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Rezept Nr. 4

Verantwortung übertragen

Wie oft kam es schon vor, dass Sie in einem Meeting saßen und sich gefragt haben: „Was mach ich hier eigentlich? Naja, einfach unauffällig sitzen bleiben und hoffen, dass mich niemand anspricht.“? Glauben Sie mir, Sie waren garantiert nicht der Einzige mit solchen Gedanken. In so gut wie jedem Meeting wissen 60 % der Teilnehmer gar nicht, warum sie überhaupt anwesend sind und was sie beitragen können.

Fehler: Wenn sich niemand für etwas verantwortlich fühlt, dann passiert auch nichts. Ohne klare Strukturierungen weiß einfach niemand, was passieren soll. Die Angst etwas Falsches zu sagen, hemmt die meisten Menschen zusätzlich. Lieber Nichts sagen, als etwas Falsches.

So gehts: Abhilfe schafft da eine klare Aufgabenverteilung. Geben Sie genaue Anweisungen. Wählen Sie zunächst Ihre Aufgabe im Meeting und verteilen Sie dann die anderen Verantwortlichkeiten an die Meetingteilnehmer. Es gibt nicht nur die Rolle des Moderators und des Protokollanten. Es gibt viel mehr relevante Aufgaben! Wer ist verantwortlich für: Sauberkeit, Ordnung, Getränke, Snacks, Technik, Materialien, Zeit und Uhr, Einladungen, Länge des Meetings, Pünktlichkeit, Nachbereitung, Agenda, und und und. Verteilen Sie klare Aufgaben vorab des Meetings. Das bedeutet zwar für Sie etwas zusätzlichen organisatorischen Kram zu bewältigen, doch es lohnt sich! Das Ziel ist, dass sich jeder als wichtigen und unabdingbaren Meetingteilnehmer wahrnimmt. Dazu trägt maßgeblich der Moderator bei. Dieser hat eine besondere Rolle, er leitet das Meeting und wirkt einem chaotischen Ablauf entgegen. Er trägt im Idealfall auch die Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung des Meetings. Es gibt immer einen – und nur einen! – Moderator. Bestimmen Sie spätestens am Ende des Meetings den Moderator für das nächste. Lassen Sie abwechselnd einzelne Teilnehmer die Moderation übernehmen. Verteilen Sie klare Aufgaben und geben Sie so einen Teil der Verantwortung an die anderen ab. Binden Sie Ihre Meetingteilnehmer so aktiv in das Geschehen ein. Es ist tatsächlich so, dass Menschen an Verantwortung wachsen und durch diese motiviert bleiben.

KLARTEXT-TIPP

Umso mehr individuelle Aufgaben Sie an die Meetingteilnehmer verteilen, desto flüssiger wird der Ablauf des Meetings. Außerdem steigert sich dadurch das Verantwortlichkeitsgefühl und somit die Qualität der Arbeit. Machen Sie die Teilnehmer für den Weg und das Ergebnis verantwortlich!