Читать книгу Meeting Bibel - Daniel Hoch - Страница 7

Einleitung

„Was zum Teufel mache ich hier undwann ist es endlich vorbei?!“

Das ist wohl einer der meist gedachten Sätze in den tausenden Meetings, die Tag für Tag stattfinden. So wird jeden Tag aufs Neue viel Energie, Zeit und nicht zuletzt Geld verschwendet. Sowohl Meetingleiter¹ als auch alle Teilnehmer, schöpfen nicht einmal 50 % ihres Potenzials in Meetings aus. Die meisten fühlen sich zurückversetzt in langweilige, überplante Schulzeiten und verhalten sich dementsprechend. Es wird wenig bis keine Reaktion gezeigt und einfach gehofft, hinten in der letzten Reihe unbemerkt zu bleiben.

Schluss damit!

Mein Ziel ist es, die gängigen Prinzipien der Meetingkultur auf den Kopf zu stellen und in einer charmant-provokanten, manchmal auch derben Sprache, für neue und innovative Sichtweisen bei der Meetingplanung zu sorgen. Ich habe in den letzten Jahren insbesondere drei Phänomene in Meetings wahrgenommen:

1. Meetingitis

2. Come-to-Jesus–Meeting

3. Powerpointmasturbation

Die „Meetingitis“ beschreibt die absurde Krankheit der chronischen Meetings – immer und überall. Schwachsinn, wenn Sie mich fragen. Meetings sind Zeitfresser. Sehr, sehr teure Zeitfresser. Die Hiobsbotschaft, dass es sich in Deutschland um circa 64 Milliarden Euro pro Jahr handelt, haben Sie bereits bekommen. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Meetings so produktiv wie möglich gestalten. Ansonsten fließt auch bei Ihnen ganz viel Kohle den Bach runter. Ein dreistündiges Meeting kostet bei einer Teilnehmerzahl von zehn Leuten mit einem Gehalt von 50 € pro Stunde (mit allen Nebenkosten) ca. 1.500 €. Lassen Sie doch bei Ihrem nächsten Meeting den Online-Kostenkalkulierer „meetingmeter“ mitlaufen, da vergeht Ihnen das Lachen.

Das zweite Phänomen, von mir liebevoll „Come-to-Jesus-Meeting“ genannt, ist ein Meeting, in dem der Leiter Ihnen schön eine Kassette ins Ohr drückt und sich für den Allergeilsten überhaupt hält. Er redet und redet und redet, leider interessiert es niemanden. Das geht oft mit dem dritten Phänomen einher, die klassische „Powerpointmasturbation“. Eine nie endende und für alle anderen absolut uninteressante Präsentation mit scheinbar hunderten von Folien.

Kennen Sie diese Phänomene? Gehen Sie jetzt dagegen an! Nehmen Sie die 54 Rezepte als Challenge und probieren Sie sie einfach aus! Es gibt längere und kürzere Rezepte, für jeden ist etwas dabei! Ob der Reihe nach oder komplett durcheinander, das spielt keine Rolle, es geht letztlich nur um das Aufbrechen alter Denkmuster und um das Sprengen Ihrer eingerosteten Denk- und Verhaltensweisen! Jammern bringt nichts. Also ran an den Speck! Veränderung kommt nicht von alleine, nutzen Sie Ihre Zeit und stecken Sie Ihre Energie in Ihre Ziele und deren Fortschritt. Machen Sie nicht nur die anderen für die Mängel und Missstände verantwortlich. Was verändern Sie? Wie beziehen Sie wirklich jeden Teilnehmer ein? Wie bekommen Sie die Ritter der Schwafelrunde zum Schweigen? Was ist tatsächlich wichtig bei der Planung? Halten Sie sich zum Beispiel an das Pizza-Prinzip. Nach diesem sitzen in Meetings immer nur so viele Menschen, wie von einer Familienpizza satt werden. Verändern Sie mit Hilfe von Tipps dieser Art Ihren Meetingalltag und sorgen Sie für mehr Effektivität und Effizienz in Ihren Meetings und Besprechungen. Das Grundprinzip: Die Stimmung machts!

Wie die Stimmung allerdings meistens in Meetings ist, ist auch kein Geheimnis. Die folgenden Gedanken sind wohl jedem schon in einem langweiligen Meeting durch den Kopf gezogen!

Dinge, die jeder schon in Meetings dachte

■ „Ich habe keine Zeit für diesen Quatsch.“

■ „Es klang besser, als es noch meine Idee war.“

■ „Wer hat diesem Idioten bloß den Job gegeben?“

■ „Ob er in diesem Leben noch zum Punkt kommt?“

■ „Gut, dass ich mein Smartphone mitgenommen habe…“

■ „Wenn er noch einmal … sagt, springe ich aus dem Fenster.“

■ „Ich habe Hunger!“

■ „Herr, schenk Hirn!“

■ „Meetings fangen schwach an und lassen dann stark nach.“

■ „Ey, ich muss echt aufs Klo.“

Was haben alle diese Gedanken gemeinsam? Sie gehören nicht in ein Meeting. Beziehungsweise sind sie nicht förderlich für ein Meeting und auch nicht für die Teilnehmer, denn da spricht die reine Frustration und Langeweile aus allen Mündern. Das ändert sich jetzt!

Im nächsten Kapitel erwartet Sie eine Kategorisierung typischer Meetingteilnehmer und der optimale Umgang mit ihnen, bevor es dann richtig losgeht mit Rezepten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. Den Fokus habe ich dabei auf die Durchführung von Meetings gelegt, da in Meetings meiner Meinung nach flexibel und spontan gehandelt werden muss. Hier liegen die meisten Potenziale.

Und am Ende gibts noch einen kleinen Bonus Abstecher in die Welt der virtuellen Meetings. Nun genug mit dem Gelaber. Fangen Sie an und suchen Sie sich Ihre Lieblingsrezepte raus!

Viel Freude und Mut dabei!

Ihr Daniel Hoch

Typen von Meetingteilnehmern

In Meetings treffen viele verschiedene Personen aufeinander und so individuell jeder Mensch auch ist, so gibt es trotzdem bestimmte Typen, die in jedem Meeting zu finden sind. Wie früher im Klassenzimmer gibt es verschiedene Charaktere. Ob Träumer, Snacker, Smartphonist, Mr. and Mrs. Know-it-all, Mauerblümchen, Einschleimer, Zuspätkommer, Choleriker oder Führungskraft, hier kommt eine humorvolle Auflistung der klassischen Teilnehmer. Bestimmt erkennen Sie die eine oder andere Person wieder.

Typ: Der Träumer

Vorlieben: Alle Träumer schweben in den meisten Fällen schon ihr ganzes Leben lang mit dem Kopf in den Wolken. In Meetings kann das durchaus positiv sein, denn diese Leute hören zwar nicht richtig zu, haben dadurch jedoch einen eher objektiven Blick auf die Themen. Gleichzeitig liegt die Überlebensstrategie dieser Typen in ihrer Kreativität. Seit der Schule werden die Träumer darauf programmiert, trotz mangelnder Aufmerksamkeit immer eine Antwort parat zu haben. Diese ist zwar meist nicht die logischste, doch jede Antwort ist besser als keine. Ein, zwei Träumer sind für jedes Meeting verkraftbar, mehr von ihnen drücken jedoch die Stimmung und Konzentration. Die Träumer sind oft die potenziellen Zuspätkommer. Außerdem erregen sie immer wieder Aufmerksamkeit, indem sie mit ihrem leeren Blick in die Peripherie alle anderen Teilnehmer ablenken.

Tipp am Rande: Als Meetingleiter wandeln Sie die Ablenkung in eine Auflockerung des Meetings: Nutzen Sie den Halbschlafmoment des Teilnehmers zur kleinen Zurschaustellung und schrecken Sie den Teilnehmer (humorvoll) aus dessen Schlaf. Den kleinen Aufwecker überlebt der Träumer und für alle anderen Teilnehmer ist ein Lacher garantiert.

Fetisch: Der Träumer kommt immer (zu spät) mit einer Tasse Kaffee in den Raum, doch dieser hilft ihm leider nicht, die Aufmerksamkeitsspanne eines Eichhörnchens zu überbieten.

Typ: Snacker

Vorlieben: Der Snacker findet Meetings gar nicht so verkehrt, außer es gibt keine kostenlosen Snacks oder Getränke. Kleine Muffins, herzhafte Häppchen oder auch frisches Obst, so lang irgendetwas zum Kauen da ist, ist der Snacker vorerst ruhiggestellt. Im Notfall steckt ein Schokoriegel in der Anzugjacke bereit. Bekannter Weise ist das Sprechen mit vollem Mund unhöflich und auch unangenehm. Die Snacker sind also in 40 % des Meetings gar nicht in der Lage mitzureden. Und in der anderen Zeit sind sie damit beschäftigt, möglichst unauffällig erneut zum Snackteller zu greifen. Wenn sie Pech haben und Kekse und Co. sind generell verboten, ist mit ihnen rein gar nichts mehr anzufangen. Die Snacker werden hangry (hungry and angry). Jeder, der selbst hangry wird oder zumindest jemanden kennt, der diese Eigenschaft sein Eigen nennt, der weiß: Es gibt keine Lösung. Zumindest keine schnelle.

Fetisch: Der Fetisch der Snacker ist offensichtlich – liegt ja im Namen – Snacks. Von den Schokodrops bis hin zu den Erdnussflips, Hauptsache irgendetwas im Mund haben. Die Snacker sind in ihrer oralen Phase steckengeblieben.

Typ: Smartphonist

Vorlieben: Der Smartphonist leidet an chronischen Nackenschmerzen und dauerhaft versteifter rechter Hand. Sie sind immer up to date, ob das nun aktuelle News oder den neuesten Gossip im Büro betrifft. Das alles ist für ein Meeting weder hilfreich, noch in irgendeiner Weise interessant. Die Smartphonisten stören zwar nicht direkt, doch durch ihren ständigen Handygebrauch fördern sie Unruhe, indem sie alle anderen erinnern, ebenfalls ihre Whatsapp-Nachrichten zu checken. Hier gibts nur eine Maßnahme und die ist hundertprozentig effektiv: Handys sind nicht erlaubt und sie werden auch nicht in der Hosentasche behalten. Sie kommen in einen Handytopf und zwar jedes einzelne von allen(!) Teilnehmern. Siehe Rezept Nr. 12 Appstinenz und Snacklosigkeit. Am liebsten würde ich dieses Prinzip in der Welt auch außerhalb der Arbeit und Meetings verwenden. Einfach im Bus alle Smartphones einsammeln und schauen, wie lange es dauert, bis die Apokalypse ausbricht.

Fetisch: Jeder Smartphonist hat immer ein Ladekabel dabei und vergisst nie, sein Handy auf mindestens 30 % geladen zu haben. Mit jedem Prozent weniger steigt die Burn-out-Belastung immens.

Typ: Mr. und Mrs. Know-it-all

Vorlieben: Der Besserwisser, von keinem gemocht, von allen gemieden. Er hat es nicht einfach, in Wirklichkeit bemitleiden Sie ihn etwas. Doch das ist so eine Sache, Besserwisser sind üblicherweise extrem nervig. Es liegt in ihrer Natur, da ist nichts zu machen. Hinzu kommt, dass ein Besserwisser nur selten durch seine Besserwisserei etwas wirklich Produktives beiträgt. Typische Sätze wie: „Also eigentlich …“, „Wenn wir jetzt mal ganz genau sind …“, „Ich will ja jetzt nicht klugscheißen, aber …“, „So kann man das aber jetzt nicht sagen …“ oder „Fangen wir doch nochmal beim ersten Schritt an …“ Und so geht das dann weiter und weiter. Auch wenn wir es gern tun würden, den Mund dürfen wir dem Besserwisser nicht verbieten. Er hat immer diese ätzend nervige Tonlage und eine Lehrermasche vom Feinsten, immer schön von oben herab und immer im Recht … Sowas von unangenehm! Trotzdem hilft hier nur: cool bleiben. Bloß keine Diskussion mit so einem Idioten anfangen, das führt zu absolut gar nichts.

Fetisch: Klischeehafterweise sitzt dem Besserwisser immer eine schwere, schwarze Brille auf der Nase und seine wilde Gestik grenzt schon fast an Zirkusmanier.

Typ: Das Mauerblümchen

Vorlieben: Mit großen erschrockenen Augen kommt das Mauerblümchen in den Raum herein. Sofort senkt es den Blick auf den Tisch oder fokussiert sich auf eine bestimmte Ecke im Raum. Bloß nicht auffallen und erst recht nicht angesprochen werden. Ganz nach dem Motto: „Wenn ich unsichtbar bleibe, muss ich auch nichts sagen.“ Für das Mauerblümchen ist ein Meeting eine reine Achterbahnfahrt. Denn leider hat es nie gelernt, in einem vollen lauten Raum seine Meinung auszusprechen. Nicht, dass es inkompetent wäre, ganz im Gegenteil! Nein, es ist einfach nur schüchtern und kämpft meist auch noch mit Selbstwertkomplexen. Auf das Mauerblümchen muss besonders geachtet werden, es braucht extra Unterstützung, um auch Teil(nehmer) des Meetings zu sein.

Fetisch: Dunkle, übermäßig große Klamotten, in denen sich das Mauerblümchen schön eingraben kann.

Typ: Einschleimer

Vorlieben: So nah wie nur möglich am Geschehen dran oder besser gesagt, so nah wie möglich neben der einflussreichsten Person sitzend, dort finden Sie die Einschleimer. Sie sind an einer akkuraten Sitzposition, sorgsam ausgewählten Klamotten und an diesen ganz bestimmten Augen zu erkennen. In diesen Augen mischt sich der pure Wahnsinn, eiserne Disziplin und absolute Unterwürfigkeit zu einem stechenden Blick, der so unangenehm ist, dass Sie einen Einschleimer nie länger als drei Sekunden angucken. Warum sollten Sie das auch wollen? Lassen Sie sich bloß nicht von einem Einschleimer täuschen! Im Zweifelsfall steht er nur auf der Seite der Macht. In Meetings haben die Typen sowohl positive, als auch negative Seiten: Einerseits unterstützen sie den reibungslosen Ablauf durch ihren wahnsinnigen Fokus. Sie sind in der Lage, Themen aufzugreifen und zu wiederholen und sie sind zumindest bemüht, am Seminar teilzunehmen. Schon allein darüber ist so mancher Meetingleiter sehr froh. andererseits nerven sie mit ihrem Mitläufertum alle anderen Kollegen und das sorgt für Frustration. Ganz schlimm wird es, wenn Einschleimer zusätzlich die Radfahrermentalität in sich tragen: Nach oben buckeln, nach unten treten!

Fetisch: Der Einschleimer kauft nicht selten anstatt nur einen, gleich zwei Kaffees, allzeit bereit, diesen dem Chef anzubieten. Ob mit Zucker, Milch oder Sahne? Das weiß der Einschleimer durch sein messerscharfes Beobachtungsvermögen.

Typ: Zuspätkommer

Vorlieben: Der Zuspätkommer ist meist schon sein ganzes Leben zu spät gekommen. Dieses Schema zieht sich wie ein roter Faden vom ersten bis zum letzten Tag durch sein Leben. In Meetings wird er dadurch ein extrem nerviger Teilnehmer, da die Konzentration der anderen bei jedem erneuten Türaufschlag, inklusive des nervösen Blicks nach einem freien Sitzplatz im Raum, stark sinkt. Durch ihn verliert ein ganzer Raum voller Menschen die Konzentration und das ist nur in Kauf zu nehmen, wenn der Zuspätkommer ansonsten extrem effektiv arbeitet. Im schlimmsten Fall stolpert der Zuspätkommer in seiner Nervösität noch über das Laptopkabel und reißt die Technik mit sich zu Boden. Das ist es einfach nicht Wert. Kennen Sie solche Kandidaten? Dann blättern Sie kurz zu Rezept Nr. 28 Tür zu! vor.

Fetisch: Obwohl sie immer zu spät kommen, tragen die Zuspätkommer diverse Kalender und Notizbücher mit sich herum. Diese sind hilflos vollgekritzelt und nicht zu durchblicken.

Das war der kleine Einblick in die Psyche der klassischen Meetingteilnehmer. Sie sind natürlich mit einem zwinkernden Auge zu sehen. Trotzdem es ist sehr wichtig, zu wissen, wer eigentlich in einem Meeting sitzt und welche Eigenschaften die Personen haben. Sonst wird es sehr schwer, alle Beteiligten zu unterstützen und ihr volles Potenzial zu nutzen. Arbeiten Sie mit Ihren Teilnehmern! Und nun folgen 54 Rezepte, auf welche Art und Weise Sie das machen!

¹ Aus Gründen der Lesbarkeit wird im Text die männliche Form verwendet, nichtsdestoweniger beziehen sich alle Angaben auf alle Geschlechter.