Читать книгу Geschäftsprozessmanagement bei der Feuerwehr - Dennis Richmann - Страница 10

[18]3 Dokumentation und Modellierung von Prozessen

Ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements ist die Auswahl eines geeigneten Prozessmodells und dessen Dokumentation. Im folgenden Kapitel wird ein Überblick über Modellierungskonzepte und eine für die Feuerwehr im besonderen Maße geeignete Notationsform gegeben.

3.1 Modellierungskonzepte

Je komplexer ein Prozess, desto schwieriger gestaltet es sich diesen für bislang Unbeteiligte nachvollziehbar und verständlich aufzubereiten und auszuführen. Aus diesem Grund wurden in den vergangenen Jahren verschiedene, diagrammbasierte Visualisierungsmethoden zur grafischen Darstellung entwickelt, welche die Konstruktion, Wartung und Anwendung von Geschäftsabläufen sowie die Verwaltung unterstützen sollen. Konstruieren beschreibt hierbei, ähnlich wie bei der technischen Produktion von Waren, die Abbildung eines Geschäftsprozesses, sodass seine Ausführung möglich wird. Den diagrammbasierten Modellierungskonzepten werden verschiedene Modellierungskonzepte zu Grunde gelegt, die in daten-, kontrollfluss- und objektorientierte Methoden zusammengefasst werden können (vgl. Gadatsch, 2015, S. 15 f.).

Datenflussorientierte Methoden stellen die relevanten Daten (Informationen) eines Prozesses in den Vordergrund und analysieren verschiedene Einzeltätigkeiten. Modellierungen mit datenflussorientierten Methoden erschweren es aus dem Diagramm einzelne, unterschiedliche Prozessschritte herauszustellen, da sie den Fokus auf den Fluss der Daten legen (vgl. Gadatsch, 2012, S. 64). Kontrollflussorientierte Methoden hingegen stellen die einzelnen Abläufe der Tätigkeiten in den Vordergrund der Modellierung. Der Fokus der Modellierung liegt somit auf dem Prozess als solchen und nicht darauf, welche Daten verarbeitet werden sollen. Methoden der Objektorientierung stammen aus der Softwareentwicklung und verfolgen die Idee, Funktionen und Daten zu Objekten zusammenzufassen und diese für die weitere Verwendung aufzubereiten (vgl. Gadatsch, 2012, S. 64).

Grundgedanke des vorliegenden Buches ist es, die innerhalb der Feuerwehr vorhandenen Prozesse zu identifizieren, zu sammeln, einen Ansatz zur Erhebung aufzuzeigen und letztendlich zu optimieren. Vorhandene Strukturen, fehlende [19]Beschreibungen und heterogene Abläufe machen es notwendig, eine flexible, für die Analyse des eigentlichen Prozesses notwendige Methode der Darstellung auszuwählen, die bei Bedarf auch eine detaillierte Beschreibung zulässt. Folglich bietet sich eine Modellierungsmethode aus dem Bereich der kontrollflussorientieren Konzepte an, die den Schwerpunkt auf die Notation der Geschäftsprozesse legt und einen internationalen Standard darstellt. Aus diesem Grund wird die in der ISO/IEC 19510:2013 beschriebene Notationsform Business Process Model and Notation (BPMN) in der Version 2.0.1 verwendet, die im Folgenden erläutert wird.

Praxis-Tipp: Die Verwendung eines internationalen Standards ermöglicht nicht nur die Nutzung eines vorhandenen Modellierungsbaukastens für den internen Dienstgebrauch, sondern auch die vereinfachte Kommunikation und Darstellung von Sachverhalten und Abläufen für externe Dritte, insbesondere bei nationalen oder europaweiten Ausschreibungen.

Business Process Model and Notation

Ein Grundsatz von Business Process Model and Notation (BMPN), zu dt. Geschäftsprozessmodell und -notation, ist die verständliche und einfache Visualisierung von Geschäftsprozessen (vgl. Moser, 2015, S. 59), ohne vertiefte Grundkenntnisse in der Art und Weise der Darstellungsform. In Bild 3 werden verschiedene Symbole verwendet. Auch ohne Vorkenntnis der verschiedenen Symbole, ist der Prozess »Notrufannahme und Fahrzeugdisposition« verständlich dargestellt. Aufgrund eines nicht näher beschriebenen Ereignisses (Startereignis = runder Kreis mit dünner Linie) setzt der Notrufende einen Notruf (Nachrichtensymbol = Briefumschlag) ab, um qualifizierte Hilfe zu erhalten. Die Nachricht des Notrufenden wird in der Leitstelle durch einen der Disponierenden angenommen und bearbeitet (Aufgaben des Disponierenden = Rechteck mit abgerundeten Ecken in normaler Linienstärke). In der Bearbeitung werden unterschiedliche Informationen erfragt, die zur weiteren Disposition relevant sind. Anschließend werden Einsatzmittel zur Einsatzstelle entsendet (Aufgabe des Disponierenden = Rechteck mit abgerundeten Ecken in normaler Linienstärke). Im weiteren Verlauf erwartet der Notrufende die Einsatzkräfte (Aufgabe des Notrufenden = Rechteck mit abgerundeten Ecken in normaler Linienstärke), sodass idealerweise eine Einweisung zum tatsächlichen Notfallort erfolgen kann. Das ursprüngliche Ereignis wird je nach konkreter Situation »abgearbeitet« (Endereignis = runder Kreis mit dicker Linie).

Bild 3: Vereinfachte Darstellung des Prozesses »Notrufannahme und Fahrzeugdisposition«

[20]Merke: Der Detaillierungsgrad zur Notation von Geschäftsprozessen hängt von der Art der Notwendigkeit ab, dies zu gestalten. Es empfiehlt sich, von einer groben Darstellung zu einer detaillierteren zu gelangen.

Die Symbole der BPMN werden in verschiedene Kategorien, namentlich »Flussobjekte«, »Verbindende Objekte«, »Daten«, »Artefakte« und »Teilnehmer« unterteilt. Diese Elemente werden bei Prozessdiagrammen in unterschiedlichen Ausprägungen verwendet und deshalb auch BPMN-Basiselemente genannt. Grundsätzlich legt der Standard keine farbliche Gestaltung fest, sodass diese durch den Modellierenden, dem so genannten Konstrukteur, frei gewählt werden können. Im Folgenden werden die häufigsten BPMN-Symbole und ihre Bedeutungen vorgestellt.

[21]Ereignisarten

Startereignis	Kennzeichnet den ersten Schritt in einem Prozess.
Zwischenereignis	Repräsentiert jedes Ereignis, welches zwischen dem Beginn und dem Ende eines Ereignisses stattfindet.
Endereignis	Kennzeichnet den letzten Schritt in einem Prozess

Die Benutzung von Start- und Endereignisse wird durch die ISO/IEC 19510:2013 nicht zwingend vorgeschrieben. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit empfiehlt es sich, dennoch Start- und Endereignisse zu verwenden.

Ereignissymbole

Jedes Ereignis kann so gestaltet werden, dass eine Konkretisierung des Prozesses vorgenommen werden kann. Hierzu werden im Folgenden häufig verwendete Ereignissymbole am Beispiel der Ereignisart Startereignis bzw. Zwischenereignis dargestellt (vgl. Freund & Rücker, 2017, S. 52 ff.).

Nachrichtensymbol	Auslösen eines Prozesses durch eine Nachricht, wie z. B. eine E-Mail.
Zeitgebersymbol	Eine Uhrzeit oder ein Datum, welche wiederkehrend oder auch einmalig sein können und den Prozess auslösen, wie z. B. Bestandsaufnahme oder Inventur in der Bekleidungskammer.
Eskalationssymbol	Ein Prozessschritt reagiert auf eine Eskalation und fließt zu einer anderen Rolle innerhalb der Organisation, wie z. B. Entscheidung durch den Vorgesetzten notwendig.
[22]Bedingungssymbol	Ein Prozess beginnt oder läuft weiter, wenn eine bestimmte geschäftliche Bedingung oder Regel erfüllt ist, wie z. B. Entsenden von Einsatzmitteln bei einem Notfall.
Fehlersymbol	Auslösen oder Unterbrechen eines Prozesses durch einen Fehler, wie z. B. Inbetriebnahme der Rückfallebenen in der Leitstelle nach Ausfall des Einsatzleitsystems.
Abbruchsymbol	Abbrechen eines laufenden Prozesses, wie z. B. Abbrechen der automatischen Sprachdurchsage auf der Feuer- und Rettungswache für eine manuelle Durchsage.

Aktivitätssymbole

Kern eines Prozesses bildet die Aktivität, welche eine Aufgabe innerhalb eines Geschäftsprozesses darstellt. Unter diesem Begriff werden nicht nur Aufgaben verstanden, sondern auch Unterprozesse und Aufrufaktivitäten (vgl. Göpfert & Lindenbach, 2013, S. 13 ff.).

Aufgabe	Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit, wie z. B. Computer einschalten oder Rückmeldung über Funk geben.
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