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b) Festlegung des Referenzrahmens für das Projekt
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Damit das Projekt einen geeigneten Ergebnisbezug erreichen kann, ist es schon zu Beginn erforderlich, dass sich die Projektbeteiligten darauf einigen, welche rechtlichen Tatbestandsvoraussetzungen überprüft, welche Risikokategorie für die Sachverhaltserarbeitung angenommen und welche Vorgaben für Rechtsfolgenüberlegungen geklärt sein müssen. Dies geschieht am besten durch die Erstellung eines Rechtsrahmens. Das ist ein Vermerk über die einzelnen zu untersuchenden Normen, d.h. bspw. im Kartellrecht die Beschreibung der Vorgaben der §§ 1, 3, 19, 20, 81 GWB, oder im Strafrecht die Vorgaben der §§ 261, 263, 266, 266a, 299, 331 ff. StGB usw. Dadurch erfahren die Projektmitarbeiter die juristischen Anforderungen an die Tatsachenfeststellung und eine etwaige prozessuale Beweisführung. Es ist aber auch zweckmäßig, methodische Anforderungen zu klären, bspw. bei technischen Verfahren zur Feststellung eines Gerätedefekts, der eine Rückrufaktion auslösen könnte.[24] Die Festlegung des Referenzrahmens durch die Projektleitung hat auch eine auftragsbegrenzende Seite, die im Wesentlichen eine Planungssicherheit und eine Kostenbegrenzung bedeutet. Zwar ist eine solche anfängliche Festlegung nicht unabänderlich, aber immerhin werden neue Details und eine Erforderlichkeitsprüfung durch die Projektleitung durchgeführt, falls ein Teilnehmer eine abweichende oder ausweitende Prüfung jenseits des Rechtsrahmens empfiehlt.
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Die Einweisung und Schulung der nicht-fachlichen Projektteilnehmer durch die fachlichen Projektteilnehmer ist bei einem länger angelegten Projekt dringend zu empfehlen. Dazu tragen auch Arbeiten in gemeinsamen Arbeitsräumen, ein täglicher Austausch und möglichst viele gemeinsame Schritte zur Tatsachenklärung bei. Insbesondere bei Diskussionen mit unternehmensinternen Personen, bei Befragungen und in der Auseinandersetzung mit etwaigen behördlichen Auffassungen lernen alle Projektmitarbeiter gleichermaßen durch diesen Austausch.
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Vom abstrakten Rechtsrahmen ist die Prüfungsrichtlinie zu unterscheiden. Die Prüfungsrichtlinie enthält verbindliche Festlegungen für Auditierungsziele, eine Planung von Ressourcen und Teambesetzung, methodische Vorgaben für die Durchführung der Investigation, eine Meilensteinplanung, eine Ergebnisberichterstattung, Anforderungen an die jeweilige Dokumentation und Vorgaben für die Aufbewahrung. Eine Prüfungsrichtlinie kann sowohl im Textformat als auch im Präsentationsformat vorliegen. Sie sollte jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden und der Erhalt und die Verpflichtung auf die Beachtung der darin niedergelegten Regeln von jedem Mitarbeiter quittiert werden. Wird ein bestimmter anwaltlicher Vertrauensschutz („legal privilege“) installiert, gehört dessen laufende Beachtung ebenso zu den Verfahrensanforderungen. Es werden vielfältige Haftungsfragen vermieden, wenn die gesamte Untersuchung einen solchen Prüfungsrahmen erhält.[25]