Читать книгу Weniger schlecht Projekte managen - Anne Schüßler - Страница 49

Nachdem Sie nun wissen, welche Strategien Sie für welchen Stakeholder anwenden müssen, planen Sie im Detail, was Sie mit dem jeweiligen Stakeholder machen wollen. Die oben genannten Handlungsstrategien helfen Ihnen, eine erste Einschätzung vorzunehmen, aber insbesondere bei Personen, die große Macht und ein hohes Konfliktpotenzial haben, greifen derartige Allgemeinplätze deutlich zu kurz.

Hier gilt es genau hinzuschauen: Welche Maßnahme ist angemessen, gibt es einen idealen Zeitpunkt, eine Maßnahme zu platzieren, und wer führt die Maßnahme durch? Fragen über Fragen. Da es bei der Durchführung von Stakeholdermaßnahmen immer um Kommunikation geht, stellt sich hier die einfache Frage: WER kommuniziert mit WEM, WANN und WIE, um WELCHES Ziel zu erreichen?

WER: Mit dem »Wer« wird festgelegt, wer für die Kommunikation verantwortlich ist. Das ist insbesondere im Verhältnis zu »mit wem« wichtig, damit die Kommunikation auf einer adäquaten Hierarchieebene stattfindet. Dies wird noch wichtiger, wenn man sich mit seinem Projekt in einem sozialen oder kulturellen Umfeld bewegt, in dem Hierarchien eine große Rolle spielen. Die Kommunikation mit dem Stakeholder muss auf Augenhöhe stattfinden. Leider reicht hier nicht immer die fachliche Augenhöhe, oft geht es auch um die hierarchische Augenhöhe. Insofern kann es sich anbieten, dass gar nicht Sie selbst das Gespräch suchen, sondern Ihr Vorgesetzter.

WANN: Die Frage nach dem »Wann« bezieht sich insbesondere auch auf die Häufigkeit der Kommunikation. Dabei kann die Kommunikation mit dem Stakeholder durchaus in den normalen operativen Projektablauf eingebunden sein: Zu jedem zweiten Projektmeeting im Monat wird Stakeholder A eingeladen und hat die Möglichkeit, sich beim Projektteam in Bezug auf den Projektfortschritt zu informieren. Es können aber auch konkrete Termine in Abhängigkeit von der Projektplanung und bestimmten Meilensteinen mit Stakeholdern gemacht werden. Bevor die neue Software also in Betrieb genommen wird, planen Sie ein Meeting mit den Anwendern, um sie angemessen über die bevorstehenden Änderungen zu informieren.

WIE: Das »Wie« bezieht sich auf das geeignete Kommunikationsmedium. Die Teilnahme an regelmäßig stattfindenden Statusmeetings kann ein Kommunikationskanal sein, Veröffentlichungen zum Projekt im Intranet, die Einbindung der Presse und so weiter ein anderer. Bei diesen Maßnahmen befinden wir uns schon nah an der Grenze zum Projektmarketing, denn viele dieser Kommunikationskanäle sind klassische Marketingkanäle. Vergessen Sie aber nicht, dass auch das persönliche Gespräch mit einem Stakeholder, eventuell in einem informelleren Rahmen, eine wichtige und zielführende Maßnahme sein kann.

WELCHES ZIEL: Die Frage der Zielsetzung müssen Sie sich ebenfalls stellen. Wollen Sie überzeugen, oder wollen Sie »nur« informieren? Wie bereits dargestellt, sollte es darum gehen, bei den Stakeholdern möglichst das Konfliktpotenzial zu reduzieren. Je nachdem, ob Sie überzeugen oder informieren möchten, leiten Sie den Aufwand ab, den Sie mit Ihrer Maßnahme betreiben möchten.