Читать книгу Geschäftsprozessmanagement bei der Feuerwehr - Dennis Richmann - Страница 7

Stellenpläne der Gemeinden und Kreise beschreiben den qualitativen Rahmen der Personalwirtschaft. Grundsätzlich gilt das Prinzip nur die Stellen zu schaffen, die zur Einführung der gesetzlichen Aufgaben notwendig sind (KGSt, 2009, S. 9). Übertragen auf die Feuerwehr bedeutet dies, dass sich die in den Feuerwehrgesetzen beschriebenen Aufgaben in den durch die Politik beschlossenen Feuerwehrbedarfsplänen wiederfinden. Basierend auf dem Arbeitszeitmodell der Vollzeit wird die Personalbemessung durchgeführt, in der verschiedene Einflussgrößen wie Aus- und Fortbildung, Urlaub und Krankheit Berücksichtigung finden. Dies wirft die Frage auf, wie viel Personal an und auf welcher Stelle tatsächlich benötigt wird. Hinzu kommt, dass auch der Gesetzgeber erkannt hat, mit der Schaffung neuer Stellen allein ist die Bewältigung der Aufgaben nicht möglich. Dies führte zu dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) in dem es heißt, dass Verwaltungsabläufe vor Einführung informationstechnischer Systeme unter Nutzung gängiger Methoden dokumentiert, analysiert und optimiert werden sollen (vgl. § 9 EGovG, § 12 EGovG NRW). Doch was sind diese Methoden und was umfassen sie? Eine Antwort auf die Frage der Methoden gibt es nicht und wird es auch nicht geben. Sie sollen nur das abbilden können, was sich der Gesetzgeber vorstellt. Fest steht jedoch, dass informationstechnische Systeme überall zu finden und nicht mehr wegzudenken sind. Somit ist der Umfang zumindest klar definiert, nämlich alles. Dieser Ansatz [12]entspricht dem des Geschäftsprozessmanagements, welches sogar einen Schritt weiter geht. Das Geschäftsprozessmanagement beschränkt sich nicht nur auf IT-Systeme, sondern bildet die Möglichkeit eine effiziente und effektive Gestaltung aller Prozesse vorzunehmen. Hierzu zählt das Personaleinstellungsverfahren der Verwaltung genauso wie das Anlegen neuer Benutzerkennungen für die Arbeitsplatzcomputer in der IT-Abteilung oder die Planung der Durchführung von Reparaturaufträgen in den Werkstätten.

Mit der Aussage, dass alle Bereiche Betrachtung finden müssen, stellt sich wiederum die Frage nach einem praktischen Beispiel. Ein für die Feuerwehr typischer Anwendungsbereich ist die Bewirtschaftung von Einheiten mit HuPF-Bekleidung (Herstellungs- und Prüfbeschreibung für eine universelle Feuerwehrschutzbekleidung). In unterschiedlichen Betrachtungen der Bewirtschaftungssystematik hat sich herausgestellt, dass die bereits bei vielen Rettungsdiensten umgesetzte Pool-Bewirtschaftung, das heiß das Vorhalten von Bekleidungsstücken in der Anzahl X und den Größen Y, im Vergleich zu der Ausgabe von Persönlicher Schutzausrüstung die kostentechnisch wirtschaftlichere Variante darstellt. Die strategische Ausrichtung einer Feuerwehr zur Einführung von Bekleidungspools ist ein Führungsprozess und zieht verschiedene Formen der Veränderung in den Abläufen der eigentlichen Bewirtschaftung nach sich. So muss das Bekleidungsstück nicht mehr namentlich auf Mitarbeitende gebucht und entsprechend vor der Reinigung ausgetragen werden, sondern kann mit geringem Aufwand aus einer Liste, der so genannten Lebensakte, ausgetragen werden. Bei dem Prozess der Reinigung wird in diesem Fall von einem Kernprozess gesprochen. Der Kernprozess selbst bietet bereits jetzt sehr viel Optimierungspotenzial. So kann das manuelle Austragen aus einer Liste zur Pflege der Lebensakte über die meistens bereits herstellerseitig in die Kleidung eingenähte RFID-technologie automatisiert abgebildet werden. Anhand des Kernprozesses und dem Ausbuchen von Bekleidungsstücken lassen sich weitere Prozesse ergänzen, die den Geschäftsprozess zur Pool-Bewirtschaftung unterstützen. Ein Beispiel ist die systemseitige Umsetzung des Mindestbestands einer HuPF-Hose der Größe Y, die bei Erreichen eines definierten Schwellenwertes automatisiert in der Bekleidungskammer die Bereitstellung weiterer Bekleidungsstücke anstößt. Mit diesem Prozess wird die dritte Form der Prozesskategorien beschrieben, die der Unterstützungsprozesse. Auch wenn die Bereitstellung von weiteren Bekleidungsstücken in der Bekleidungskammer für die jeweilige Einheit nur ein Unterstützungsprozess beschreibt, so kann die tatsächliche Bereitstellung in der Bekleidungskammer einen Kernprozess darstellen. Damit an dieser Stelle der Überblick über die Prozesse nicht verloren geht oder die Bedeutung der Prozesse für andere Organisationseinheiten nicht falsch kategorisiert wird, gilt es die einzelnen Prozesse zu harmonisieren und aufeinander abzustimmen.

[13]Bild 1: Prozesse in der Bewirtschaftungssystematik der HuPF-Bekleidung

Die Darstellung der Bewirtschaftung von Bekleidungsstücken zeigt, dass sich anhand des recht einfachen Beispiels viele Anwendungsmöglichkeiten ergeben, die nicht alle abschließend aufgeführt werden können.

Nicht nur bereits existierende Abläufe lassen sich auf diese Weise gut beschreiben, sondern auch zukünftig beabsichtigte Arbeitsweisen können so beschrieben werden, dass sie für jeden verständlich abgebildet werden. Insbesondere bei Softwarebeschaffungen kann auf diese Weise eine funktionale Beschreibung vorgenommen werden, bei der potenzielle Anbieter bereits frühzeitig die beabsichtigte Arbeits- und Funktionsweise des eigenen Produktes vergleichen können.