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c) Verwertung der Ergebnisse
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Der wichtigste Gradmesser an die Wertneutralität und Objektivität einer Internal Investigation ist der Ergebnisbericht.[26] Der Ergebnisbericht fordert die volle Aufmerksamkeit des gesamten Projektteams aus verschiedenen Richtungen:
– | der Bericht muss für den Empfänger verständlich sein; |
– | der Bericht muss fachlich präzise sein; |
– | der Bericht muss zwischen eigenen Feststellungen und fremden Arbeitsergebnissen trennen; |
– | der Bericht muss darlegen können, welche Fachkategorien gewählt wurden, um die Ergebnisse darzustellen, ob und welche Vergleiche zulässig sind; |
– | der Bericht erfordert ein Eingehen darauf, ob nach Meinung des Projektteams alle erreichbaren Informationsquellen ausgeschöpft wurden, welche Hindernisse bestanden, wie sie überwunden wurden, ob und wie der Auftraggeber sowie die Befragten mitgewirkt haben usw. |
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Eine objektive Ergebnisdarstellung hat auch den jeweils erreichten Grad des Bekannten und die Wahrscheinlichkeit alternativer Informationen oder Deutungen zu berücksichtigen. Angesichts begrenzter Aufklärungsmittel des Projektteams, die grundsätzlich auf Freiheit und Offenheit beruhen, ist die Aufklärung trotz des auch hier geltenden Grundsatzes der Wahrheitserforschung natürlicherweise begrenzt. Amnestieprogramme verbessern die Wahrscheinlichkeit und Ergebnissicherheit, beseitigen aber eine verbleibende Erkenntnisunsicherheit nicht. Auch in der unternehmensinternen Aufklärung ist daher trotz der bestehenden arbeitsrechtlichen Rechtspflichten häufig zu erleben, dass Mitarbeiter sich einer Befragung entziehen oder dort nur gefilterte, zuweilen auch falsche Angaben machen.
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Im Umfeld eines gerichtlichen Verfahrens ist neben den Anforderungen an die Verständlichkeit der Ergebnisse und Beurteilungsgrundlagen darauf zu achten, dass das Unternehmen nicht unnötigen (Mehr-)Belastungen durch die Weitergabe von Interna ausgesetzt ist. So sind jeweils mit den Projektbeteiligten abzuklären:
– | Übersetzungen und/oder Interpretation in fremde Sprachen und Kulturen; |
– | divergierende prozesshafte Vorgaben für die Produktabnahme und Produktsicherheit; |
– | divergierende Vorgaben für die Beweisführung; |
– | mögliche Preisgabe von Geheimnissen, insbesondere das Betriebs- und Geschäftsgeheimnis sowie ein etwaiger anwaltlicher Vertrauensschutz (attorney-client-principle) für Korrespondenz und eigene Ausarbeitungen einer im Projekt mandatierten Anwaltskanzlei. |
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Sofern Anforderungen an die Verwertbarkeit von Informationen gestellt werden, ist in dem Ergebnisbericht auf die Herkunft von Informationen und die Art und Weise ihrer Erlangung (offen/heimlich, freiwillig/erzwungen) einzugehen. In Verfahren mit internationalem Bezug ist indessen gleichzeitig abzuwägen, ob der Nachweis im gleichen Dokument oder in einer separaten Dokumentation geführt wird. Da es in vielen Ländern, besonders im anglo-amerikanischen Rechtskreis, Informationsfreiheitsgesetze gibt, die Behörden und die Justiz verpflichten, bestimmte Informationen zu veröffentlichen (so bspw. Klagen der SEC in den USA und Kanada), kann der Schutz vertraulicher Informationen nur erreicht werden, wenn für die Dokumentation unterschiedlich gestaltete Ergebnisdarstellungen entstehen. Verfolgt die Internal Investigation lediglich den Zweck, eine bestimmte prozessual verwertbare Dokumentation herzustellen, bestimmt der Prozessführer, welchen Inhalt die Ergebnisberichterstattung haben muss.