Читать книгу "Die Handwerker-Fibel", Band 3 - Dr. Lothar Semper, Bernhard Gress - Страница 18

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und die Verwaltung von Papierdokumenten in einer Schriftgutverwaltung.

Die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeiten und eine rationelle Büroorganisation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Handwerksbetriebes.

Durch die fortschreitende Digitalisierung bekommt auch das Dokumentenmanagement neue Strukturen.

Es entstehen sog. „Enterprise-content-Managementsysteme“ (ECM-Systeme), die auch für Handwerksbetriebe effizient eingesetzt werden können.

Man versteht darunter Strategien, Methoden und Werkzeuge, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen, Inhalten und Daten ermöglichen und erleichtern.

Daneben ermöglichen ECM-Systeme über unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Personen im Handwerksbetrieb einen effizienten Umgang mit Daten und Informationen.

Ablageorganisation

Die Schriftgutablage, auch Registratur genannt, ist die Aufbewahrungsstelle für alle wichtigen Unterlagen des Betriebes und Kopien des Schriftverkehrs. Meist erfolgt die Ablage auf Speicherdatenträgern in Dateiform.

Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für die Schriftgutablage als auch für die elektronische Ablage in Dateiform.

Aktenplan

Aus Gründen der Übersichtlichkeit der Aktenablage ist die Erstellung eines Aktenplans zu empfehlen.

Akten- bzw. Dateiordnung

Die Aktenordnung in Papier- bzw. Dateiform kann folgendermaßen aufgebaut werden:

Organisation der Registratur/Dateiverwaltung

ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Akten, Dokumenten und Dateien.

Schriftverkehr und Postbearbeitung

Ein wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten moderner Kommunikationsmittel der Geschäftsbrief.

Geschäftsbrief

Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben.

Visitenkarte des Unternehmens

Der Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Durch den Geschäftsbrief wird das Bild und das Ansehen des Unternehmens bei Geschäftspartnern, Behörden und anderen Stellen geprägt.

Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) und von ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss folgende Punkte enthalten:

> Name des Inhabers, des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden

> Firma und Rechtsformzusatz

> Sitz des Unternehmens (Anschrift)

> zuständiges Handelsregister

> Handelsregisternummer.

Betroffen von dieser Regelung sind postalische Schreiben und E-Mails.

Der Geschäftsbrief von Gewerbetreibenden, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, muss folgende Punkte enthalten:

> Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

> ladungsfähige Anschrift.

Formale Gestaltung von Geschäftsbriefen

Jeder Geschäftsbrief muss in der äußeren Form sauber und übersichtlich sein.

Formale Gestaltungsmerkmale

Für Form, Größe, Einteilung und Beschriftung des Briefblattes gibt es DIN-Normen. Der formale Inhalt eines Geschäftsbriefes erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende wichtige Punkte:

> Briefrand

> Briefkopf

> Anschrift des Empfängers

> Postanschrift des Absenders

> Raum für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers

> Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern (z. B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Datum)

> Betreffangabe (ohne Nennung des Wortes „Betreff“)

> Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Ort

> Behandlungsvermerke (z. B. „Eilt“)

> Anrede

> Brieftext

> Briefabschluss (Grußformel, Unterschrift)

> Anlagen- und Verteilvermerke

> Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail und Internetadresse)

> Bankverbindungen.

Sprache

Bei der sprachlichen Gestaltung sollten folgende Grundsätze Berücksichtigung finden:

> kurze und klare Formulierungen

> Beginn eines neuen Absatzes bei jedem neuen Sachverhalt

> Ausschluss von Rechtschreibfehlern.

Inhaltliche Gestaltung von Geschäftsbriefen

Der fachliche Inhalt des Geschäftsbriefes richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenstellung.

Für Unternehmen des Handwerks sind folgende Gebiete des Schriftverkehrs von besonderer Bedeutung:

> Briefe bei der Betriebsgründung (z. B. Anmeldung bei Gewerbeamt, Handwerkskammer, Finanzamt)

> Schriftverkehr bei der Auftragsbeschaffung und bei Verträgen (z. B. Werbebrief, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Mängelrüge)

> Mahnbriefe (z. B. bei Lieferungs- oder Zahlungsverzug)

> Briefe im Verkehr mit Banken (z. B. Kreditantrag, Zahlungsverkehr, Auskunftsansuchen)

> Schriftverkehr mit dem Finanzamt (z. B. Stundungsantrag)

> Briefe im Verkehr mit der Belegschaft (z. B. Bewerbungsschreiben, Kündigungsschreiben, Abmahnung).

Beispiel:

Bei der Erstellung eines Angebots (>> Beispiel folgende Seite) ist es für den Handwerksbetrieb wichtig, sich inhaltlich möglichst von seinen Mitbewerbern zu unterscheiden. Folgende Möglichkeiten sind bei der Erstellung eines Angebots inhaltlich im Allgemeinen zu berücksichtigen:

Angebotserstellung

> Leistungen detailliert beschreiben, Arbeitszeiten detailliert aufschlüsseln

> Hinweis auf Termintreue, Garantie- und Serviceleistungen, eigenen Kundendienst und hohe Arbeitsqualität

> Abstimmung mit anderen Gewerken anbieten

> Gewährleistung der sorgfältigen Einhaltung von aktuellen Vorschriften

> Nebenleistungen in den Preis einschließen, Alternativen anbieten

> Referenzen nennen, Liefer- und/oder Ausführungszeit nennen

> Zahlungsmodalitäten erwähnen

> Mehrwertsteuer separat ausweisen

> Hinweis auf Geschäftsbedingungen

> Gewährleistung erwähnen.

Die einzelnen Punkte sind situationsbezogen und je nach Handwerkszweig zu prüfen und ggf. einzusetzen. Eine einfache Version eines Textes für einen Malerbetrieb könnte folgenden Text beinhalten:

Musterbrief

Im Rahmen der EU-Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (kurz: EU-Dienstleistungsrichtlinie) sind folgende Rahmenbedingungen einzuhalten: Stets dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

> Name

> Firmenname

> Rechtsform

> Anschrift

> Telefonnummer und E-Mail-Adresse

> Handels- oder andere Registereintragungen

> Angaben über die genaue Berufsbezeichnung

> Zugehörigkeit zu einer Handwerkskammer

> ggf. AGB

> bei Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung Angaben zu Namen und Anschrift des Versicherers und dem räumlichen Geltungsbereich

> Preis der Dienstleistung in klarer und verständlicher Form, ggf. Kostenvoranschlag.

Auf Anfrage dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

> berufsrechtliche Regelungen

> bestehende berufliche Gemeinschaften.

Die genannten Informationen müssen dem Kunden leicht zugänglich sein. Möglichkeiten hierfür sind die Homepage des Betriebes, ein Aushang in der Werkstatt oder schriftlich bei Vertragsabschluss oder am Ort der Leistungserbringung.

Nachstehende Inhalte sollten in den im Folgenden genannten Geschäftsbriefen hauptsächlich enthalten sein:

Auftrag

Auftragsbestätigung

> Dank an den Auftraggeber

> klare Auflistung der vereinbarten Leistungen und/oder Produkte

> vereinbarter Preis zzgl. Umsatzsteuer

> ggf. Hinweis auf weitere Kosten bei Auftragserweiterung und/oder weiteren Regiearbeiten (z. B. Preis pro Stunde nennen)

> Liefertermin bzw. Fertigstellungstermin nennen (evtl. Einschränkungen berücksichtigen)

> Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

> Zahlungsmodalitäten vereinbaren bzw. bestätigen

> Grußformel und Unterschrift.

Rechnung

Rechnung

> vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

> Name und Anschrift des Leistungsempfängers

> Steuernummer oder Umsatzsteuer-Ident.-Nr. (USt-IdNr.)

> Ausstellungsdatum

> fortlaufende Rechnungsnummer

> Bezug zu Auftrag vom …

> „Rechnung“ in der Betreffzeile aufnehmen

> Gegenstand der Leistung/Lieferung aufführen

> Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen oder der Vereinnahmung des Entgelts beziehungsweise Teilentgelts

> Entgelt nach Mehrwertsteuersätzen aufschlüsseln

> Nettobetrag in Euro

> Mehrwertsteuersatz in Prozent

> Mehrwertsteuerbetrag in Euro

> Rechnungsbetrag (brutto)

> eventuelle Angaben von Skonto

> Steuersatz

> der auf das Entgelt entfallene Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

> bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

> Angaben der Bankverbindung

> Angaben eines konkreten Zahlungsziels.

Bei Rechnungen, die für handwerkliche Renovierungs- und Modernisierungsmaßnahmen in einem Privathaushalt erbracht werden, sind Materialkosten sowie Arbeits- und Fahrtkosten gesondert auszuweisen. Weiterhin sollte die jeweils darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt ersichtlich sein, damit der Kunde den Steuerbonus (§ 35a Abs. 2 S. 2 EstG) auf die Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer geltend machen kann.

Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, müssen, um den Vorsteuerabzug beim Empfänger aufrechtzuerhalten, künftig weniger Anforderungen genügen als bisher (qualifiziertes Zertifikat).

Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen:

> Rechnungsempfänger muss mit dem Empfang in elektronischer Form einverstanden sein.

> Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.

> Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

> Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Mängel

Mängelrüge

> eindeutige Bezugnahme auf die erbrachte Leistung und/oder Lieferung

> genaue fachmännische Beschreibung des Mangels oder der Mängel

> Fristsetzung, innerhalb der die Nachbesserung zu erfolgen hat

> Konsequenzen aufzeigen, falls Nachbesserung nicht innerhalb der Frist erfolgt (z. B. Minderung, Schadenersatz, Rücktritt)

> Vorbehalt weiterer Schadenersatzansprüche.

Abmahnung

Abmahnung

> Abmahnung ist als solche eindeutig zu kennzeichnen.

> Zu beanstandendes Verhalten so konkret wie möglich darstellen.

> Hinweis auf arbeitsvertragliche Verletzung.

> Schwere und/oder Häufigkeit der Pflichtverletzung ist darzustellen.

> Arbeitsrechtliche Konsequenz (z. B. Kündigung) muss angedroht werden.

> Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

> Abschrift der Abmahnung für die Personalakte.

Zeugnisse

Einfaches Zeugnis

> persönliche Daten

> Art der Beschäftigung

> Dauer der Beschäftigung.

Qualifiziertes Zeugnis

> Personalien und Beschäftigungsdauer

> Beschreibung des Aufgabengebietes

> Leistungsbeurteilung

> Verhalten zu Mitarbeitern und Kollegen

> Angaben über Auflösung des Arbeitsverhältnisses

> Glückwünsche für die Zukunft.

Bewerbungen

Bewerbungsschreiben

> genaue Eigenanschrift

> genaue Empfängeranschrift (möglichst mit Nennung des Ansprechpartners)

> angemessene Anrede

> meist Bezugnahme auf eine Stellenanzeige oder sonstiger Anlass der Bewerbung (z. B. Initiativbewerbung)

> kurzer Abriss der derzeitigen Tätigkeit (evtl. auch frühere Tätigkeiten)

> Hinweis der Eignung für die angebotene Stelle

> Nennung des frühestmöglichen Eintrittstermins

> ggf. Einkommensvorstellungen

> Hinweis auf Vorstellungsgespräch

> Grußformel und Unterschrift

> Verzeichnis der Anlagen.

Einsatz standardisierter Korrespondenz

Zur Vereinfachung und Rationalisierung des Schriftverkehrs bei häufig wiederkehrenden gleichen oder ähnlichen Vorgängen ist die Anwendung standardisierter Korrespondenz zweckmäßig.