsehen seiner Mailbox. Als Sender ersparen Sie sich gleichzeitig die scheinbar zwingenden Formalien einer E-Mail wie „Guten Tag Frau Moritz“, „Anbei die von Ihnen .. .“,„Mit freundlichen Grüßen“ sowie Ihre Signatur. Vereinbaren Sie ein Schlusszeichen bzw. Erkennungszeichen in der Betreffzeile, anhand derer die Mail als Kurzinfo identifiziert werden kann. Gängige Vorschläge sind, dem Betreff ein Kürzel wie „nfm“ (no further message), „thx“ (thanks) oder „eom“ (end of message) zu hinzuzufügen.

Für den privaten Bereich empfehlen sich die verbreiteten SMS-Kurzmitteilungen (short message service). Überprüfen Sie jedoch kritisch, ob in vielen Fällen ein kurzer Anruf nicht zeitsparender ist, als mehrere SMS mit Phasenverzug zur Abstimmung eines Termins zu versenden.

Prinzip der kleinen Schritte

Jede noch so große Reise beginnt mit dem ersten Schritt.

Nutzen von Wartezeiten

Setzen Sie bei allen Aktivitäten und Zielen auf das Prinzip der kleinen Schritte. Statt Dinge permanent aufzuschieben, nutzen Sie Gelegenheiten, um Dinge zwischendurch zu erledigen. Dies darf nicht dazu verkommen, dass Sie sich in unzählige Aktivitäten zerstreuen. Es ist jedoch sinnvoll, bei Wartezeiten zwischen zwei Aufgaben oder Terminen sowie in leistungsschwachen Zeiten wie nach dem Mittagessen aufgelaufene Arbeiten schrittweise abzuarbeiten. Viele Dinge verschieben wir mit dem Gedanken, uns dafür einmal einen ganzen Tag zu nehmen, um diese dann in einem Kraftakt abzuarbeiten. Typische Aktivitäten dafür sind „Keller aufräumen und entrümpeln“, „den Stapel der Zeitschriften sichten“ oder „die ganzen E-Mails endlich einmal beantworten“.

Je weiter Sie Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden sie

Nach dem Grundsatz des Zusammenfassens und „en-bloc“-Abarbeitens scheint ein solches Vorgehen sinnvoll. In der Praxis führt dieses Verhalten jedoch zu einem typischen Problem: Je weiter Sie solche Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden diese Aufgaben. Der Keller wird immer unordentlicher und überfüllter, der Stapel mit den Zeitschriften wächst und wächst, und die Liste der zu beantwortenden E-Mails wird immer länger. Damit baut sich Schritt für Schritt eine immer größere psychologische Hürde auf, die Sie immer mehr davon abhält, das Problem in Angriff zu nehmen. Hätten Sie vor einigen Wochen damit begonnen, die Aufgabe zu lösen, wäre sie vielleicht in zwei, drei Stunden erledigt gewesen; inzwischen hat sich jedoch so viel angesammelt, dass Sie dafür mehrere Stunden brauchen werden.

Lassen Sie den Berg von Arbeit nicht anwachsen, sondern verfolgen Sie das Prinzip der kleinen Schritte. Wann immer sich die Gelegenheit bietet, arbeiten Sie einen kleinen Teil dieses Berges ab. Nehmen Sie jedes Mal, wenn Sie im Keller sind, ein oder zwei Teile mit zum Mülleimer. Lesen und entsorgen Sie jeden Abend vor dem Einschlafen eine Zeitschrift von dem großen Stapel. Und beantworten Sie nach jedem Mittagessen ein oder zwei E-Mails, bevor Sie sich der nächsten Aufgabe zuwenden. Kurz nach dem Essen sind Sie sowieso aufgrund des vollen Magens zu keiner Höchstleistung in der Lage. Jeder kleine Schritt bringt Ihnen jedoch ein kleines Erfolgserlebnis und langfristig eine Lösung des ursprünglichen Problems.

Statt sich einen ganzen Tag für ein großes „Projekt“ voller aufgeschobener Aktivitäten reservieren zu müssen, haben Sie die Dinge Schritt für Schritt nebenbei erledigt. Dadurch haben Sie vielleicht effektiv gemessen keine Zeit gespart. Ihre Arbeitsweise ist jedoch durch eine gewisse Ausgeglichenheit und Homogenität gekennzeichnet. Sie sind zudem nicht durch die Last großer unerledigter Aufgaben in Ihrer Kreativität und Zufriedenheit beschränkt.

Was du heute kannst besorgen …

… das verschiebe nicht auf morgen.“

GROSSMÜTTER ALLER WELT

Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse

Ein über viele Lebzeiten hinweg getragener Grundsatz, der auch heute unveränderte Gültigkeit hat: Wenn Sie etwas heute erledigen können, erledigen Sie es auch heute. Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse. Sie nehmen die Last von Ihnen, diese Aufgabe und viele andere unerledigte Angelegenheiten noch vor sich zu haben. Außerdem erreichen Sie schneller gewünschte Ergebnisse. Machen Sie sich frei von Perfektionismus, dem Aufschieben und statisch adaptiver Vermeidungshaltung. Verabschieden Sie sich von Denkmustern wie diesen „Vielleicht erledigt sich das von allein“ oder „Vielleicht sollte ich lieber noch abwarten, bis ich diesbezüglich mehr Sicherheit habe“. Ihr privates Leben und wirtschaftliche Prozesse werden stets von Unsicherheit gekennzeichnet sein. In einem solchen Umfeld Aufgaben aufzuschieben, ist nicht nur keine Lösung, sondern führt sogar recht schnell zu Problemen.

Anwachsende Aufgabenberge, überfüllte „To do“-Listen, unerledigte Angelegenheiten und offene Rechnungen – all dies führt in der Regel zu psychologischen Belastungen. Stress, Unausgeglichenheit, Unzufriedenheit bis hin zu psychischer und physischer Krankheit sind die Folgen. Wer Dinge direkt und so früh wie möglich anpackt, verhindert, dass Berge und Stapel an Arbeit auflaufen. Wenn Sie heute besorgen, was Sie heute besorgen können, werden Sie morgen mit einem befreienden, positiveren Gefühl aufwachen. Nutzen Sie dieses Gefühl als Basis für ein zufriedenes Leben und erfolgreiches Zeitmanagement.

Persönliche Leistungskurve einplanen

Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuchen Sie deshalb, bei Ihrer Zeitplanung unbedingt Ihre individuelle tägliche Leistungskurve zu berücksichtigen.

Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf

Sie werden in der Regel um fremdbestimmte Zeitabschnitte im Tagesablauf nicht herumkommen. Hier sind Sie von anderen Menschen abhängig und müssen sich Sachzwängen fügen. Beispiele sind Öffnungszeiten, die Koordination von Terminen mit anderen Menschen oder eine feste Zeit, zu der das Kind zur Schule gebracht werden muss. Für die restliche Zeit planen Sie hingegen Aufgaben gemäß Ihrer persönlichen, täglichen Leistungskurve. Dazu ist es wichtig zu verstehen, wie sich Ihre physische und psychische Leistungsfähigkeit über den Tag verteilt. Wann Ihre Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit am höchsten ist, hängt zum Beispiel von folgenden Faktoren ab:

▪1. Biorhythmus

▪2. Aufsteh- und Bettgehzeiten

▪3. Essgewohnheiten

▪4. Alter

▪5. Gesundheitszustand

▪6. Konsum von Genussmitteln

▪7. Wetter und Jahreszeit

Planen Sie besonders wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben und Aktivitäten im Bereich Ihrer täglichen Leistungshochs ein. Lästige und wenig anspruchsvolle Routineaufgaben realisieren Sie hingegen in den typischen Leistungstiefs, zum Beispiel nach der Mittagspause.

Verteilung wichtiger, komplexer und anstrengender Aufgaben

Typische Leistungshochs liegen bei vielen Menschen am frühen Vormittag (9.00 – 11.00 Uhr), am späten Nachmittag (15.00 – 16.00 Uhr) und am frühen Abend (18.00 – 19.00 Uhr). Hoch motivierte Mitarbeiter sowie typische Nachtarbeiter können darüber hinaus noch am relativ späten Abend bis zur Mitternacht erstaunliche Energiepotenziale aktivieren.

Wie Ihre konkrete Leistungskurve aussieht, können Sie nur aus der Erfahrung beantworten oder durch konkretes Protokollieren herausfinden. Führen Sie zwei Wochen lang „Tagebuch“ über Ihre Stimmungen, Ihre subjektive Produktivität zu verschiedenen Tageszeiten, Ihre Motivation und Begeisterung für Aufgaben sowie Zeiten der Lustlosigkeit, Müdigkeit und Erschöpfung. Wählen Sie dazu möglichst zwei Wochen aus, die für das Gesamtjahr repräsentativ sind. Werten Sie Ihr Protokoll danach aus, und Sie werden über die Zeit hinweg typische Muster entdecken.

Der Zeitpunkt des persönlichen Leistungshochs resultiert erstens aus den nicht beeinflussbaren Faktoren sowie zweitens aus individuell steuerbaren Verhaltensweisen. So können Sie zum Beispiel den enormen Leistungsabfall und die so genannte Mittagsmüdigkeit eindämmen, indem Sie leichtere (und gesündere) Kost zur Mittagszeit zu sich nehmen. Statt schwer im Magen liegenden, fetten Fleischgerichten wählen Sie zum Beispiel einen leichten Salat. Insgesamt sollten Sie sich nicht gegen Ihre Leistungskurve stellen, sondern Ihre Zeit mit ihr planen.

Filter nutzen

Nutzen Sie für den effektiven Umgang mit Ihrer Zeit aktiv Filter und Ihnen zur Verfügung stehende Filtermöglichkeiten. Dies kann bei der persönlichen Korrespondenz anfangen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail-Postfächer möglichst vor unerwünschter Werbung, so genanntem Spam geschützt sind. Privatpersonen und insbesondere intensiv mit dem Internet arbeitende Personen sind von Spam-Fluten häufig terrorisiert. Nutzen Sie getrennte E-Mail-Adressen für private Korrespondenz und geschäftliche Angelegenheiten. Legen Sie sich eine spezielle E-Mail-Adresse an, die Sie bei Zwangsregistrierungen für bestimmte Dienste und Zugänge angeben können. Viele Anbieter sammeln und verkaufen diese E-Mail-Adressen, sodass das Eintreffen von Spam-Fluten nur eine Frage der Zeit ist. Lassen Sie diese Postfächer einfach überlaufen, und holen Sie mit dem E-Mail-Programm lediglich die Mails der privaten und geschäftlichen Adresse ab. Wenn alles nichts hilft, müssen Sie nach einer Zeit Ihre E-Mail-Adresse wechseln, um dem Spam zu entgehen. Die automatischen Spam-Filter von vielen E-Mail-Diensten filtern bereits eine Menge für Sie heraus. Einige Dienste bieten auch individuell konfigurierbare Filter an.

E-Mail-Eingang automatisch sortieren lassen

In jedem Fall bietet Ihr E-Mail-Programm die Möglichkeit, eingehende Mails nach bestimmten Kriterien sortieren zu lassen. Legen Sie für jede Person einen separaten Ordner an und lassen Sie alle eingehenden Mails von dieser Person direkt aus dem Posteingang in diesen individuellen Ordner umleiten. Wenn Sie bestimmte E-Mail-Newsletter abonniert haben, sammeln Sie diese in einem separaten Ordner. So bewahren Sie die Übersicht über eingehende Mails. Anstatt alle Nachrichten in einem einzigen, überlaufenden Posteingangsordner zu durchsuchen, wählen Sie bei Bedarf einfach den Ordner einer bestimmten Person, Firma oder eines Projekts, um dort direkt alle relevanten Nachrichten übersichtlich gefiltert angezeigt zu bekommen. Automatische Filter in Ihrem E-Mail-Programm müssen nur einmal eingerichtet werden, sparen Ihnen aber auf Dauer nicht nur Zeit, sondern unterstützen Ordnung und Orientierung.

Keine Werbung

Eine analoge Idee, um durch „Filter“ Zeit zu sparen und sich nicht mit unnötigen Dingen zu belasten: Kleben Sie auf Ihren Briefkasten einen Aufkleber „Keine Werbung“. Zeitungs- und Briefträger sind in der Regel verpflichtet, diesen Aufkleber zu respektieren. Die Folge: Die Flut von Prospekten von Lebensmittel-Discountern, Möbelhäusern, Teppichfachgeschäften und lokalen Werbeblättern geht auf ein Mindestmaß zurück. Ihr Briefkasten wird nicht mehr jeden Tag mit unbenötigten Materialien überfüllt, die Sie zu allem Leid auch noch mit einem Gang zur Papiertonne oder dem Recycling-Hof entsorgen müssen.

Anrufbeantworter nutzen

Ebenso wie Sie die Informationsflut digital und in Papierform durch Filter eindämmen können, lässt sich auch ein anderes Medium – das Telefon – filtern. Nutzen Sie so weit es möglich ist Ihren Anrufbeantworter. Wenn Sie gerade mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigt sind und es vertreten können, lassen Sie den Anrufer doch eine Nachricht hinterlassen. Im Ernstfall können Sie das Gespräch immer noch annehmen. Ansonsten führt der Anrufbeantworter dazu, dass sich der Anrufende kurz und prägnant äußert. Sie ersparen sich so manches Telefonat, das Sie von Ihrer Aufgabe ablenkt und danach eine unnötige Wiedereinarbeitungszeit provoziert.

Filtern können Sie zu guter Letzt auch dadurch, dass Sie andere für Sie Relevantes und Wichtiges filtern lassen. Statt unzählige Bücher zu sichten, nutzen Sie einen Dienst, der Ihnen Zusammenfassungen existierender und neuer Titel zur Verfügung stellt. Ein sehr empfehlenswerter (kostenpflichtiger) Dienst in diesem Zusammenhang ist GetAbstracts (www.getabstract.com). Hier erhalten Sie die Zusammenfassung zahlreicher Bücher auf jeweils fünf DIN-A4-Seiten.

Planen Sie Zeit zum Planen

Konkretes und effektives Zeitmanagement bedeutet für Sie auch, regelmäßig und genügend Zeit für das Planen Ihrer Zeit an sich zu reservieren. Empfehlenswert kann hier beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster jeden Sonntag sein. Wichtig: Rekapitulieren Sie vor jeder Planung die gerade vergangene Woche. Lasse Sie Revue passieren, was Sie in der letzten Woche geschafft haben, was gut und weniger gut gelaufen ist. Analysieren Sie die Gründe dafür. Machen Sie sich bewusst, was Sie gelernt haben. Was würden Sie das nächste Mal anders machen?

Regelmäßige Selbstreflexion

Regelmäßige Selbstreflexion ist eine Schlüsselaktivität erfolgreicher Menschen. Machen Sie sich Ihre Erfolge bewusst – dies gibt Ihnen Kraft und Motivation auf dem folgenden Weg. Der Grundsatz immer nach vorn zu schauen, ist zwar meist richtig und gut – wer jedoch immer nur nach vorne schaut, „hetzt“ von Woche zu Woche und fühlt sich schnell erschöpft. Der konstruktive Rückblick über vergangene Zeitabschnitte ist essenziell und sollte ebenso wenig verschoben oder ausgelassen werden wie die Belohnung für Erreichtes.

Erfolgstagebuch

Die langfristig größte Wirkung für Ihre Selbstmotivation und Zufriedenheit erzielen Sie, wenn Sie ein „Erfolgstagebuch“ führen. Tragen Sie hier jede Woche ein, was Sie geschafft und welche Ziele Sie erreicht haben. Selbst wenn die eine oder andere Woche diesbezüglich nicht so viel identifizieren lässt, reicht die Kraft der in Buchform gesammelten Erfolge, um Sie in eine positive Grundstimmung für die Planung der nächsten Woche zu versetzen. Überlegen Sie nun, welche wichtigen und dringenden Aufgaben in der vorausliegenden Woche anstehen. Welche Termine haben Sie bereits? Welche Vorbereitung ist dafür (noch) nötig? Die entscheidende Fragen lautet jedoch: Welche Tätigkeiten müssen Sie für die Realisierung Ihrer langfristigen Ziele diese Woche einplanen? Was müssen Sie in Angriff nehmen, um voranzukommen und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten?

Planen Sie diese wichtigen Aktivitäten bereits konkret am Sonntag ein, damit Sie nicht in der Flut dringender Aufgaben im Wochenverlauf untergehen. Machen Sie konsequent „Termine mit sich selbst“ für diese wichtigen Aktivitäten aus, damit die dafür notwendigen Zeitfenster bereits reserviert sind – kurzfristige Aktivitäten und Aufgaben kommen im Laufe der Woche noch genügend dazu.

Strategie-Review

Nutzen Sie die Zeit Ihrer Planung jedoch nicht nur für das Erstellen eines Planes der nächsten Woche, sondern auch für ein persönliches Strategie-Review:

▪ Sind Sie auf dem richtigen Weg?

▪ Arbeiten Sie konsequent Woche für Woche an der Realisierung Ihrer langfristigen Ziele?

▪ Arbeiten Sie an diesen Zielen richtig, das heißt, effizient mit optimalen Werkzeugen und Partnern?

▪ Arbeiten Sie noch an den richtigen Zielen?

„Wenn nicht jetzt, wann dann?“

Planung bedarf Zeit, welche Sie sich nehmen müssen, um sich, Ihre Ziele, Ihre Kontakte und Beziehungen und letztlich Ihr Leben kritisch zu hinterfragen und zu organisieren. Die Zeit zum Planen ist gleichzeitig Ihre Zeit zur Selbstreflexion. Nutzen Sie diese konsequent und vor allen Dingen regelmäßig. Planen Sie nicht nur die Zeit für die tatsächlichen Aktivitäten, sondern berücksichtigen Sie auch die notwendigen Zeiten für die administrativen Aufgaben wie Zeitpläne aufstellen, Kontakte und Termine pflegen und die strategischen Aufgaben wie Überdenken von Zielen und Werkzeugen.

Puffer und Reservezeiten

Nicht den ganzen Tag durchplanen

Der vorige Abschnitt „Planen Sie Zeit zum Planen“ hat Sie bereits für einen weiteren Aspekt effektiven Zeitmanagements sensibilisiert: Planen Sie nicht nur Aktivität hinter Aktivität, sondern kalkulieren Sie auch Puffer- und Reservezeiten. Dieser häufig vergessene oder ignorierte Aspekt ist jedoch ein Schlüssel, um mit Zeitmanagement tatsächlich Erfolg zu haben. Unterliegen Sie nicht der Versuchung, Ihren Tag aufgrund der vielen Aktivitäten von früh morgens bis spät abends durchzuplanen. Alles, was Sie damit erreichen, ist Frust, Gereiztheit, Unausgeglichenheit, Unzufriedenheit und letztlich Stress. Wie bereits im Kapitel zur Zielfindung und Zieldefinition dargestellt (Kapitel 1.2.), müssen Ziele realistisch formuliert sein, um motivierend zu wirken. Auch Zeitziele sind Ziele.

Wer den gesamten Tag mit Aktivitäten, Meetings und Aufgaben komplett und voll durchplant, wird Tag für Tag erleben, seinen Plan nicht geschafft zu haben. Das produziert zusätzlichen Stress, den Sie durch effektives Zeitmanagement reduzieren wollten. Auch wenn Sie anfangs zweifeln: Verplanen Sie nicht mehr als zwei Drittel des Tages. Die Erfahrung lehrt immer wieder, dass Aktivitäten unabhängig von Job oder Lebensrolle im Durchschnitt wesentlich mehr Zeit beanspruchen als ursprünglich eingeplant wurde. Dies resultiert meist bereits daraus, dass für typische Aktivitäten wie Meetings Zeiten für die Vor- und Nachbereitung nicht oder unrealistisch kurz eingeschätzt und eingeplant werden. Dazu kommen Wegezeiten von und zu verschiedenen Orten, die einem bestimmten Termin nicht zugerechnet wurden.

Nicht mit dem „best case“ planen

Vermeiden Sie es, Wegezeiten mit dem „best case“ zu kalkulieren. Je länger die Strecke oder je kritischer Uhrzeit und Weg, umso wahrscheinlicher ist die Gefahr von Verspätungen. Mit einer konsequenten Planung verhindern Sie, regelmäßig zu spät zu kommen, Ergebnisse später als versprochen abzuliefern und sich insgesamt ständig gehetzt und schlecht zu fühlen, weil Sie Ihre Termine und Planungen nicht einhalten. Souveräne Zeitmanager planen konsequent Puffer und Zeiträume für unerwartete Aktivitäten, Erholung oder einfach Angelegenheiten, die im Nachhinein mehr Zeit benötigen, als anfangs gedacht und geplant war.

Begrenzen Sie Aktivitäten zeitlich

Zeitlimits setzen

Wenn Sie spontan in Termine gehen und an zuvor nicht konkret geplanten Aktivitäten partizipieren, setzen Sie sich bereits im Voraus ein Zeitlimit. Es scheint wie ein ungeschriebenes Naturgesetz: Aktivitäten und Aufgaben nehmen immer so viel Zeit in Anspruch, wie zur Verfügung steht. Lassen Sie das nicht zu. Sicher mögen das eine oder andere Telefonat, ein Empfang oder eine unverhoffte Einladung sehr angenehm sein. Doch lassen Sie Aktivitäten nicht ausufern. Es ist ebenso unhöflich, eine Veranstaltung zu früh zu verlassen wie sich als einer der letzten Gäste hinauskomplimentieren zu lassen. Wenn Sie sich an der Mehrheit der Gäste orientieren, können Sie wenig falsch machen.

Achten Sie jedoch darauf, nicht die gesamte zur Verfügung stehende Zeit in Veranstaltungen oder mit alternativen Aufgaben zu verbringen, wenn Sie noch etwas Wichtiges oder Wichtigeres zu tun haben. Wie schnell die Zeit verfliegt, wird meist unterschätzt und führt später zu unnötiger Hektik.

Begeisterung, Enttäuschung und die Zeitmanagementlernkurve

Zum Schluss dieses Kapitels zum Thema „Zeitmanagement“ noch einige Worte über Erwartungen, Begeisterung, Frust, Enttäuschung sowie die Lernkurve des Zeitmanagements.

Gründe für Zeitmanagement

Es existiert am Markt eine Vielfalt von Zeitmanagementliteratur mit teils ähnlichen, teils sich widersprechenden Empfehlungen und Modellen. Zeitmanagement ist in den letzten 20 Jahren so richtig in Mode gekommen. Die Gründe liegen auf der Hand, exemplarisch seien deshalb nur Schlagwörter wie „Beschleunigung der Arbeitswelt“ oder „steigende Anforderungen in verschärftem Wettbewerb“ genannt. Eine Vielzahl von Menschen hat sich auf Zeitmanagementliteratur gestürzt und die Modelle sowie Ratschläge oftmals nach kurzer Zeit wieder verworfen. Woran liegt das? Ist Zeitmanagement reine Theorie? Ändert sich durch die Methoden und Tipps nicht wirklich etwas am Zeitdruck und Stress? Oder liegt es an falschen Erwartungen, fehlender Selbstdisziplin und ungünstigen Rahmenbedingungen?

Die Wahrheit liegt wohl dazwischen. Die Auseinandersetzung mit dem Thema Zeitmanagement bildet einen typischen Lernprozess. Sie unterliegt somit auch der typischen Lernkurve.

Wer das erste Mal mit dem Thema Zeitmanagement in Kontakt gerät, nimmt schnell neugierig erste Informationen auf und setzt sich mit verschiedenen Ideen und Werkzeugen zur Optimierung der Zeitnutzung auseinander. Mehr Zeit haben möchte wohl jeder; so findet auch jeder recht schnell einen persönlichen Nutzen in einzelnen Tipps und Ratschlägen. Die Neugierde schlägt häufig dann in Begeisterung um. Das erste Zeitmanagementbuch wird verschlungen. Es folgen vielleicht weitere. Die private Zeitorganisation wird entweder erst grundlegend erstellt oder aber grundlegend umgestellt.

Drei wesentliche Gründe, warum Zeitmanagement scheitern kann

Zeitplanbücher, Kalender, Palm, MS Outlook, Notizblöcke, „To do“-Listen, Tages-, Wochen- und Monatspläne werden gekauft, erstellt und genutzt – bis nach einiger Zeit Ernüchterung einkehrt. Warum? Es gibt drei wesentliche Gründe: erstens falsche Einstellung und Erwartungshaltung, zweitens zu viel auf einmal, zu viel des Guten wurde sich vorgenommen und drittens ein fehlender Realismus.