Читать книгу Секрет успеха - Анна Баринова - Страница 14

«Днем и ночью в офисе и дома – работаю, работаю, работаю… И – ничего не успеваю!» – любому из нас приходится часто слышать от коллег и руководителей, да и, скорее всего, с завидным постоянством произносить самому. Как разорвать порочный круг циферблата, добыв себе 25-й час – тот самый, которого так отчаянно не хватает на личную жизнь, отдых, заботу о здоровье?

Начать следует с поиска проблемы вечной спешки и нехватки времени не где-нибудь и не в ком-нибудь, а в себе любимом. Ведь это вы не успеваете – значит, и осознавать, где вы теряете время, и учиться правильно распределять дела и менять ситуацию придется вам – и никому другому! Задумайтесь: не попадаете ли вы в одну из трех основных неуспевающих групп?

Ситуация 1. Трудоголик-имитатор

«Меня все хотят! Кто сказал, что начальником быть хорошо?! Я прихожу в офис первой, а ухожу последней и постоянно не только контролирую своих подчиненных, учу их правильному выполнению работы, но и просто делаю многие вещи за них. Отчасти я их понимаю: у одного – семья, у другой – вторая работа, третий – доучивается… Не все могут постоянно задерживаться по рабочей необходимости! Но за пять лет такой жизни я устала настолько, что чувствую себя древней и больной!»

Нередко человек специально демонстрирует колоссальную занятость или создает ситуацию, при которой он выглядит очень занятым. Чаще всего это связано с желанием почувствовать и показать другим свою значимость. Задумайтесь, а зачем вам казаться суперделовой, если можно просто быть преуспевающей (причем во всех сферах жизни!)?

1. Ограничьте рамки своего рабочего времени, записав в органайзере, к примеру – «мое рабочее время – с 9:00 до 19:00». Вы можете работать дольше сотрудников, но четко следуйте составленному графику: на часах семь вечера – бросаем все дела и уходим домой, не поднимаем трубку телефона на деловые звонки вне этого времени.

2. Не создавайте проблем себе и другим! Четко формулируйте задание для каждого подчиненного и не меняйте его по 100 раз на день. Задания лучше тоже расписывать в органайзере по схеме: фамилия подчиненного – его обязанность – срок исполнения (желаемый и крайний).

3. Если работа выполнена приемлемо, не заставляйте сотрудников переделывать. Этим вы не только вызываете негативное к себе отношение, но и расхолаживаете подчиненных: человек, по 10 раз переделывающий одно и то же, возненавидит свой труд и начнет халтурить. Если вы не вполне довольны качеством или сроками исполнения, поставьте это подчиненному на вид и попросите его впредь работать быстрее и аккуратнее.

4. Среди широчайшего спектра современных развлечений и средств проведения досуга непременно найдите себе хобби и ежедневно выделяйте на него время, четко фиксируя эти часы в своем органайзере.

Ситуация 2. По щучьему веленью…

«Ничего не успеваю, опаздываю на деловые и личные встречи и всё забываю – особенно летом! На работе меня критикуют, друзья подтрунивают, а я уже устал от того, что каждый день меня ждет сто двадцать пять незаконченных дел и количество их все растет!»

За нехваткой времени и незавершенными делами может скрываться неорганизованность, нерешительность, инертность и даже… лень. Действительно, трудно выполнять поставленные задачи в установленные сроки, если отвлекаешься, не можешь сконцентрироваться, потакаешь своему плохому настроению и т. п. Откажитесь от самых главных неправильных привычек – и вы заметите, как времени на выполнение работы качественно и в срок заметно прибавится:

1. Первое, что делает сотрудник, придя в офис, не связано с его непосредственными обязанностями. Например, он сразу заходит на «Одноклассники», «ВКонтакте» или другие развлекательные ресурсы. Еще хуже, если он потом вообще не закрывает их, а просто сворачивает окна, когда рядом начальник. И вот на протяжении всего дня он параллельно – работает и развлекается.

2. Сотрудник боится взяться за работу: не знает, «с какой стороны подойти», а тем временем раскладывает пасьянс – «размышляет».

В этом случае вам следует попросить начальника (или самому, если никто не захочет этим заниматься!) давать как можно более четкое и детальное объяснение заданий, контролировать на каждом этапе и приучать к жесткому соблюдению графика. Нужно не только давать задания устно, но и обязательно дублировать их в письменной форме. Желательно составлять конкретный план, в котором будут подробно описаны задачи и указаны сроки.

Ситуация 3. Активная мама

«Вопрос рационального использования времени встал передо мной с первых дней рождения дочери. Практически через неделю после нашего возвращения из роддома заказчик прислал большой объем перевода. Сроки, как всегда, сжаты. Приходилось набирать тексты одной рукой, а второй держать ребенка у груди, чтобы она кушала. При этом я успевала работать, заниматься ребенком, включая длительные прогулки, готовить кушать, убирать».

Вот основные советы, позволяющие, будучи мамой – молодой или не очень, – все успевать:

1. Лучше всего планировать дела вечером перед отходом ко сну. Написанный план действий на день не позволит вам упустить из виду важные дела, а также вы не забудете сделать какие-то срочные задания, закрутившись с хозяйством. Это особенно актуально для молодых мам, потому что гормональные изменения в организме сильно влияют на память.

2. Любое задание, которое вам необходимо выполнить, разбивайте на несколько более мелких, – как говорится, «слона нужно кушать небольшими порциями».

3. Если есть возможность – пользуйтесь всеми благами и достижениями цивилизации. Зачем стирать каждый день пеленки, ползунки, если можно пользоваться памперсами? Также в плане экономии маминого времени микроволновая печь – просто неоценимый помощник.

4. Лучше поддерживать чистоту и порядок в доме ежедневно, тратя при этом минимум своего времени и усилий, чем раз в неделю, а то и реже, производить генеральные уборки.

Маленькие хитрости большого времени

• Пользуйтесь тайм-менеджментом. В его задачу входит выяснить, на что уходит время в течение дня. Для этого необходимо на протяжении нескольких дней записывать в блокнот каждое свое дело, которое вы делаете, а также отмечать по часам, когда вы начали его делать и когда закончили. Записывайте в блокнот все-все свои дела в течение дня. И будьте честны перед собой. Затем просто проанализируйте, на что уходит ваше время, и сделайте необходимые выводы.

• Если выполнение какого-либо задания занимает слишком много времени, подумайте – может быть, процесс можно автоматизировать? Упростить? Иногда самые простые решения оказываются поистине гениальными.

• Не отказывайтесь от помощи ни дома, ни на работе, более того, если не успеваете или не справляетесь, без стеснения просите вам помочь!

• Если вы видите, что Интернет начинает отнимать у вас слишком много времени, можно установить специальную программу, которая будет блокировать на определенное время на вашем компьютере некоторые программы.

• Балуйте себя, позволяйте себе расслабиться. Отдохнувший и выспавшийся человек успевает сделать намного больше, чем уставший.