Читать книгу Geschäftsprozessmanagement bei der Feuerwehr - Dennis Richmann - Страница 9

Um sich im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements zurechtzufinden, gilt es zunächst die verschiedenen Begrifflichkeiten voneinander abzugrenzen. Im folgenden Kapitel werden die zum Verständnis notwendigen Begrifflichkeiten beschrieben.

Prozess

Prozesse finden sich in nahezu allen Bereichen der Berufswelt und des Privatlebens wieder. Definiert durch eine sich »[…] regelmäßi[g] wiederholende Tätigkeit mit einem definierten Beginn und Ende […]« (Gadatsch, 2015, S. 3), können arbeitsseitig organisierte Prozesse manuell, teilautomatisiert oder vollautomatisiert ausgeführt werden (vgl. Gadatsch, 2015, S. 3). Auf einer abstrakten Ebene lässt sich ein Prozess durch

Eingabe (Input) → Aktivität → Ergebnis (Output)

beschreiben (vgl. Schmelzer & Sesselmann, 2016, S. 52).

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse beschreiben im betrieblichen Umfeld verschiedene zeitlich-logische Abfolgen von Aufgaben, um ein unternehmerisches oder betriebliches Ziel zu erreichen (vgl. Gadatsch, 2015, S. 5). Auf einer abstrakten Ebene lässt sich ein Geschäftsprozess durch

Anforderung von Kunden → wertschöpfende Aktivitäten → Leistung für Kunden

beschreiben (vgl. Schmelzer & Sesselmann, 2016, S. 52).

Grundsätzlich werden Geschäftsprozesse in die Prozesskategorien Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse unterteilt (vgl. Bild 1). Führungsprozesse, auch Steuerungsprozesse genannt, verantworten das Zusammenspiel der Geschäftsprozesse und beziehen sich auf Strategieentwicklung, Unternehmensplanung und operatives Führen. Kernprozesse sind solche, die einen hohen Wertschöpfungsanteil besitzen. Sie sind wettbewerbskritisch und bilden den Leistungserstellungsprozess (vgl. Gadatsch, 2015, S. 17). Unterstützungsprozesse besitzen keinen oder nur einen geringen Wertschöpfungsanteil. Sie sind nicht wettbewerbskritisch, aber notwendig.

Übertragen auf die Feuerwehr beschreiben Führungsprozesse solche, die politisch, fachliche und personelle Ausrichtungen und Auswirkungen besitzen oder mit sich [16]führen. Eine Zusammenstellung von wichtigen Führungsprozessen ist in der durch die Politik zu beschließenden Brandschutzbedarfsplanung zu finden. Hier werden strategische Entwicklungen, Planung und Steuerung von Ressourcen sowie die daraus resultierenden finanziellen Entwicklungen beschlossen, die es anschließend zu konkretisieren gilt. Kernprozesse hingegen sind Prozesse, die zur Bewältigung der Kernaufgaben und der Verwaltung in den jeweiligen Anwendungsbereichen dienen. Hierzu zählen beispielsweise die Durchführung der Brandverhütungsschau, die Bemessung von Personalansätzen für Veranstaltungen oder die Einsatzberichterstellung zur anschließenden Abrechnung von Einsätzen. Damit Führungs- und Kernprozesse grundsätzlich funktionieren können, sind Unterstützungsprozesse notwendig, welche die Basis bilden. Ohne den Zugang und Zugriff auf das Berichtswesen der Einsatzberichterstellung kann eine Abrechnung nicht erfolgen.

Workflow

Ein »[…] formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschäftsprozess […]« (Gadatsch, 2015, S. 5 f.) wird als Workflow bezeichnet. Workflows zeichnen sich grundsätzlich durch einen hohen Detaillierungsgrad aus. Berücksichtigt werden zeitliche, fachliche und ressourcenbezogene Spezifikationen, welche für automatisierte Steuerungsabläufe erforderlich sind. Während der Geschäftsprozess den Fokus auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten legt, zielt der Workflow auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte ab.

Das konkrete Ausführen eines Workflows wird als Workflow-Instanz bezeichnet (vgl. Obermeier et al, 2014, S. 114).

Beispiel:

Nach § 27 BHKG – Brandsicherheitswachen sind Veranstaltungen, bei denen eine erhöhte Brandgefahr besteht und bei Ausbruch eines Brandes eine große Anzahl von Personen gefährdet ist, der Gemeinde rechtzeitig anzuzeigen, sodass die Gemeinde darüber entscheidet, ob eine Brandsicherheitswache erforderlich ist. In einer vereinfachten Form ist der zu Grunde gelegte Geschäftsprozess die Überprüfung der gemeldeten Veranstaltung, die Feststellung der Notwendigkeit von Brandsicherheitswachen, die Durchführung der Brandsicherheitswache sowie die anschließende Abrechnung der Brandsicherheitswache.

Der Workflow »Abrechnung« hingegen beschreibt detailliert, welche Dokumentenvorlagen zur Abrechnung der Stunden seitens der Brandsicherheitswache verwendet werden müssen, welches Abrechnungssystem zu verwenden ist und wie die durch die Sachbearbeitenden unterschriebene Rechnung über die Hauspost an den Veranstalter versendet wird.

[17]Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement (GPM), auch Business Process Management (BPM) genannt, beschreibt ein ganzheitliches System aus Führung, Organisation und Controlling um Geschäftsprozesse zielgerichtet zu steuern (vgl. Schmelzer & Sesselmann, 2016, S. 6). Die Aufgabe des GPM ist eine permanente Verbesserung der Prozesse hinsichtlich Aktualität, Leistungsfähigkeit und Qualität (vgl. Gadatsch, 2017, S.1 ff.). Die zentralen Bestandteile des GPM »strategisches Prozessmanagement«, »Prozessentwurf«, »Prozessimplementierung« und »Prozesscontrolling« bilden die Basis des Geschäftsprozessmanagement-Kreislaufs.

Bild 2: Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf, in Anlehnung an (Allweyer, 2005, S. 1)

Ausgehend von dem strategischen Prozessmanagement, welches sich den im Unternehmen vorhandenen Prozessen widmet, werden in der Prozessentwurfsphase Geschäftsprozesse identifiziert, in der Prozessimplementierung umgesetzt sowie durch ein geeignetes Prozesscontrolling kontinuierlich überwacht (vgl. Feldmayer & Seidenschwarz, 2005, S. 64 f.). Der Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf zeichnet sich dadurch aus, dass er fortwährend durchlaufen wird, um so die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.